檔案保管模式與檔案后保管模式

付玉霞

檔案是重要信息的載體，對(duì)于以后工作的順利開(kāi)展具有重要的指導(dǎo)意義，因此，做好檔案的保管工作就非常有必要了。檔案的保管可以分為保管模式與后保管模式，本文對(duì)這兩種模式進(jìn)行了非常詳細(xì)的闡述，并對(duì)它們的特征進(jìn)行了深入的分析研究，從而為從事檔案保管的工作人員提供一定的指導(dǎo)。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案的保管工作也獲得了長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，各種先進(jìn)的保管模式應(yīng)運(yùn)而生。傳統(tǒng)的檔案保管模式已經(jīng)不適應(yīng)檔案的發(fā)展要求，其在檔案管理中的問(wèn)題越來(lái)越突出，影響了檔案管理水平的不斷提高。合理的檔案保管模式能夠提高檔案保管工作的效率，并且還能夠在檔案管理工作中充分的運(yùn)用各種現(xiàn)代化的信息技術(shù)，推動(dòng)我國(guó)檔案管理水平的不斷提升。

檔案保管模式的基本內(nèi)涵

檔案保管是指按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，對(duì)重要的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行收集、整理、歸檔，并進(jìn)行儲(chǔ)存保管工作，進(jìn)而為以后工作的順利開(kāi)展提供資料支持。在實(shí)際的檔案管理工作中，必須要堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的基本檔案管理原則，這是進(jìn)行保管工作規(guī)范化的基本要求。不同單位的檔案保管工作不盡相同，要根據(jù)單位檔案的具體情況，制定有針對(duì)性的檔案管理模式和設(shè)置合理的檔案管理機(jī)構(gòu)，才能將單位的檔案管理工作做好，進(jìn)而推動(dòng)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。我國(guó)目前主要的檔案管理機(jī)構(gòu)主要有：各政府機(jī)關(guān)、企、事業(yè)單位等；并建有完善的專業(yè)檔案館和國(guó)家檔案館等；新型的檔案管理機(jī)構(gòu)有檔案中介、檔案事務(wù)所以及文件中心等。隨著科學(xué)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的不斷深化，高科技信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用于檔案的管理工作中，各種新型的檔案保管模式如雨后春筍般出現(xiàn)，促進(jìn)了我國(guó)檔案管理水平的不斷提高，從而推動(dòng)了我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

檔案保管模式的主要特征

通過(guò)對(duì)檔案保管模式進(jìn)行細(xì)致的分析，發(fā)現(xiàn)其主要特征主要有以下兩個(gè)：

進(jìn)行文件與檔案的分階段管理。文件管理與檔案管理是不同的兩個(gè)具有獨(dú)立性的運(yùn)行系統(tǒng)，在運(yùn)行過(guò)程中具有各自的特征。在文件與檔案的實(shí)際管理工作中，管理目標(biāo)要按照一定的規(guī)則分解到各個(gè)管理階段，并在工作中逐步實(shí)現(xiàn)各個(gè)階段的小目標(biāo)，從而完成文件與檔案管理的管理目標(biāo)。單位的各項(xiàng)活動(dòng)一般都會(huì)以文件的形式進(jìn)行記錄，通過(guò)記錄可以對(duì)單位以后活動(dòng)的順利推行提供依據(jù)。文件管理與檔案管理都存在保管時(shí)間與實(shí)用價(jià)值的問(wèn)題，雖然實(shí)用價(jià)值可能在保管過(guò)程中降低，但是仍具有一定的參考價(jià)值，為工作的進(jìn)行提供參考依據(jù)。因此，被保存的文件和檔案一般都是具有一定參考價(jià)值的，隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)文件與檔案的保管要求也不同，使檔案保管模式具有階段性的特征。

文件來(lái)源較唯一。一般情況下，檔案資料都是以實(shí)體的形式進(jìn)行保存的，因此，檔案資料與保管機(jī)關(guān)具有唯一性，與檔案保管工作的性質(zhì)相一致。通過(guò)一定的分析得出，檔案保管模式的首要聯(lián)系是關(guān)于形成者與檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系。因此，只有對(duì)檔案形成者有了全面的了解之后，才能明確檔案資料的真實(shí)價(jià)值。

檔案后保管模式的基本內(nèi)涵

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，后現(xiàn)代主義在西方國(guó)家中快速傳播，檔案管理也在后現(xiàn)代主義的潮流中獲得了不小的發(fā)展。后現(xiàn)代主義在西方檔案管理界產(chǎn)生了巨大的影響，極大地改變了西方檔案界的思維慣性，從而為檔案學(xué)的研究提供了良好的發(fā)展機(jī)會(huì)。隨著電子檔案的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法適應(yīng)這種新式的檔案資料，促使檔案管理進(jìn)入了后保管時(shí)代，為檔案管理的發(fā)展起到了巨大的推動(dòng)作用。

檔案后保管模式超越了標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理模式，根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行檔案管理，以對(duì)文件進(jìn)行永久保存為前提，適應(yīng)了社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理的要求，具有科學(xué)性和先進(jìn)性。在實(shí)際的檔案后保管模式中，仍然依靠檔案管理工作人員進(jìn)行各項(xiàng)操作，但是對(duì)檔案管理工作人員的要求較高，需要有非常強(qiáng)的專業(yè)性。后保管模式關(guān)注的主要是文件的內(nèi)容、格式、文件之間的內(nèi)在聯(lián)系、智能等，其中，對(duì)電子文件進(jìn)行適宜的管理是檔案后保管模式的重要工作之一。

檔案后保管模式的主要特征

檔案后保管模式主要是由新來(lái)源觀、宏觀鑒定、知識(shí)服務(wù)組成，其主要特征主要有以下兩個(gè)：

文件與檔案不可分離。隨著電子文件的迅速崛起，文檔一體化得到了更進(jìn)一步的完善，促使了對(duì)文檔進(jìn)行一體化的管理變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。雖然文件與檔案出現(xiàn)的時(shí)間各不相同，但是其所包含的社會(huì)內(nèi)涵、物質(zhì)狀態(tài)和有關(guān)信息等是相同的。傳統(tǒng)的檔案管理模式通過(guò)對(duì)文件進(jìn)行歸檔用來(lái)區(qū)分文件與檔案，因此，對(duì)兩者可以進(jìn)行分別管理。而對(duì)電子檔案的管理卻并非如此，資料都是通過(guò)電腦進(jìn)行起草、整理、歸檔以及再利用等，促成了文件與檔案的一體化管理。在檔案的后保管模式中，將科學(xué)技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行深層次的結(jié)合，能夠最大限度的提高檔案管理工作的效率和對(duì)檔案資料的利用程度，這是后保管模式存在的真正意義。

電子文件來(lái)源不唯一。隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)的廣泛利用，各類數(shù)據(jù)庫(kù)之間的聯(lián)系越來(lái)越廣泛。同時(shí)，跨國(guó)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，給各種機(jī)構(gòu)的聯(lián)系提供了更便捷的通道，促進(jìn)了數(shù)據(jù)一體化的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，電子文件與檔案的來(lái)源打破了傳統(tǒng)模式下的單一形式，向著多元化的方向不斷發(fā)展。

總而言之，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，對(duì)檔案的管理工作提出了更高的要求，為了做好檔案的管理工作，必然要打破傳統(tǒng)檔案管理模式的限制，采用適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求的檔案管理模式。在實(shí)際的檔案管理工作中，通過(guò)對(duì)檔案后保管模式的大力推廣，可以進(jìn)一步提高現(xiàn)在檔案管理工作的效率，尤其是對(duì)電子檔案的管理，進(jìn)而提高我國(guó)檔案管理的工作水平，從而推動(dòng)我國(guó)的檔案管理事業(yè)不斷發(fā)展。