檔案管理工作之六“三”法則

周芯妍

摘要：檔案是公司發展過程不可多得的寶貴史料，是各項日常工作中形成的第一手資料，是公司各項工作的見證，經過檔案人員的取精、分析歸納、分類編目認真整理形成的，更是反映公司歷史的真實材料，作為一名檔案管理者，在實踐中通過不斷總結，尋找其中的規律，得到了一些便捷的日常管理法則。

關鍵詞：檔案；管理；法則

檔案是提高公司發展事業不可多得的寶貴史料，是公司各項日常工作中形成的第一手資料，是公司開展各項工作的見證，經過檔案人員的取精、分析歸納、分類編目認真整理形成的，更是反映公司歷史的真實材料，那么如何做好檔案管理工作呢？本人作為一名辦公人員，在實踐中通過不斷總結，尋找其中的規律，得到了一些便捷的日常管理法則。

法則一：“三納入，三同步”。提高重視程度，健全工作機構。把檔案工作列入工作重要議事日程，納入公司整體發展規劃和工作計劃、納入公司管理制度、納入有關人員職責范圍，布置工作，檢查工作，總結工作與相關檔案資料歸檔同步。加強對公司檔案工作的領導，建立健全管理機構，層層成立檔案工作領導小組，配備專兼職檔案員，積極創造條件，保證檔案管理工作順利開展。檔案室對檔案的收進、案卷的數量、檔案的利用等情況進行統計，按照有關規定，及時向上級檔案主管部門報送檔案統計結果。公司檔案室要定期對所存檔案進行全面檢查，對已經破損和字跡褪色的檔案及時修復或復制，如遇特殊情況應立即向上級匯報，及時處理。

法則二：“上中下”三配合。加強檔案收集管理，檔案管理工作完善的前提和基礎是做好文件材料收集。要結合本單位自身的管理體制，組織機構的設置、協調各部門配備的兼職檔案信息員從而做到從上而下、層層有人負責、形成“上中下”三層配合左右協作的檔案交接，做到隨時收集和定期收集相配合，盡可能防止和減少文件資料的流失。入檔前一定要對所有資料進行審查整理，認真鑒別，決定取舍。

法則三：三早三嚴三優。常抓不懈，做好促進檔案定級工作，促進公司檔案管理水平的不斷提高。檔案定級對于做好檔案管理工作來說，也是極為重要的。應該按照“三早三嚴三優”的方法來操作，“三早”是指檔案工作介入早、定級早、收集早，為及時歸檔早準備；“三嚴”是指嚴標準、嚴質量、嚴要求，嚴格對照檔案定級的標準，嚴格檔案收集的質量，嚴格落實檔案工作的要求，在整個準備過程中做到項目多不亂，資料多不雜，頭緒多不粗，確保檔案資料在分類、編號、裝訂、縫制等各個環節中無差錯；“三優”是指在檔案定級準備過程中，堅持開展“優質管理、優質設施、優質服務”活動，通過領導重視、全員參與，進一步優化公司檔案管理的條件。

法則四：檔案工作三化 平時化、平常化、常態化。要有高度的職業責任感。檔案工作人員要有較強的職業悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態度，使檔案工作三化：平時化、平常化、常態化。因此，務必要按照《辦法》的要求，規范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的評估。檔案整理工作應注重細節。對于本單位自生文件，領導簽發后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”，做好檔案入庫前的各項準備工作。

法則五：注重三個工作環節

一是要定期參加檔案管理員業務培訓。要認真學習檔案專業知識理論、現代化管理知識和先進技術設備的操作技能，加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質；要做到持證上崗，注重重點環節，加強檔案基礎工作及抓好每年的歸檔工作，各類文件、材料能否齊全完整地按期歸檔，是能否做好檔案工作的一個基礎。

二是要實時指導歸檔部門的檔案工作。加強業務指導與收集兩個工作環節的聯系，對于做好全宗科學排放也是至關重要的。收集與指導部門應共同制定相應的規定與標準，在統一的原則下，對歸檔部門的檔案工作進行指導，借以提高組卷與初步鑒定的質量，做好歸檔與進室的各項準備工作。同時，把現行部門的檔案形成數量、內容等情況，提供給檔案室的保管部門，為做好全宗排放提供科學準確的數據，從而提高工作效率，實現社會效益、經濟效益。

三是要定期組織檔案收集和審核有關會議。公司從高的重視程度健全工作機構，注重檔案收集工作，定期組織相關人員參加檔案收集和審核的工作會議，加強管理常抓不懈，促進檔案定級工作，提升公司整體檔案管理人員的業務素質。

法則六：注重三聯系

一是要聯系上級部門，及時學習了解和掌握檔案管理的上級政策和文件精神，努力做到對相關政策提前研究，對整體工作提前謀劃，對相關任務提前安排，始終把握工作的主動權，做到依法歸檔，依法管檔。二要聯系歸檔部門，及時收集資料，做到月清月結。三要聯系歸檔人員，定期召開歸檔方面會議，督促完成歸檔工作。

經過近年來的努力，整體檔案管理水平得到了很大提高，檔案工作得到了歸檔及時、分類科學、操作規范、管理嚴格，有力提升了檔案工作規范化、科學化、制度化水平。