檔案管理工作的規(guī)范化和標準化

李紅梅

摘 要：檔案管理的規(guī)范化和標準化不僅是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，更是每個單位的進行文書處理以及相關(guān)資料保存等的基礎性工作。尤其是在經(jīng)濟全球化的當今時代，作為實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化管理的重要措施和手段，推動檔案管理工作的規(guī)范化和標準化向縱深方向發(fā)展就具有極為重要的意義和價值。本文就在對當前檔案管理工作所可能存在的問題和不足進行分析并有針對性地提出相關(guān)的措施與建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；標準化

一、前言

眾所周知，檔案管理的現(xiàn)代化是包括管理思想的現(xiàn)代化、業(yè)務規(guī)范的標準化、管理人員的專業(yè)化以及信息服務的高效化等四個方面的內(nèi)容，其中最為重要的就是要保證各類的實體檔案信息得到最為妥善的保管和存儲，以求能夠發(fā)揮其最大的價值和作用。在信息爆炸的當今時代，各類信息的存儲顯得越來越重要，需要整理的檔案數(shù)量也極速增長，各類行業(yè)、各個單位都將檔案的搜集、整理和存儲擺在更加重要的關(guān)鍵位置。根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)顯示，就目前情況而言，我國各類檔案館以及市級以上的需要保存的檔案已經(jīng)遠遠超過3億卷，并且這個數(shù)字還在持續(xù)的攀升。此外，隨著檔案的載體和記錄方式的日益豐富，檔案的形式和存儲的方法也日益多樣化，所有這一切需要現(xiàn)代化的檔案管理模式來與之匹配，檔案管理工作的標準化和規(guī)范化就顯得尤為迫切。

二、當前檔案管理工作存在的問題與不足

近年來，隨著我國檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展、人們搜集、整理和存儲信息和資料的意識明顯增強以及現(xiàn)代化的設備和專業(yè)化人才的不斷投入，我國檔案管理的現(xiàn)代化建設確實取得了許多驕人的成績。然而，細究之下仍然可以發(fā)現(xiàn)許多的問題和不足，具體而言，主要包括以下幾個方面：

1.檔案管理的重要性認識不夠。雖然現(xiàn)在的檔案管理意識相較于之前已經(jīng)有了很大程度的增強，但是與西方發(fā)達國家相比，我們實際工作中對其重要性的認識仍然不足，許多單位對檔案的整理和存儲也陷入一種程式化、機械化的模式當中，只片面的注重實體資料的整理，相關(guān)的電子信息的存儲非常不到位，工作方法也遲遲沒有更新。更為重要的是，許多單位的檔案室面積狹小無法滿足日益高漲的存儲需求，相關(guān)的基礎設施也亟待更新，現(xiàn)代化的設施配備不足，多媒體的技術(shù)沒有得到最大程度的利用和最大價值的發(fā)揮，所有這一切都可以歸咎于其對檔案管理的現(xiàn)代化重要性認識不足，意識不強。

2.檔案管理的專業(yè)化人才匱乏。毋庸置疑，人力資源是各類行業(yè)、各個單位最為活躍和最能創(chuàng)造價值的資源，檔案管理工作自然也不會例外。然而，就目前情況而言，許多單位從事檔案管理工作的人員都不是正規(guī)的科班出身，沒有接受過這方面系統(tǒng)完善的教育，齊專業(yè)化素質(zhì)以及相關(guān)的學科理論知識和素養(yǎng)已經(jīng)越來越無法滿足當前檔案管理工作的需求。更為重要的是，由于單位對檔案管理工作規(guī)范化和標準化的認識不足、落實不到位，其檔案管理的工作人員并沒有得到專業(yè)化和系統(tǒng)化的入職培訓，定期的學習和職業(yè)技能的提升更是無從談起，這也是導致目前檔案管理工作遭遇瓶頸期的重要原因。

三、推動檔案管理規(guī)范化和標準化的相關(guān)對策

檔案管理工作因其具有信息量大、操作復雜、耗時長等特點，需要一整套的規(guī)范化和標準化的工作流程以及高效邊界的管理制度和原則，從小處入手、從細節(jié)抓起，全方位多角度地展開工作，保證檔案數(shù)據(jù)資料的價值不會有一絲一毫的受損，及時進行檔案卷宗的監(jiān)督和管理，如此才能將檔案管理的標準化和規(guī)范化推向新的發(fā)展高度。具體而言，可從以下幾個方面入手：

1.嚴格細化公文制發(fā)的各項標準。所謂檔案，通俗來講就是各類公文資料的統(tǒng)稱。因此，檔案管理的標準化和規(guī)范化首先需要做到的就是要嚴格細化公文執(zhí)法的各項標準，將其納入統(tǒng)一化、規(guī)范化的軌道之中。首先，要保證公文制作和發(fā)出的高效率，這也是衡量檔案管理質(zhì)量的重要指標，因此在進行公文的制作之前，要對紙張、尺寸、排版形式、裝訂方式等進行細化的規(guī)定；其次，在不違背國家相關(guān)標準和原則的基礎上，制定符合本單位發(fā)展情況的公文簽發(fā)制度，保證其從標題到內(nèi)容再到各項格式的正確無誤；最后，文體的選用、書寫的規(guī)范以及擬制的形式等都要確保無誤，這可以交由具體的相關(guān)簽發(fā)人員負責。

2.推動文檔一體化建設。在實際的檔案管理工作中，若能保證各類文檔的一體化那將不僅會提高檔案管理的高效和便捷，更為重要的是可以將整個單位的文書整理、文件歸檔和存儲納入統(tǒng)一化的管理之中，最大程度地減少中間重復環(huán)節(jié)，改變當前各個部門就檔案的管理各自為政的現(xiàn)象，進行各類檔案的同步管理，以求能夠?qū)㈠e誤歸檔、遺漏歸檔以及重復歸檔的可能性降到最低，提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，保證其規(guī)范化、標準化、高效化、精確化的實現(xiàn)。

3.杜絕重復立卷和無序歸檔現(xiàn)象。眾所周知，在檔案管理工作中重復立卷和無序歸檔的現(xiàn)象歷來層出不窮，這也往往被視為是推動檔案管理標準化和規(guī)范化向著縱深方向發(fā)展的重要掣肘，因此，為了確保檔案管理的精確性和安全性，必須全方位多角度的采取措施杜絕這種現(xiàn)象，近年來也不斷有研究者提出“以我為主、立卷歸檔”的標準化操作流程，筆者認為在市級的檔案管理工作中可以將其視為一種整理和存儲的指導原則，這就需要我們做好以下幾個方面的工作：

首先，在對各個部門的各項工作進行檔案的搜集和整理時，一定要能夠確保所歸檔的文件資料能夠體現(xiàn)出本階段本單位各項工作的完成情況和實施細節(jié)，如此來保證相關(guān)文書資料的時效性，也可方便日后備查。其次，檔案整理過程中，要注意分門別類，區(qū)分不同內(nèi)容、不同工作、不同形式、不同結(jié)果的文件資料，突出重點和核心，降低相關(guān)資料的重復操作和整理，保證各項工作的高效性、便利性和有效性。最后，在確立檔案整理的重點的同時，還要注意區(qū)分主次，在保證檔案存儲完整性的同時，也要有所側(cè)重，既要防止檔案管理中內(nèi)容和形式的遺漏和缺失，也要突出立卷歸檔工作的核心，形成一套系統(tǒng)完整的全面性、重點幸兼而有之的現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。

四、結(jié)語

在實際的檔案管理工作中，標準化和規(guī)范化歷來是我們不變的追求，在具體的操作過程中從公文制發(fā)到文檔的一體化再到立卷歸檔的指導原則和具體的操作方法，這其中無一不需要我們對文件資料進行質(zhì)量的審核以及形式的審查，既要保證檔案的完整和全面，也要明確重點核心，唯有如此，才能真正實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、標準化和規(guī)范化。

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