高校檔案管理現代化建設

金珍紅

摘 要：在高校事業發展過程中，高校檔案管理是極為重要的一部分，在高校人才培養上的作用也是不容忽視的。計算機技術在近年來的發展十分迅速，傳統的檔案管理方式已經無法與高校發展的節奏相適應。該文主要從高校檔案工作現代化建設目標、實施措施入手，分析當前檔案管理存在的問題，有針對性地提出有效解決措施。

關鍵詞：高校 檔案工作 現代化

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）02（c）-0179-02

完善的檔案管理對于高校資料的完好保存起到極為重要的作用。只要建立完善的檔案管理體系，才能夠將學校的教學、科研、對外交流等活動的資料進行順利歸檔。相反的話，學校就無法將自身的歷史進行完整保存，無法在未來的發展與決策中起到有效的參考作用。高校管理已經漸漸走向現代化道路，檔案管理也應當順應這個趨勢，加快現代化管理進程，對檔案資源進行有效的保護、開發利用，全面促進檔案事業與其它事業相互促進發展，為學校的發展提供有力支持。

1 高校檔案工作在發展過程中的目標

（1）高校檔案工作具有多個方面的內容，其中包括工作范圍規范化、檔案標準化等等，高校的檔案工作是其現代化的體現，這在一定程度上可以加強檔案工作者之間的交流，還可以進一步提高其工作效率。

（2）檔案工作管理的現代化。①思想現代化。進一步提高檔案工作者的服務意識，這在一定程度上會擴展檔案工作者的服務范圍，為用戶提供資料服務，這樣不僅可以提高檔案的使用效率，還可以為學校的發展提供便利。②管理方法朝著規范化、科學化的方向發展。在原有的基礎上，進一步統一、規范技術方法，提高技術方法的科學性，進而促使檔案工作的管理水平大大提高。

（3）檔案技術的現代化以及設備的現代化。①庫房全都引進國內先進的設備和技術，檔案的管理和保護工作可以借助先進的技術來實現；②現代光學技術在一定程度上可以為檔案提供最有效的保護和貯藏，最常見的技術有計算機輸出縮微技術、光盤存貯技術等。③在計算機的幫助下，可以對檔案進行登記、統計、管理等多項工作，進一步實現檔案管理自動化、網絡化。

（4）檔案工作人員是高校的有形資產，其也需要滿足相關要求，例如較高的文化水平、較高的職業素養等，此外，還應該有較強的責任心、較高的工作熱情以及熟練掌握現代化科學技術，這樣才可以在激烈的競爭中獲得發展優勢。工作人員是檔案管理最為關鍵的因素，如果工作人員自身綜合素質不高，自然在工作過程也會出現諸多問題，不利于高校檔案管理的發展。

2 促進高校檔案工作現代化發展的相關措施

（1）為高校檔案工作制定總體規劃，這樣可以在一定程度上促進檔案管理工作的現代化發展，這也為檔案現代化發展打下堅實的基礎。檔案人員在工作的過程中，要把握檔案管理工作的長期任務和近期任務，這樣可以大大減少人力、財力、物力的浪費，提高其工作效率。

（2）檔案管理現代化發展一直是檔案管理工作的重點，在長期的發展中，認為只是簡單地把管理現代化理解為引進先進的技術和設備，沒有充分意識到科學管理發揮的重要作用。檔案工作人員需要知道的是，科學管理不僅可以使得信息得到充分交流，還可以提高檔案管理工作效率，避免資源的浪費。這就要求檔案工作人員要開展創新性學習，加強交流和合作，進一步制定出規范化、科學化的技術管理方法。

（3）解放思想，進一步強化檔案工作人員的意識，明確檔案管理工作是國家發展的重要部分，這在一定程度上可以集中體現科學發展觀的內涵，為建設和諧的社會主義社會打下堅實的基礎。從學校的角度出發，各級檔案部門需要解放思想，進一步提高其服務范圍，提高服務質量。在檔案管理的過程中，由原來舊觀念發展成為新觀念，為用戶提供資料服務，這樣可以大大提高檔案的利用率，為更多的群體用戶提供服務，促進其發展。

（4）重視檔案收集工作、整理工作，促進檔案信息化發展。

第一，促使檔案網絡化成功建設。高校在發展的過程中，為了獲取更多的經濟效益、社會效益，這就要求高校要為用戶提供更加優質的服務。簡單來說，對于非保密檔案可以通過網絡的平臺，實現資源共享，用戶可以在網絡上查詢自己想要的信息。用戶能夠根據自身需要，自主搜索到想要的資源，不僅可降低工作人員的工作強度，也可大大提升用戶的便利性。

第二，檔案的數字化發展。我們要在原有的基礎上，建立相關的檔案目錄數據庫，這在一定程度上促進檔案的數字化管理，這就要求我們要為檔案信息數據庫的建設和發展制定規劃。一是促進檔案進館前的數字化發展。對于各種電子文件來說，要對其進行收集和整理，將其進一步列入檔案部門可以接收的范圍內。電子文件的各項工作需要做好，在文檔管理一體化的要求下，對于文檔進行分類管理，從另一個角度來說，用戶可以通過校園網來接收電子文件，將各種電子文件材料進行傳遞、整理、儲存等，進而實現文檔一體化建設和發展。二是促進館藏檔案的數字化發展。在手工錄入、直接掃描等多種手段的基礎上，將信息整合到檔案數據庫中。在館藏檔案資源管理的過程中，要進行分級鑒定，并進行相關整理，促使紙質檔案、照片等進行數字化處理和發展。數字化的儲存方式不僅能夠保障檔案的完整性，還可提高檔案的搜索便利性，對于館藏檔案管理發展有極大促進作用。

第三，檔案管理的業務工作是檔案工作的前提條件。為了滿足檔案管理的需求，并在原有的基礎上進一步促進檔案管理自動化發展，就要設定合適的目標，并朝著這個目標而不懈努力。我們只有做好檔案管理的業務工作，實現檔案共享，加強資源的流動性，建設相關的文件材料歸檔制度。

（5）要重視檔案工作人才的培養，提高檔案管理人才的職業技能和管理技術，進一步提高檔案工作人員的綜合素質。要想實現檔案管理，要在原有的基礎上建立一支高素質、高水平的人才隊伍，積極促進管理工作的現代化發展，尤其要建設一支良好的檔案干部隊伍。對于檔案干部來說，要從政治、生活等多個方面來關心檔案干部。充分考慮到檔案事業的發展需要，對于檔案崗位的結構進行相應的調整。在檔案管理工作中，要始終堅持以人為本的工作原則，意識到人才資源的重要性。所以，在實際的工作過程中，要對檔案干部隊伍的結構進行調整和優化，并對現有的檔案干部人員展開相關培訓。在原有的基礎上，進一步吸引更多的優秀人才參與到檔案工作中去，只有這樣才可以促進檔案事業的發展。高校教學改革和發展的過程中，檔案工作具有重要意義。高校檔案部門需要進一步完善下相應的法律法規，盡力為用戶提供全面、優質的檔案服務。在檔案管理工作中，要和教學、科學結合發展，使得檔案管理工作發揮其實質性作用。

3 結語

總而言之，高校檔案管理工作現代化建設是社會發展的必經之路，也是社會發展的必然趨勢。從根本上來說，檔案管理是一個系統性的工程，要先實現和發展高效檔案管理現代化，只是簡單地轉變觀念是遠遠不夠的，還要進一步創新管理方法，引進先進的科學技術和設施設備，提高檔案工作人員的工作素質、工作能力。只有從多個方面多個渠道共同發展，才可以為高校檔案管理現代化提供便利，才能切實促進高校檔案管理往現代化方向發展。

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