新醫改背景下醫院編外人員人事檔案管理的相關探討

王麗麗

摘 要：人事檔案是人力資源管理中最重要的部分，因為人事檔案包含了醫院人員所有的個人信息和資料，而且隨著醫改的展開，由于醫院編內人員不足，醫院對人員的需求量逐漸加強，導致編外人員持續增加。編外人員流動性比較大，所以對于他們的人事檔案如何進行管理是現如今醫院面臨的問題，本文就醫院編外人員的人事檔案管理存在的問題——管理不規范、移交不及時、檔案沒及時更新以及缺乏專業管理人員等現狀——進行分析，提出相應提高醫院整體對檔案的重視度、吸收專業的檔案管理員、定時進行檢查、修改和完善、建立檔案管理獎懲制度以及運用計算機技術建立編內編外檔案分開管理機制等策略，以供參考。

關鍵詞：編外人員；人事檔案；管理方法

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2017）05 — 0159 — 03

隨著新醫改的推動，醫院每天就診的人數越發增多，導致醫院人手不足，就會招聘很多的編外人員，以確保每個崗位的人手都充足。但是編外人員從事的工作范圍和編內人員一樣，編制人數有限，編外人員很難入編，從而導致編外人員停停走走，流動性比較大，也因此給人事檔案管理帶來了難度。本文就編外人員人事檔案重要性、編外人員人事檔案現狀進行分析，并提出提高醫院整體對檔案的重視度、吸收專業的檔案管理員、建立編內編外檔案分開管理機制等相應措施〔1〕。

一、人事檔案重要性

人事檔案是一個人的成長經歷，包括了他所就讀的學校、工作經歷、職務、待遇等等，是身份的證明，甚至是工作、考試或者登記的關鍵。即使現如今社會越來越科技化，網絡越發的發達，但是每個人的檔案都是最原始的，完全是由文字記錄，如果沒有檔案也就沒有相應的權利保障，而且有的檔案甚至會有偽造等現象，因此對于一個人的檔案情況的了解，應該從根本著手；另外，隨著人員流動更替，人力資源可持續發展的狀態下，合理規劃人力資源，了解每個編外人員的綜合素質情況，并且在必要的情況下應該與公安進行聯網，能夠從中了解每個人在公安有沒有案底情況等等，深入了解以穩定人力資源管理的發展。

人事檔案的具體內容，學歷、居住地址、從事過行業情況以及家庭狀況等內容，是一個單位評價職員薪資待遇的標準，以此為基礎調整每個編外人員的工資水平，所以檔案是一個人成長不可磨滅的軌跡，是人力資源合理配置的依據，更是編外人員升職加薪的判斷標準〔2〕。

二、新醫改背景下醫院編外人員人事檔案管理的現狀

在新醫改的背景下，醫院編外人員占有總人數的將近一半，分布在醫院各個部門，一經醫院錄用之后，人事勞資科就為編外人員辦理檔案登記，包括工作一段時間后的考核成績等等都會儲存在檔案管理室，甚至編內人員的科研成果記錄、論文資料、考核記錄等也會放置在檔案室內，但是由于編外人員因為流動性的，新醫改背景下醫院編外人員人事檔案管理會出現以下的問題。

（一）管理不規范

醫院將職工分為兩類，一類是編內人員，所謂編內人員一是從從屬的醫學院學校直接編入到醫院進行管理，二是直接從某一家醫院進行調動過來，再就是從醫院內部進行升職管理的工作人員，對于他們來說本身檔案就已經在醫院人事管理檔案室，但是卻并沒有做好統一的安排，導致員工進行離職的時候，無法及時歸還；另一類就是編外人員，但是在人事勞資科進行管理的時候，編外人員其中一部分檔案是在當地的人才管理部門進行保存，另一部分在之前人事勞資科檔案室，以此導致檔案不完善，進而造成檔案管理上的困難。而且，有些醫院因為編外人員不是本單位內部提升或者知名醫學院直接提拔，因此對于編外人員人力資源檔案不重視，造成編外人員的人力資源檔案隨便堆放，一旦編外員工離職的時候，檔案無法立刻進行交接，以此造成后續一些不必要、繁瑣的手續麻煩。

（二）移交不及時

因為任何人員都有選擇高成就職業的權利，所以導致編外人員的流動性比較大，經常會有一些編外人員進進出出的情況，一旦出現編外人員有要離職的人員或者人員被辭退的情況，醫院是要及時將編外人員的檔案交還當地人才管理辦公室的，但是有一些醫院因為其管理不善，隨處亂放甚至在沒有及時上交人力資源檔案的，會造成編外人員檔案不慎丟失、手續不全等狀況產生，這些現象對于被辭退的編外人員來講，會造成后續工作上檔案的麻煩，甚至有礙于找后續的工作〔3〕。

（三）檔案沒及時更新

檔案是一個人找工作的基本審核條件，由于沒有健全的機制，沒有制定編外人員檔案最好的管理方法，因此醫院沒有第一時間對編外人員的檔案進行處理，這些情況導致很多優秀的醫院員工都沒能做及時的評核，降低工作效率；另外，醫院人事管理的工作相對比較繁忙，還需要整理醫院內部復雜的資料，從而導致編外人員的檔案沒有做到及時的補充和完善，沒有第一時間作補充，所以造成一段時間內編外人員檔案的“老化”，使醫院無法得到準確的編外人員信息，造成編外人員上升空間受限，以至于編外人員覺得沒有發展空間，從而造成編外人才流失。

（四）缺乏專業管理人員

其實，在非專業的人眼中，檔案就是一些寫著個人信息的紙張，甚至醫院中每個職工都有2-3個職位，檔案整理的工作在很多人看來都是非常簡單的，就是擺一擺，堆一堆就完事了，覺得沒有什么難度，因此也就沒有得到醫院的重視。其實不然，還是需要專業人員進行管理，然而有些醫院管理人事檔案大多都是非專業管理人，對如何管理人事檔案是一竅不通。另外，在管理上我們還需要記錄平時編外人員的工作情況、業務能力、工作態度等等，以此為根據進行表彰、提拔等，但是如果沒有專業的管理人員進行記錄，就會很容易造成編外人才的流失。

三、新醫改背景下醫院編外人員人事檔案管理策略

針對以上存在的一些問題，接下來文章提出相應的一系列對策，以供參考。

第一，我們應該從根本上提高醫院對檔案的重視程度，提高了醫院的重視程度，檔案的重要性才能深入每個員工的內心；第二，吸收專業檔案管理人員管理，專業的管理人員不僅擁有自己的職業素養，而且不用花費太多的時間進行培訓，直接增加資料的準確性和可靠性；第三，定期做檔案的檢查、修正和完善，以修正后的檔案為基礎，定期對編外人員進行獎賞和提拔，降低醫院編外人員的離職率；第四，建立完善的薪酬管理制度，獎罰分明，及時登記到檔案中做存檔，這樣一來能夠挖出很多很棒的優秀編外人員，增加員工的凝聚力；最后，利用計算機技術將檔案分類管理，便于查找、登記編外人員的人力資源檔案管理，那么接下來就這幾個對策進行詳細的分析。

（一）提高醫院整體對檔案的重視度

想將編外人員的檔案管理好，就必須得提高醫院整體對檔案管理的重視度，而且院領導應當將檔案管理也列入到日常工作職責中，定期做檢查，及時發現檔案管理中存在的問題，開會進行探討和解決措施，實施到檔案管理中，以便逐步提升編外人員檔案的管理。另外，我們還可以將檔案管理的成果，列入考核中，比如員工A處理檔案特別得當，我們可以給予績效獎勵，并計入檔案中，在年度評獎中給予相應的獎勵。再者，我們還可以通過板報、微信、報欄等工作場所的宣傳工具，進行定期宣傳推廣，加強員工尤其負責檔案管理的員工檔案重要性的意識。例如，在每個醫院職工都能看到的地方，設計一款新穎而又清新的板報，標注了檔案管理的重要性，或者現在都有微信群，可以定時通過微信群進行檔案重要性的傳播，是檔案的重要性深入職工的內心〔4〕。

（二）吸收專業的檔案管理員

作為檔案管理員，檔案管理室一項長期而枯燥的工作，但是卻也是最重要的工作，所以對于檔案管理員，我們也應當進行相應的培訓，使其能夠及時查缺補漏〔5〕。為了將檔案管理更優質化、正規化，醫院應當招收真正懂得檔案管理的專業人才，或者培訓優秀的檔案管理人才，使檔案管理員熟練掌握自己的工作職責；建設便于檔案管理的設施，引進計算機數字化技術，通過建立編外人員的電子型檔案，并且及時做檔案更新，進行更有效的管理編外人員的檔案。例如，我們可以招聘一些人力資源專業的學生，因為學過管理的學生對如何管理，怎么管理是比較在行的，所以對于他們來說，對檔案的管理也是比不懂的員工管理更要專業一些。將檔案將計算機數字化相結合，不僅可以方便查閱，而且同時增加了檔案的準確性和可靠性，最主要的也是時效性，可以及時更新，有據可查。

（三）定時進行檔案檢查、修改和完善

每個人的檔案每天都是在不斷的變更，不是一成不變的，因此在尋找專業人員進行檔案管理的時候，需要定時進行檔案的檢查，檢查每個編外人員檔案的不完善之處，例如，A的檔案有一段的空檔期，在15年10月到16年1月這段時間檔案沒有做記錄，那么就需要檔案管理人員對A員工進行檔案的修改，通過與公安進行聯網查找是否有不良的記錄，如果沒有需要找A本人進行咨詢，然后進行完善；如果是B在2015年之間有一段時間的記錄是錯誤的，本來在10月份的時候得到過醫院頒發的獎金，卻記成甚至為主治醫生，結果B還是護士長而已，那么就應該及時作出修改，以避免造成虛假信息的記錄，降低因為記錄錯誤造成的編外人員人才流失的發生情況。

（四）建立檔案管理獎懲制度

這個環節建立的是對檔案管理員的獎懲制度以及編外人員獎懲的記錄。為即使是編外的人員也應該有獎懲的記錄明細的，在一家醫院的表現應該隨時被記錄下來，登記到檔案當中，以便日后編外人員在找工作時候有驗證檔案信息；另外就是檔案管理人員的獎懲明細，無規矩無以成方圓，對于檔案管理員來說，檔案的建立是人力資源管理中重要的環節，檔案建立的好壞、詳細與否都關系到編外人員的升職與加薪這方面，所以檔案管理具有一定的重要性，可以對檔案管理員建立一個獎懲措施，比方說，檔案管理人員如果能夠準確詳細的登記編外人員的信息，并且每隔三個月做一次評比，這樣一來也就強制性的管控檔案管理人員的職業素質，進而選出優秀的檔案管理人員以及編外人員。

（五）運用計算機技術建立編內編外檔案分開管理機制

當書多的時候，我們看到圖書館的圖書都是靠分類擺放的，我們才能很快就找到自己想要的書，那么，對于檔案的管理我們也可以進行分類管理，將編內編外的檔案分開管理，以下是個人觀點。

1.按照編內編外人員分

在文中有提到過，一家醫院的編外人員將近占據醫院總職工人數的一半，也就是說編內編外人員數量是相等的，那么我們可以將其分成A和B兩個區域，并且通過計算機技術數字化結合，將編內編外員工用Excel表格分成兩欄，每欄都有員工的基本信息，例如姓名、年齡、性別、工作時間、任職時間等等，這樣一來，如果想要找誰的檔案就會比較方便一些。

2.按照工作時間進行劃分

打個比方，如果一家醫院的職工有600人，也就是說編內人員和編外人員都比較多的情況下，想要從眾多檔案中抽取一份，也是浪費時間的，所以我們接下來可以按照職工的工作時間進行劃分，比如一家醫院它是在1990年建立的，那么我們就可以將員工進行年份的分類，這樣一來找到員工的入職年份，再找個人的檔案就會方便許多。例如，我們可以將檔案的日期進行3年一檔，1990-1995、1996-2000以此類推，如果A在1996年入職的，那么只要在1996-2000這一檔找A的檔案，就比較方便了。

3.按照月份或者性別進行分類

雖然按入職的年份進行分類了，但是人數還是多怎么辦，那我們何不將檔案進行更細致的劃分，按入職的月份，這樣進一步進行劃分，更加節省了尋找的時間，再簡單點就是性別的劃分了。例如，A是一個編外員工，性別男，在1996年10月入職的，我們根據計算機的登記記錄顯示，我們就可以首先在編外區域尋找，然后在1996-2000年范圍內查找，接著就在10月中男性一欄查找，這樣一來更降低了檔案尋找的時間。而且，也方便了檔案管理員對檔案的管理、檢查和更新，從而減少檔案被損失的現象。

結束語：

總而言之，現如今隨著新醫改的推動，編外人員停停走走、流動性比較大等特點給人事檔案管理帶來了難度，本文從醫院重視度、專業管理人員、檔案如何分類管理三方面探討了新醫改背景下醫院對編外人員人事檔案的管理。首先，從根本上提高醫院對檔案的重視程度；其次，引進專業的檔案管理人員，對檔案進行可靠地管理工作，以達到準確性；最后，及時登記到檔案中做存檔并且利用計算機技術將檔案進行分類管理。這樣一來，醫院增加了編外人員人事檔案的準確性和可靠性，通過編內編外人員分類管理，從而以便于查找、更新，從而減少編外人員檔案的損失。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕張桂金.公立醫院編外聘用人員人事檔案管理的幾點體會〔J〕.經營管理者，2017，（01）：281.

〔2〕俞雯.加強醫院編外人員人事檔案管理的幾點思考〔J〕.檔案管理理論與實踐——浙江省基層檔案工作者論文集，2014，（00）：160-163.

〔3〕熊梅.醫院編外人員人事檔案的管理思考〔J〕.辦公室業務，2016，（04）：167.

〔4〕唐江玲.醫院編外人員人事檔案管理的加強方法〔J〕.辦公室業務，2016，（09）：156.

〔5〕楊美其.淺談醫院編外人員人事檔案管理〔J〕.浙江檔案，2012，（04）：63.〔責任編輯：譚 蕊〕