新規下文書檔案整理方法經驗探討

毛羽豐

【摘要】2015年，國家檔案局正式發布《歸檔文件整理規則》。新《規則》進一步豐富與修訂了歸檔文件整理原則，同時也積極采納了各省市規則中一些較好的做法經驗，進一步細化了歸檔文件整理要求，明確提出了文件檔案整理方法，其操作性有了很大程度的提升。本文結合筆者實際工作經驗，闡述了新《規則》下文書檔案工作的些許體會，希望能夠起到拋磚引玉的作用。

【關鍵詞】文書檔案；歸檔整理；工作思路

歸檔文件整理工作即是把辦理完畢后擁有一定保存價值的文件材料，根據其形成規律與相互之間的聯系進行科學有效的整理，同時按照規范方法建立案卷，形成文件系統。它不單單是文件處理的關鍵工作，同時也屬于各單位檔案管理工作中的核心環節。開展好歸檔文件的整理工作，對于促進檔案管理工作水平和檔案開發利用效率的提升具有重要意義。

一、組件（件的組織）

新《規則》中對歸檔文件的主要類型進行了說明，和老《規則》比起來主要包含下面幾種情況：1.新增情形。如正本和翻譯本為一件，簡報等材料規定一期為一件，會議記錄等材料一次會議為一件，有文件處理單以及發文稿紙的和其他相關文件共同為一件。2.修訂調整的情形。如來文和復文獨立成件，也可以為一件。3.略微調整的情形。如文件正本和定稿（其中包含政策法規等重要文件的修改稿）為一件，各種報表圖冊一本為一件（如其屬于文件附件則例外）。對于各單位的文件材料，其中制度規范、工作報告、會議記錄等文件屬于相對普遍的歸檔文件形式，而其他的一些收發性的文件材料，通常都具有統一的文件處理或者發文稿紙。在新《規則》中對于此類文件材料的組件排列方式進行了規定，管理工作人員在對相關文件進行整理的過程中，特別是文件材料形成的過程中必須根據組件要求形成文件，確保文件材料在其形成階段就可以符合歸檔文件的質量規定，真正把文件整理工作前置，減少后續的工作時間和負擔。

二、文件分類、排列

隨著社會經濟的發展和現代化建設進程的推進，各單位的文件資料類型也更加多元化，大部分單位開始借助于部門整理的辦法來工作，遵循誰形成、誰整理的基本原則，清楚地規定各個部門的歸檔責任?？紤]到原《規則》中“保管期限-年度-機構分類法會給機關檔案的日常管理、利用帶來較大不便”，在新《規則》中推薦先采用“年度-機構（問題）-保管期限”三級分類方法。在歸檔文件排列這一環節上，新《規則》規定“按時間結合事由排列”，放棄了原《規則》中強調的事由原則和重要性程度標準。在實際工作中，目前辦公自動化已非常普及，按新《規則》的要求大大提高了工作效率。

三、檔號編制

檔號的本質是字符形式的檔案代碼，其主要功能是規定檔案材料的排列順序，屬于全宗中的位置標識。我們在開展檔案整理工作時，為了確保各種類型檔案材料整理方式的一致性，將檔號當成是文件資料的一種身份標志，從而便于未來查詢利用時更有效率。因為在舊《規則》中并未明確提出關于檔號的規定，各單位結合自身具體情況來制定檔號規則，導致了檔號編制的混亂。在新《規則》中也明確規定了檔號編制原則、檔號結構以及檔號編制的具體方法，是進一步貫徹推進深化檢索的有效對策，也讓我們在進行文件資料查詢時帶來了極大的便利性，讓單位檔號可以實現統一格式。檔號編制工作同時也是針對各種類型檔案實施統一有效整理的基本要求，按照新《規則》中的內容，檔號機構一般是：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構代碼-件號，上、下位代碼用“-”符號進行連接，同級代碼用“·”符號間隔。針對部分選擇機構分類法的單位，相關部門已經設置部門代碼，檔號結構能夠這樣進行設置：全宗號-WS·2015-Y-01-0001。檔號中檔案門類代碼的使用讓新《規則》不單單能夠適用于文書檔案材料，同時還能夠適用于其他不同門類的檔案材料，確保不同門類檔案都擁有唯一的檔號，能夠便于我們進行統一管理。

四、文件裝訂

舊《規則》中對檔案文件裝訂相關的規定不是非常明確，單純的規定裝訂材料必須要滿足檔案保護的實際需求，對檔案裝訂材料以及裝訂方法都沒有進行清楚的規定。現階段很多單位一般所采取的檔案裝訂辦法包括線裝、粘貼、不銹鋼釘裝訂。所謂線裝通常來說即是較為傳統的三孔一線裝訂，實際操作起來相對繁瑣，對于近年來越來越多的歸檔文件，采取這樣的裝訂手段非常影響工作效率，但站在檔案保護這一角度而言，線裝依舊是最符合要求的。粘貼法的成本相對較低，對于紙張不多的歸檔文件比較適合，但其缺陷在于復印掃描不方便。不銹鋼釘裝訂操作起來較為簡單，然而對裝訂材料的質量要求高，成本較高。新《規則》中明確提出歸檔文件裝訂材料必須要和文件保管期限要求相符合，針對永久保存的文件可以選擇線裝法，對于定期保存的文件要按照其具體情況，可采取線裝混不銹鋼釘、封套等方式進行裝訂。如此我們在對歸檔文件進行整理的過程中，只需對部分永久保存的文件應用線裝法，針對定期保管的歸檔文件可選擇不銹鋼釘進行裝訂，能夠有效地降低工作操作時間。

五、結語

綜上所述，新《規則》無論是從結構還是內容上都有非常大的改變，進一步細化了歸檔文件整理工作的基本流程，也提出了對電子文件的整理要求，對各單位開展好歸檔文件整理工作起到了非常好的指導作用。我們在實際工作中必須要貫徹落實新《規則》中的要求，真正促進歸檔文件整理工作效率的提升，不斷推動檔案事業的持續健康發展。

【參考文獻】

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