如何規范《出生醫學證明》檔案管理

趙增輝

摘要：《出生醫學證明》由國家衛生與計劃生育委員會統一印制，以省、自治區、直轄市為單位統一編號。國家衛生與計劃生育委員會主管全國《出生醫學證明》工作，委托各級衛生行政部門負責轄區內《出生醫學證明》的具體事務管理工作。《出生醫學證明》必須由批準開展助產技術服務并依法取得《母嬰保健技術服務許可證》的醫療保健機構簽發。是新生兒作為登記戶籍、獲得保健服務、證明血緣關系的法律文本，對于規范出生戶口登記，依法加強母嬰保健工作十分重要。它作為“人生第一證”，在公民入學、出國、遺產繼承等方面也發揮著重要作用。要加強出生醫學證明的檔案管理。一是提高認識，加強領導，強化《出生醫學證明》檔案管理的思想意識。二是提高檔案管理人員素質。三是加強監管力度，確保《出生醫學證明》檔案規范化。

關鍵詞：《出生醫學證明》；檔案；管理

根據《母嬰保健法》及上級衛生行政部門的統一發文、結合《衛生部、公安部關于加強出生醫學證明管理有關問題的通知》，就如何加強《出生醫學證明》檔案管理，結合本地出生醫學證明檔案管理工作實際，談談如何加強《出生醫學證明》檔案管理。

一、《出生醫學證明》檔案規范化管理的重要性

隨著社會的進步和發展需要，人們逐漸對《出生醫學證明》提高了認識，在生活中越來越多的利用到《出生醫學證明》檔案。人們逐漸對《出生醫學證明》提高了認識，《出生醫學證明》檔案管理工作也就顯得尤為重要。《出生醫學證明》對于規范出生戶口登記，依法加強母嬰保健工作具有重要意義，而且有些資料與醫療涉法也有一定關系，及時有效地發揮人口出生醫學證明檔案的作用，維護國家、社會組織和公民的合法權益，因此，健全《出生醫學證明》檔案管理工作非常重要。實施《出生醫學證明》檔案規范化管理，強化對《出生醫學證明》的簽發、印章、檔案、廢證等環節的監管，有效降低廢證率，防止遺失，杜絕流失情況發生。利于推進檔案與電子文件登記備份，便于分類存檔，永久保存，為需查詢、補辦《出生醫學證明》群眾提供完整信息資料。近年來，隨著《出生醫學證明》使用范圍越來越廣，要求查閱《出生醫學證明》檔案信息的人員日益增多。有效發揮檔案信息利用率，高效構建便民服務平臺奠定良好基礎。據統計，每年到我站查詢、補辦出生醫學證明者60多人次以上。為方便群眾查詢，必須做好《出生醫學證明》檔案的分類、整理、組卷、歸檔、編寫案卷目錄等工作，保管好《出生醫學證明》。

二、靈壽縣《出生醫學證明》檔案管理情況

靈壽縣自1996年1月1日啟用全國統一的出生醫學證明，受衛生局委托，靈壽縣婦幼保健站負責全縣《出生醫學證明》的申領、發放、補發及辦理醫療保健機構外出生嬰兒的《出生醫學證明》簽發。2007年1月1日全縣《出生醫學證明》啟用計算機打印。協助衛生計生委做好全縣《出生醫學證明》的管理、培訓和監督，督促各簽發單位嚴格按照有關程序簽發《出生醫學證明》，做好《出生醫學證明》的信息統計報表和檔案管理工作。

三、出生醫學證明管理中存在的問題

《出生醫學證明》是由有助產資格的醫院、衛生院、婦幼保健院簽發的。各助產機構和婦幼保健院的出生醫學證明檔案由各自保管，沒有納入到綜合檔案室專人保管，保管存儲條件和查閱利用都不符合規范化要求。2007年以前手寫《出生醫學證明》檔案管理上未做統一要求，都是由簽發單位根據各自情況自行保存，有些檔案沒能按規定整理歸檔，導致查詢困難，有些簽發單位保存內容不一樣，甚至有些地方還出現過《出生醫學證明》檔案丟失、損壞的情況。《出生醫學證明》檔案室建設落后，有些地方無法保證庫房通風良好、防潮、專人專管。

四、如何加強出生醫學證明的檔案管理

（一）強化《出生醫學證明》檔案管理人員的責任意識

《出生醫學證明》檔案為永久保存檔案。各助產技術服務單位和婦幼保健站檔案管理人員要高度重視，本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的宗旨，嚴格按照分年擺放整齊，歸檔思路清晰，按日期或證件編號歸檔，歸檔資料完整，檔案盒內目錄清楚，有安全的檔案存放條件，保有管要符合“二鎖”（門鎖、柜鎖）、“三鐵”（鐵門、鐵欄窗、保險柜）、“四防”（防潮、防蟲、防火、防盜），切實做好《出生醫學證明》檔案管理工作，做到主要領導親自抓，分管領導具體抓，落實專人負責。

（二）加強基層檔案管理人員培訓，提高檔案管理人員素質

基層檔案管理人員不穩定，新換人員要培訓后上崗。《出生醫學證明》管理機構對基層人員要定期組織專題培訓，提高檔案管理人員素質，專人管理《出生醫學證明》檔案。《出生醫學證明》管理機構、各助產技術服務單位要建立、健全檔案管理規章制度，按照檔案管理要求進行分類、整理、組卷、歸檔，編寫案卷目錄，檔案室要配備必要的設備、設施，防止《出生醫學證明》檔案的破損、褪變、霉變、蟲蛀和散失，確保檔案的安全保管、永久存檔。

（三）做好《出生醫學證明》檔案保密工作

《出生醫學證明》檔案管理人員對檔案信息必須嚴格保密，不得泄露、篡改、毀損，不得出售或者非法向他人提供。確保檔案信息安全，防止個人檔案信息泄露、毀損、丟失。在發生或者可能發生信息泄露、毀損、丟失的情況時，應當立即采取補救措施。

（四）加強監管力度，確保《出生醫學證明》檔案規范化

衛生行政部門、檔案部門要加強監管力度。依據《中華人民共和國母嬰保健法》等相關條例，參照衛生部婦幼保健與社區衛生司中國疾病預防控制中心婦幼保健中心發行的《出生醫學證明管理工作指導手冊》，定期對本行政區域內《出生醫學證明》的工作進行專題督導。對《出生醫學證明》的首次簽發、換發、印章管理、廢證管理、信息管理、檔案管理、委托書、責任狀等各項工作進行監督檢查，確保《出生醫學證明》檔案規范化。

參考文獻：

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