辦公自動化與辦公室文書工作發展探析

郭鵬俐

隨著社會和經濟的快速發展，我國無紙化辦公已經在多種行業中被廣泛推廣，從而逐漸取代傳統的文書工作。本文根據實際應用情況，介紹了自動化辦公當前的發展狀況，進一步分析和探討了在推進辦公自動化的同時會出現的某些問題，并從員工自身素質的提高、觀念的轉變以及工作重心的改變等方面進行相關辦公室文書工作的發展建議，以期為今后相關工作提供一定的參考。

自動化辦公設備及內網系統為當前企業中的文書工作提供了極大的便利，同時也提高了文書工作的工作效率。但是，與此同時，這種依靠先進技術的自動化辦公方式，對相關工作人員的各方面素質都提出了更高的要求。

當前辦公室工作及辦公自動化發展現狀

從傳統文書工作向自動化辦公方式轉變。近年來，隨著經濟社會及網絡信息技術的飛速發展，絕大多數單位或企業都已經轉向辦公自動化發展階段，主要表現在：以往極度依賴紙、筆、電話、墨水等實體辦公工具的情況已經基本結束，同時，辦公文件的流轉也由原來的半無紙化轉向當前的全無紙化時代，這就包括文件在資料收集及撰寫的前期階段，到文件轉發、審批、簽訂等后期階段，都可以通過網絡及電腦進行處理。與此同時，這種新興的辦公模式也對原本辦公室工作人員及文書檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求。

通過自動化辦公系統文檔一體化得以實現。在以往的辦公文件管理工作中，大量的文件通過管理人員的收集、整理形成利于保存和存放的檔案，最終讓凌亂分散的文件轉變為更加系統化的檔案。但隨著辦公自動化不斷的深入發展，辦公的文件與檔案之間的界限變得日益模糊，可以通過建立起來的OA系統對文件或文檔進行更加簡便有序的查詢或處理工作。

公文流轉變得更穩定安全。一般情況下，在企業或單位內部使用的網絡都是與外網進行物理隔離的專業網絡，這些網絡可以保證各上下級單位與兄弟單位之間的安全使用，而這些網絡在進行文件的流轉時會更加快速便捷。內網系統可以為工作人員提供多種文件管理功能，包括從文章擬稿到文件歸檔的全過程管理功能，以及處理完畢的公文實現及時流轉的功能，并能對文件的去向進行實時監督。此外，內網系統還可以為工作人員提供更加靈活的可視化操作平臺，還能根據各單位各部門的具體情況進行功能的制定等等。這樣一來，不僅簡化了單位文書工作的步驟，為其提供了很大的便利，更能夠保證公文在流轉和處理過程中的安全性。

辦公自過化對人員素質提出的新要求

面對辦公信息化和自動化技術的快速發展，相關文書工作人員及管理人員也需要具備更高的個人素質，以適應當前的辦公環境。首先，辦公人員需要擁有更高的政治素養。文件在OA系統上的流轉、處理等過程是顯示文書工作崗位工作效率的最直接體現，在這一崗位上的工作人員除了應當在業務技術上具有良好的知識素養以外，更應進一步扎實社會主義核心價值觀，加強理論學習，不斷提高為人民服務的工作態度。其次，文書人員應當擁有更高的工作責任心和忠于職守的工作態度，在當前提供發達的硬件設施情況下，也需要提升自身的工作效率，同時爭取更加嚴謹、高質的完成文書工作。最后，由于某些企業或單位的文件會涉及保密內容，文書工作人員作為這些文件的經手者，應當具備嚴守秘密、嚴于律己的基本道德素質，以確保涉密內容不被泄露。

辦公室工作人員素質提升的幗關建議

加強自身思想素質培訓。文書工作主要擁有事物瑣碎、涉及面廣而具體等工作性質，要真正的將文書工作做好做實，需要相關人員必須擁有較強的工作責任心。因此，企業對于員工的思想素質培訓對于增強他們的工作責任心，以及積極主動、認真負責的態度至關重要。此外，企業還需要為員工營造出更好的公司文化環境，讓他們能夠在良好的工作氛圍中，增強對做文書工作的信心和決心。

加強自身業務知識的擴充學習。擁有良好的思想品德是文書工作人員必須具備的前提條件，而自身的業務能力則是適應文書崗位的基礎。尤其是在涉及公文處理等方面，工作人員要按照國家規定和標準進行業務流程的掌握。同時，為了能夠形成質量更高的文章，工作人員也許具備一定的政治理論、法律、經濟、歷史等基本常識，不斷拓寬自己的眼界，不斷豐富自身的知識儲備，以能更好的提升文書工作的工作效率。

加強相關設備技能的運用。在辦公自動化的不斷發展之下，利用網絡及內網系統形成的文書辦公流程，在給文書工作提供了便利的同時，還在無形中增加了對文書人員操作過程的壓力。由于辦公自動化帶來的統一性和系統性，工作人員一個小小的疏忽或是失誤，將會導致之后一系列錯誤的發生。因此，文書工作人員應當具備熟練運用相關設備系統的能力，并能夠充分利用OA系統的便捷性和靈活性。此外，公司或單位還應對文書工作人員定期舉辦系統和設備維護的培訓課程，并進一步強調正確操作的重要性，以盡可能避免今后在文書工作中因為員工的錯誤操作而導致無法挽回的問題發生。

綜上所述，今后相關單位和企業應當努力加強文書工作人員多方面素質的培訓，文書工作人員也應當從思想素質、技術能力以及操作水平上提高自身的綜合素質，加強自身為人民服務、對工作負責的使命感，以進一步提高文書工作的整體工作效率。