勞務分包管理與信息化

陳遠貴

勞務分包，是指施工總承包企業或者專業承包企業將其承包工程中的勞務作業發包給勞務分包商完成的活動。勞務分包管理的好壞直接關系到企業的安全、質量、進度和成本利潤，因而顯得至關重要。分包工作涉及施工的全過程，每個環節都緊密相關，所以每個環節的管理都不可忽視，如果不依靠辦公系統管理，工作效率低、易導致查詢對比難、成本不受控，特別是海外項目。

勞務分包管理工作的主要內容包括勞務分包商的引進登記、勞務資源預算、合同評審與簽訂、信譽評價、分包費用結算及支付、退場清算等事項。下面就從這幾個方面在辦公系統中的應用進行探討。

勞務分包商的引進登記

選擇勞務分包商的原則：須遵循公開、公平和公正的原則，未經公司審批同意，任何項目和個人不得隨意引進勞務分包隊伍。

選擇的勞務分包商應滿足的條件：具有《營業執照》、《稅務登記證》、《組織機構代碼證》或三證合一的營業執照；提供法人代表及代理人身份證明書及其委托書并公證（需委托時）；持有《資質證書》、《安全生產許可證》；具有一定數量的專職管理技術人員，且經過專業培訓持有相應的從業資格證明，經營管理和資信良好，兩年內沒有違反國家建筑法規的記錄，沒有發生安全、質量事故；有同樣或類似工程施工業績，信譽狀況良好且未與公司發生過經濟或其他糾紛；擬投入本項目的作業人員、設備等滿足施工能力要求，并確保能按合同承諾進場。以上的信息都可以在全國建筑市場監管公共服務平臺、國家企業信用信息公示系統、全國企業一般納稅人查詢網中進行查詢，其在公司的履歷、信譽評價等還可以在辦公系統中的分包商名錄中查詢。

辦公系統中的引進流程。由項目合同部門的合同人員在辦公系統中發起流程，填寫勞務分包商的基本信息表、附上相關證件的掃描件，報公司成本合同部主辦人員復核、部門經理審批，確保證件齊全、能滿足施工要求、無公司禁用的勞務分包商。超出一定施工任務的還需要公司總經理審批。一個流程不限勞務分包商的個數，根據審批權限，項目可以將多個勞務分包商一并上報，以減少審批流程。勞務分包商的引進得到公司批復后，項目就可以將該分包商在辦公系統中進行登記，登記時填寫相關信息、附相關證件、公司批復的引進流程，系統中已有的分包商信息，項目可以直接引用。該登記仍需公司成本合同部主辦人員審核，確保信息無遺漏、準確，讓每個引進的分包商都有檔案信息。

勞務資源預算

公司辦公系統近年新增加了一個預算模塊，其中就包括勞務資源預算、設備資源預算，后期還將增加材料資源預算、間接費預算等。增加勞務資源預算的目的是實現項目勞務分包“無預算不評審、無評審不簽合同、無合同不結算，無結算不支付”的管理流程，從而實現公司對項目勞務分包的“量價雙控”。

勞務資源預算分為預算上報、預算下達、預算調整三個流程以及一個預算控制的查看功能。項目合同部門根據公司下達的勞務限價、圖紙清理數量編制項目的初始總預算，過程中根據實際需要進行預算調整，通過預算控制的查看功能可以了解整個項目的預算情況。勞務資源預算中的勞務分包清單編碼、名稱、單位、工作內容是固定的，項目可以選擇，沒有的可以申請增加，這樣能保證勞務分包的統一性。具體流程是項目合同部負責預算上報，公司成本合同部審核后進行預算下達；項目根據實際需要進行預算調整，公司成本合同部審批。

勞務分包合同評審與簽訂

為加強、規范合同過程管控，防范合同風險，避免先施工后簽合同。公司要求勞務分包合同必須先評審，合同簽訂后才能施工。項目合同部根據公司下發的合同范本擬定勞務分包合同，并填寫合同數量、合同單價，多個勞務分包合同的累計合同數量、合同單價由系統控制不超勞務資源預算。合同評審人員包括項目物資、機械、財務、工程等部門、項目經理，公司成本合同部、物資機械部、財務會計部、紀檢監察部等部門，超過一定合同額的還需公司總經理、上級主管部門審核。

合同評審通過后，項目即可簽訂勞務分包合同，將掃描件上傳辦公系統中的合同臺賬、完善相關信息，方便需要時搜索、查詢。

勞務分包商信譽評價

為了加強公司、項目部對勞務分包商的管理，提高規避風險能力，提升公司及項目部對勞務分包商的管理水平，實現公司內部資源共享、資源聯動的目的，需要對勞務分包商進行公平、公正的評價，評價堅持“誰合作、誰管理、誰評價”的原則。具體流程是項目各部門根據評價辦法對勞務分包商進行打分，報公司進行綜合評價，評價結果分優秀、合格、不合格和禁用四個級別，并在公司范圍內公示。

通過各種有效措施，逐步建立對誠信分包商的長效激勵機制，使之獲得誠信效益。對存在違法、違規、違約，給公司、項目造成經濟損失或負面影響等行為的分包商，要依規處理、重點監管，并按有關規定降低信譽等級，限制承擔任務量，直至評價為“禁用”，禁止進入本單位分包市場。各項目嚴禁使用無資質“自然人”分包商和公司發布的《工程施工分包商名錄》中“禁用”分包商。公開發布的信息應注意保守商業秘密和分包商的隱私信息，如分包商的組織機構代碼、身份證號碼、聯系方式等。

勞務分包結算與支付

勞務分包結算每月進行一次，由于任務量大、需要及時結算，手工制作結算單又費時費力、且容易出錯，公司在2008年就將所有項目的勞務分包結算納入到辦公系統中辦理。結算的前提條件是簽訂了勞務分包合同或補充協議，按約定完成了工作內容并驗收合格，原始資料齊全。辦公系統能杜絕無合同結算、超合同結算等現象，每份結算的原始資料、審批過程、累計結算信息等均能在系統中查看。

勞務分包結算審批通過后，結算信息可推送到財務系統，由財務人員扣除罰款、代付的民工工資等款項后支付到勞務分包商固定的賬戶上。結算、支付一氣呵成，大大地提高了工作效率。

勞務分包商的退場

由勞務分包商法定代表人（或負責人）會同項目各部門負責人對合同履約期內所發生的手續進行最終清理，辦理《退場手續清單》。根據合同文件規定，由項目部及分包商通過對設計圖紙數量進行復核、變更、現場核定等程序最終確定完工結算工程量，簽訂《完工結算協議》、《退場協議書》。項目將相關掃描件上傳至辦公系統中的合同臺賬、完善合同執行信息。

勞務分包管理工作是一項涉及面廣、綜合性強、數據量大的工作，從勞務分包商的引進到退場都涉及到很多復雜的管理內容。根據國家政策、行業趨勢，每個公司都需要針對性地制定自己的管理辦法、辦公系統，使勞務分包管理更加科學高效。