核電廠工程信函管理流程控制

吳瓊子

【摘要】核電廠的信函管理工作貫穿于整個工程項目始終，從項目準備階段開始，歷經開工審批階段，項目建設階段，再到項目竣工驗收階段。如何在每一個環節上做到銜接無縫隙，如何不出現錯函件、漏函，如何讓各級信函收發人員遵守程序，實現每一個環節的把關和控制，是我們要求達到的目標。

【關鍵詞】信函； 流程控制

作為核電廠的員工，每一個人肩負重大的期望與責任，把每一個細節做好、每一項任務做好，“安全文化”要求核電廠的每個員工都要具有探索的工作態度，嚴謹的工作方法，互相交流的良好品質，文檔從業人員應嚴格執行程序要求，及時準確處理文件，提供有效的保護和利用，為電站的建設和運行做好保障。

一、信函的作用、功能

信函是核電企業在工程建設和生產運營活動中，與供應商聯系事務、知照情況、經雙方同意建立正式通信渠道、確認授權人簽發、傳達雙方意圖的一種重要書面信息傳遞方式，相對于口頭通知， 信函更加正式。此類文件內容復雜，有保存和查考價值，故另行設置類目，單獨管理。信函管理作為核電文件十二大歸檔類目之一，說明其單獨保存的必要性和重要性。

二、信函的編碼及通信渠道管理

（一）信函的編碼規則。信函的文件編碼是由項目代碼、發文單位代碼、收文單位代碼、流水號四部分組成：PPP-AAAA-BBBB-NNNNNN， 項目代碼通常是由項目初始就已經確定了的約定代碼，通常用3位字符表示，發文單位代碼是由發函單位的縮寫字符構成，收文單位代碼為收文單位的縮寫字符構成，流水號為6位數，用于計算順序。一般情況下，單位代碼第一位字母表示單位的類別，第二、三、四位字母與單位名稱相關，表示具體的通信單位，在同一工程項目中，對于簽訂多個合同建立多個項目部的單位，應賦予不同單位代碼，例如“上海斯耐迪工程咨詢有限公司國核壓水堆示范工程施工項目監理部”，之前咨詢公司的代碼為SSND，那么成立的示范項目部應加上A用于區分，即為SSNDA。

（二）通信渠道的建立。通常由商務合同部門在簽訂合同前后就應將合同單位的信息（包括單位名稱、聯系人姓名、聯系電話、郵箱地址，傳真號碼，公司地址等）告知文檔部門，以便建立聯系渠道；需進場的承包商應及時與文檔部門聯系建立通信渠道，承包商在進場后通信渠道若發生變化時，須提交正式信函或正式文件給文檔部門，工程管理部需在承包商進場時再次告知該規定，并將進場信息通知文檔部門；與其他未簽訂合同的單位建立通信渠道時，業務相關部門需將單位信息發送至文檔部門。

（三）通信信息的匯總和更新。總承包商負責對項目有關單位的各種通信信息進行匯總和更新，并與業主公司實時共享該信息；文檔部門負責維護公司所有通信渠道清單，并定期更新，同時也要求各業務部門如若得知其相關承包商或聯絡單位通信信息有任何變更，及時通知文檔部門以避免使用過時信息。

三、信函的收發控制（權限，核對機制，跟蹤，矩陣）

（一）發函人在公司門戶平臺中起草函件，選擇審核人，審核通過后進入主管領導批準環節。發函人需保證信函正文及其他所需選項完整、準確，正確選擇發至單位、在選擇發函類型時一定要注意避免選錯類型，一般發函類型為9種，例如：000001-099999為一般信函，150000-179999為商務和合同類，200000-229999為質量保證文件，230000-249999為質量控制文件，250000-259999為安全管理文件，260000-279999為費用進度，300000-399999為接口通信，400000-499999為設計變更，510000-519999為運輸和發貨，600000-659999為設計審查有關，700000-899999為文件傳遞單，990000-999999為所有會議紀要類。若信函的查看權限需做限制，那么需選擇具體范圍，這樣查看的權限就僅限于選定范圍的人員。如無需做限制，那么范圍為全公司。接下來還需選擇發函種類，共有兩種：一種是獨立委托類，一種是其他類。如信函內容屬于獨立委托類，則需在主管領導審批時，還需商務聯合審核及審批。此外，信函如有附件，需在系統上添加，原則上為PDF格式，非以上格式的電子文件應進行格式轉換后發起。外發信函的審核人除了要審核外發信函的內容和格式外，還必須審核是否選擇了正確的批準人或授權人。外發信函的批準人原則上是公司總經理部成員，但根據實際需要，總經理部成員可以將一些信函的批準權按照規定的順位排序授權給其他領導。信函經批準人審批后函號正式生成，函件正式生效。

（二）公司的信函歸口管理部門是文檔部門。文檔部門負責制定公司文件信函管理工作的各項規章制度、工作程序；負責外發信函模板的編制、修訂、維護和提供使用；負責對內業務部門的信函處理工作統一指導；負責公司外發信函的檢查、問題跟蹤、登記錄入、發送和存檔管理；負責指導和監督檢查總承包方的信函管理工作。經分管領導批準后的信函流轉到文檔部門后，信函管理人員在外發信函前一定要嚴格檢查格式、發函類型、保密與否、發至單位、正文及附件信息是否正確，標題和內容是否一致，確認無誤后發送。發送的方式可以采用集團內統一平臺文檔管理系統、傳真、電子郵箱、面交等渠道，對于急件可以直接電話或其他方式預通知，并盡快以正式渠道發送。

（三）收發函統計、跟蹤、核對。每周文檔部門統計一周的發函與收函數量報送相關部門，作為工程信函的進度管理和跟蹤管理信息，相關部門綜合其他重要設備進展、設計進展、設備采購及供貨相關進展等內容編制成周報發布。文檔部門于每月末統計所有部門及公司領導的收函處理情況，顯示已處理、進行中、未處理的具體數量，用于公司進行待辦任務跟蹤的控制的管理。核電廠信函日常工作量大，內容繁雜，類型眾多，為加強信函管理工作，防止出現漏函、漏號、重號等問題，業主方與主要承包商達成一致協議，定期核對函件機制。業主方每周一發布上一周所有發函清單給相關收函單位，約定在兩天內必須簽字反饋，以便及時發現問題及時處理。（下轉第8頁）（上接第5頁）定期核對機制實施后非常有效地杜絕了漏函、重號以及雙方由于單方撤銷刪除等動作帶來的信息不一致問題。

（四）收函后的內部分發控制。收函后文檔部門負責對外來信函信息的格式、完整性、有效性進行檢查，核對無誤后在公司門戶平臺上登記錄入，后續進行分發處理是非常重要的，涉及到工程信函進入公司后如何在內部進行有效流轉，又必須有經過公司決議認可的有效分發矩陣做好保障，因此制定一個非常嚴謹并高效的標準分發矩陣顯得尤為重要。信函歸口管理部門在廣泛征求各部門職責權限內的分發意見后編制了一個龐雜但清晰的分發矩陣，其中首先確定了48種函件的分類，確定了其具體的分管領導、閱知領導、主辦部門、閱知部門、分發范圍，這涵蓋了公司各個領域各個方面的一些較為常見且固定類型的函件，信函管理人員收到函件后首先通過標準矩陣來進行分發，如函件無法通過標準矩陣進行分發的，直接提交文檔部門擬辦人，由擬辦人根據具體情況分發至相關分管領導，由分管領導來確定該函的主辦部門、協辦部門、閱知領導和閱知部門。對于各部門收函的辦理情況，每月進行統計和跟蹤并將具體情況匯總到公司辦以從整體控制各項進度進展。

四、涉密函件的管理

涉密信函，作為信函的一類，是根據公司程序單獨進行流程處理的。核電廠涉密函件的

管理有以下程序作為依據，管理程序《涉密文檔管理》中明確了程序的目的，由于涉密文檔的管理，涉及國家秘密和商業秘密的安全，特制訂專門程序適用于涉密文件的傳遞、保管、利用、解密、銷毀等環節。程序規定涉密文件的接收必須由公司涉密人員在規定的地點辦理移交手續，嚴格履行當面清點、交接、簽收手續。當天收到的涉密信函必須當天流轉或入庫存放，不得隨意處置。核電廠紙質涉密函件都是重要承包商或監理公司與業主之間傳遞的重要信函，其封面標注有“普通商密”，以及一些雖然未標注秘密，但不宜對外公開或僅限于部門人員閱讀的函件。涉密信函管理人員收到涉密函件后需在電子表格中登記錄入，并打印出紙質“涉密工程函件審批單”，登記來文單位、收文日期、密級、來文渠道、文件編碼、文件標題，并提交文檔部門擬辦人簽署擬辦意見，之后提交至相應的領導進行批示，按批示意見再傳遞到相應的辦理部門，并做交接手續，保證整個流程有序、可控。

五、信函的歸檔管理

2016年11月，國家檔案局和發改委聯合發布了《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》，辦法中所稱的建設項目電子文件的定義為：在建設過程中通過計算機等電子設備產生的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄；辦法中規定電子文件形成部門負責電子文件的收集、整理、檢測、歸檔等工作；電子文件在辦理完畢后，應當按照歸檔要求實時收集完整；電子文件歸檔整理時，應當按照項目電子檔案分類體系，組成文件信息包，應當包含項目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數據。目前除了前期一些紙質簽字信函按照“文件記錄的整理歸檔要求”整理歸檔外，其余信函都為“規定”范圍內的電子文件，都需遵照該規定執行。

為了滿足核電工程建設，企業集團管控，企業知識積累、共享及運用的需要，集團統一部署了文檔管理系統，這符合企業當前經營和長遠發展對于文檔管理的要求，也為我國核電自主化發展提供了一流的文檔服務。文檔管理系統中具備的功能包括發文流程、收文流程、收文分發流程、檢索、快速流、預歸檔、檔案歸檔模塊等等，實現了可以將系統中的電子函件在后續階段手動歸檔的功能，需選中多份案卷或者一批文件級檔案，點擊菜單“檔案管理”—“手動歸檔”，然后著錄元數據，保存，并轉入預歸檔，之后經過流程審批進入檔案庫，后續還可以在系統上實現借閱流程，已真正實現了文檔一體化的目的和功能。

六、小結

在信息化持續發展的今天，要想更好地管理信函流程，需要我們不斷地探索和實踐，堅持“一次做好，持續提升”的安全理念，發揮各方優勢，發揮文檔管理人員的主觀能動性，更好、更細的把控信函管理流程中的每一個環節，為核電工程建設把好文件質量關。