淺談如何做好工程公司清欠部門的會計工作

丁軍明

【摘要】工程公司清欠部門的會計工作是工程項目結束后清欠部門的主要工作，是清收清欠工作的主要組成部分。該文分析了工程公司清欠部門會計工作的重要性及存在的問題，并從會計工作實務角度論述了做好工程公司清欠部門會計工作的方法和措施。

【關鍵詞】清欠部門 清收清欠 會計工作

一、工程公司清欠部門會計工作的重要性

2016年上半年，國家發(fā)改委、交通運輸部聯(lián)合印發(fā)的《交通基礎設施重大工程建設三年行動計劃》提出，2016-2018年，擬重點推進鐵路、公路、水路、機場、城市軌道交通項目303項，涉及項目總投資約4.7萬億元，隨之而來的是建筑業(yè)工程公司的產(chǎn)值規(guī)模上升，工程項目結束后債權的清收金額和債務的償付金額增大，工程公司清欠部門會計人員的工作量加大，作為清收清欠工作主要組成部分的會計工作也就顯得更為重要，筆者所在工程公司清欠部門會計人員主要有如下重要工作職責：

（一）負責公司工程項目主體完工后，項目財務賬的回收、會計核算和財務管理工作

項目財務賬回收是公司增收節(jié)支的一項重要舉措和有效措施，是清欠部門進行項目后續(xù)會計核算和財務管理的前提。清欠部門的會計人員收回該工程項目財務賬后，繼續(xù)對該回收項目進行會計核算，為公司管理提供該工程項目準確有效的會計信息，為公司的各項決策提供基礎數(shù)據(jù)支持。收回項目財務賬后，清欠部門會計人員負責該項目收付款的財務管理工作，可以實現(xiàn)公司回收項目的資金和公司日常經(jīng)營資金的有效融通，提高資金使用效率，降低資金成本，從而降低了財務費用，間接提升了公司利潤水平，為公司的穩(wěn)定健康發(fā)展做出貢獻。

（二）負責已結算項目的剩余計量款、質(zhì)量保證金、履約保證金等債權的清收工作

（三）負責回收項目留守人員薪酬發(fā)放等管理工作

回收項目根據(jù)工程項目特點和后期工作量安排留守人員，留守人員名單的確定由項目部報公司人力資源部批準后確定，留守人員常駐項目所在地，負責回收項目的后續(xù)工作，其工資薪酬由公司清欠辦會計人員負責制表發(fā)放。

（四）建立回收項目的債權債務臺賬，制定清收償付計劃并負責組織實施，妥善解決財務遺留問題

（五）會同經(jīng)濟管理部、工程管理部等部門開展公司已竣工待決算項目的與業(yè)主和施工隊伍的結算工作

（六）協(xié)同法律事務部做好經(jīng)濟糾紛的處置工作

（七）做好與機關相關職能部門的信息傳遞與溝通工作

公司財務部、審計部、經(jīng)濟管理部等部門需要從清欠部門獲取會計信息或清欠部門需要從其他部門獲取信息時，由清欠部門會計人員負責信息的傳遞與溝通工作。

二、工程公司清欠部門會計工作存在的問題

（一）規(guī)章制度不健全

為進一步加強工程公司項目管理，規(guī)范工程項目竣工后的各項經(jīng)濟活動，提高工程項目盈利水平，更好的做好工程公司的清收清欠工作，結合公司對工程項目的管理現(xiàn)狀，筆者所在單位在公司層面制定出臺了《工程項目竣工后管理暫行辦法》，對項目財務賬的回收及回收后的管理機構和業(yè)務處理流程進行了明確，明確由公司清欠部門負責組織實施。隨著清欠部門工作的有序開展，針對工作中出現(xiàn)的新問題和新情況，又制定出臺了《工程項目竣工后管理補充規(guī)定》。針對回收項目間接費用報賬不規(guī)范的情況，下發(fā)了《關于規(guī)范回收項目間接費審批流程的通知》，對間接費用報賬流程進行了規(guī)范。

但是有關清收清欠工作獎懲的相關規(guī)章制度還不是很健全，導致回收工程款的清收工作的獎懲措施“無法可依”，影響剩余計量款、質(zhì)量保證金、履約保證金等債權的清收，進而降低了資金使用效率，提高了資金使用成本，對公司生產(chǎn)經(jīng)營和效益的實現(xiàn)產(chǎn)生不利影響。

（二）會計人員配備不足

筆者所在單位很重視清欠部門的工作，2008年在公司成立了清欠部門，定員編制兩人，后期隨著回收項目的增多，清欠部門會計人員的工作量不斷加大，原有兩人已遠遠不能滿足工作的需要，截至目前，公司為清欠部門增加編制3人，清欠部門會計人員人數(shù)達到5人，且會計職稱全部為會計師，大大增強了清欠部門的力量，一定程度上緩解了人員不足的狀況。

但隨著公司生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模的擴大和公司管理活動的日益細化，加上筆者所在公司推行財務共享系統(tǒng)，現(xiàn)有5名會計人員不能滿足清收清欠工作的需要，如年度回收項目計劃完成困難等，必然影響到清欠部門職能的有效發(fā)揮。

三、做好工程公司清欠部門會計工作的方法和措施

（一）建立健全規(guī)章制度

兵馬未動，糧草先行。作為清欠部門的會計工作亦是如此，要做好清欠部門的會計工作，必須先建立健全各項規(guī)章制度，目前筆者所在單位已制定出臺了《工程項目竣工后管理暫行辦法》，對項目財務賬的回收及回收后的管理機構和業(yè)務處理流程進行了規(guī)定明確。

制定出臺了《工程項目竣工后管理補充規(guī)定》，對回收項目留守人員的差旅費開支標準和回收項目管理用車進行了規(guī)范，項目交賬時，項目部應當根據(jù)實際情況向公司物資設備部上報管理用車計劃，經(jīng)公司同意后，確定回收項目管理用車。清欠部門根據(jù)公司批復的用車計劃辦理費用報銷，未經(jīng)公司同意擅自租用車輛及超批復計劃用車的費用不予報銷。管理用車費用報銷范圍包括：保險費、油料費、修理費、過路過橋費等。實際用車費用必須與項目部所在地、出差目的地和路途相符，支出金額合理，與以上要求不一致的不予報銷。車輛單次維修費用5000元以上的必須事前報請公司物資設備部登記、核實、批準，否則發(fā)生費用不予報銷。

下發(fā)了《關于規(guī)范回收項目間接費審批流程的通知》，對間接費用報賬流程進行了規(guī)范。回收項目間接費用開支實行“預算控制、及時辦理、從嚴審批”的原則，各回收項目留守人員根據(jù)本月將要開展的主要工作內(nèi)容科學合理編制間接費用預算，于每月3號之前上報公司清欠部門，每月28號將實際開支的間接費用發(fā)票和經(jīng)項目經(jīng)理簽批的報告?zhèn)鬟f給公司清欠辦，清欠辦負責審核每張發(fā)票的真實有效性，并與經(jīng)公司領導簽批的預算表逐項比對報銷。月初沒有上報間接費用預算的項目和超過預算控制沒提前匯報發(fā)生的間接費用不予報銷，通過此項措施，降低了間接費用發(fā)生額，降低了成本。

針對有關清收清欠工作獎懲的相關規(guī)章制度還不健全的問題，公司清欠部門將推動形成公司層面的文件，使回收工程款的清收工作獎懲措施“有法可依”，催進剩余計量款、質(zhì)量保證金、履約保證金等債權的清收，提高資金使用效率，降低資金使用成本。

（二）提高會計人員素質(zhì)

針對公司生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模的擴大和公司管理活動日益細化，現(xiàn)有5名會計人員不能滿足清收清欠工作需要的問題，目前公司財務人員緊缺，短時間內(nèi)不可能擴大清欠部門會計人員編制，清欠部門的會計人員需全面提高自身素質(zhì)，加強與兄弟單位的溝通交流學習，學習兄弟單位的先進工作經(jīng)驗，取長補短；定期進行工作總結，舉一反三，提高工作效率；熟練掌握公司現(xiàn)行各項規(guī)章制度，夯實工作依據(jù)；積極參加會計專業(yè)技術資格考試，提高會計人員素質(zhì)。

（三）依據(jù)回收項目交賬要求，及時回收工程項目財務賬

筆者所在單位管理層高瞻遠矚，制定了回收項目財務賬先經(jīng)過內(nèi)部審計后回收到清欠部門的原則。經(jīng)過內(nèi)部審計，合理確定了項目預計總產(chǎn)值、預計總成本和預期效益，使項目回收后據(jù)建造合同確認收人成本的會計核算有了依據(jù)；經(jīng)過內(nèi)部審計，審計部門的專業(yè)人員會對項目后續(xù)工作提出合理化建議，催進回收項目增收節(jié)支；經(jīng)過內(nèi)部審計，審計人員會對項目存在的問題提出解決建議，催進回收項目遺留問題的有效解決。

回收工程項目財務賬流程措施：

1.清欠部門根據(jù)公司管理決策下發(fā)回收項目財務賬通知，通知列明各項目交賬時間及交賬要求。

2.項目財務賬移交之前原項目人員需要做好以下工作。計劃人員到經(jīng)濟管理部辦理合同、結算等資料的移交。物資人員到物資設備部辦理資產(chǎn)移交或列銷手續(xù)。工程技術人員到工程部辦理技術資料的移交或存檔工作。項目經(jīng)理到審計部匯報溝通安排項目審計時間。項目財務人員到財務部辦理賬戶撤銷、對賬工作；準備好清欠辦要求填報的資料和移交的資料，按通知時間移交財務賬，同時補充、完善各部門要求提供的資料；項目賬務賬移交后，按財務部要求及時整理、打印、裝訂會計檔案等資料，與檔案室聯(lián)系檔案移交事宜。

3.清欠部門具體收賬措施。

⑴回收項目財務交賬人員按要求填報項目信息臺賬，信息臺賬內(nèi)容包括：涵蓋項目合同金額等基本情況的項目概況表，項目利潤表，合同成本明細表，間接費用開支明細表，隊伍計價撥款表，業(yè)主撥款表，債權債務表，未銷戶的銀行賬戶表，留守人員名單表等。信息臺賬填報數(shù)據(jù)全面、完整，所有數(shù)據(jù)與賬面一致。并需移交截至交賬時的科目余額表和情況說明。移交的信息臺賬、科目余額表、情況說明等資料需項目財務主管簽證，并提供電子數(shù)據(jù)。

⑵項目交賬前撤銷項目銀行賬戶。因故不能撤銷的，報公司財務部批準。未撤銷銀行賬戶的所有資料全部移交清欠部門，包括不限于以下資料：開戶許可證、支付密碼器、網(wǎng)銀登錄人員編號及密碼等。

⑶公司調(diào)撥固定資產(chǎn)、實驗儀器等交賬前辦理調(diào)出手續(xù)，自購固定資產(chǎn)、臨時設施、原材料、周轉材料等按公司規(guī)定程序全部處理（調(diào)撥或列銷）。對外支付的各類押金、保證金等交賬前要盡可能收回，無法收回的妥善處理不留余額；對內(nèi)支付的各類押金、保證金等要單獨說明并與對方簽認。備用金除留守人員（需簽認）外，其他人員或全額收回或轉賬到新項目，不得留有余額。

⑷項目賬面所有債權需要簽認，與業(yè)主的債權和結算核對一致，并取得書面對賬單，提供末次對上驗工計價批復表復印件、稅費繳納及發(fā)票開具情況統(tǒng)計表。

債務也要核對簽認一致，并注明是否欠發(fā)票及其金額；項目確定不需支付的債務，請在交賬前履行必要程序處理。

⑸已結算隊伍的所有合同及結算資料原件隨同會計檔案移交檔案室。未結算隊伍移交時要做階段性結算（需對方簽認）并說明不能結算的原因，所有資料（合同、已簽認工程量等）移交經(jīng)濟管理部。

⑹公司刻制的項目公章、財務章等全部移交公司檔案室，項目后續(xù)使用按規(guī)定辦理借用手續(xù)。

⑺上報留守人員名單。留守人員要按公司集中管理的要求處理本項目或臨時交辦的各項工作。

⑻書面說明項目移交時遺留問題、強調(diào)事項，以前使用過的會計賬套登錄人員編碼及密碼。

⑼根據(jù)公司領導要求或業(yè)務需要提供的其他資料。

（四）做好會計核算和清收清欠等日常工作

1.做好會計核算和財務管理工作。會計人員應掌握最新企業(yè)會計準則，依法合規(guī)的做好會計核算工作，為公司管理提供準確有效的會計信息，為公司的各項決策提供基礎數(shù)據(jù)支持。會計人員合理制定收付款計劃，提前預計回收工程款金額、對內(nèi)對外支付款項金額和資金余缺情況，進而實現(xiàn)公司回收項目的資金和公司日常經(jīng)營資金的有效融通，提高資金使用效率，降低資金成本。

2.做好已結算項目的剩余計量款、質(zhì)量保證金、履約保證金等債權的清收工作。依據(jù)原項目交賬人員移交的信息臺賬和最新的科目余額表上的數(shù)據(jù)信息，對已結算項目的剩余計量款、質(zhì)量保證金、履約保證金等債權加大清收力度，及時進行清收，增加公司現(xiàn)金流入，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營工作提供資金支持，降低公司資金成本。

3.做好回收項目留守人員薪酬發(fā)放工作。回收項目留守人員常駐項目所在地，負責回收項目的后續(xù)工作，生活條件相對差一些，清欠部門會計人員應及時編制工資表發(fā)放工資，為留守人員排憂解難，提高留守人員的工作積極性。

4.建立回收項目的債權債務臺賬，制定清收償付計劃并負責組織實施，妥善解決財務遺留問題。回收項目發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務時，清欠部門會計人員及時記賬，更新債權債務臺賬，根據(jù)準確無誤的會計信息制定清收償付計劃并負責組織實施，妥善解決各種財務遺留問題。

5.會同經(jīng)濟管理部、工程管理部等部門開展公司已竣工待決算項目的與業(yè)主和施工隊伍的結算工作。項目財務賬回收時，一般來說項目部與業(yè)主尚未結算，個別的在建施工隊伍也沒達到結算條件。項目財務賬回收后，清欠部門會計人員就需要配合公司經(jīng)濟管理部、工程管理部等部門開展公司已竣工待決算項目的與業(yè)主和施工隊伍的結算工作。

6.協(xié)同法律事務部做好經(jīng)濟糾紛的處置工作。工程項目財務賬回收后，個別項目可能涉及到與業(yè)主和施工隊伍的經(jīng)濟糾紛，公司法律事務部需要查詢財務資料時，清欠部門的會計人員負責配合。

7.做好與機關相關職能部門的信息傳遞與溝通工作。