新時期農業(yè)科技檔案規(guī)范化研究

宗冰

【摘要】農業(yè)科技檔案是農業(yè)檔案的重要組成部分，是重要的農業(yè)科技、生產信息資源。本文針對當前農業(yè)科技檔案管理中存在的主要問題，提出了農業(yè)科技檔案規(guī)范化管理思路，為農業(yè)科技檔案的合理開發(fā)利用提供參考。

【關鍵詞】農業(yè)科技；科技檔案；規(guī)范管理

農業(yè)科技檔案主要包括農業(yè)科學研究中從立項、申報、進程、總結、結題再到成果鑒定這一系列過程中的各種檔案材料，還包括林業(yè)、副業(yè)、漁業(yè)、牧業(yè)等檔案。由于在管理農業(yè)科技檔案的過程中還存在一些問題，導致資源浪費。因此，有效地管理農業(yè)科技檔案是檔案管理人員的重要工作。

一、開發(fā)利用農業(yè)科技檔案信息資源的必要性

農業(yè)科技檔案是指在農、林、牧、漁各業(yè)的生產實踐活動中形成的技術資料，是農業(yè)科技人員在科研活動中形成的一種特殊的信息資源，是對農業(yè)科研活動最直接的原始記錄。包含種子檔案、作物栽培檔案、植物保護檔案、林業(yè)檔案、畜牧檔案、水產檔案、農業(yè)生態(tài)環(huán)境檔案和農業(yè)區(qū)劃檔案等。將這些資源按照檔案管理相關規(guī)定進行處理，形成規(guī)范化、標準化的科技檔案，再將這些檔案資源進行開發(fā)，可以進一步實現(xiàn)農業(yè)科技檔案的新價值。

首先，農業(yè)科技檔案的實質是科技成果，作為智力成果、知識智慧的結晶，是屬于知識產權的一部分，必須加以保護和利用。其次，農業(yè)科技檔案信息資源可以使各級決策部門更好地了解國內外農業(yè)科技成果和農業(yè)經濟發(fā)展狀況，為科學決策提供服務。再次，農業(yè)科技檔案是農業(yè)科研創(chuàng)新的基礎，這些信息資源可為深入科研提供大量寶貴的信息來源。最后，農業(yè)科技檔案是一種將科研成果轉化為生產力的載體，可為地方經濟發(fā)展提供優(yōu)良品種、新技術等方面的服務，從而產生經濟效益和社會效益。

二、農業(yè)科技檔案開發(fā)利用存在的主要問題

（一）檔案管理人員不注意科技文件的積累。科技檔案的前身就是科研文件，科技文件具有很高的再利用價值及指導價值都是因為記錄了科研成果的研究過程。但檔案人員和科技人員平時不注意保存科研文件，導致歸檔時科研文件收集不完整，從而造成很大的損失。

（二）農業(yè)科技檔案管理方式落后。檔案的數(shù)量隨著時間的推移和科技的進步越來越大，這給提供利用和保管工作都帶來了很大的困難，再加上管理的手段和方法都不先進，非常的落后，檢索工具也是單一的，工具單一通常表現(xiàn)在查閱工具，用的最多的查閱工具就是手工制作的目錄或者是專題卡片，檢索方法速度慢而且還很落后，準確率也不高。

（三）農業(yè)科技檔案內容不完整。雖然科研科技單位對農業(yè)科技成果進行了歸檔，但是，科技檔案工作中還存在內容不完整、歸檔手續(xù)不齊全的問題。

三、農業(yè)科技檔案開發(fā)利用的對策與建議

（一）轉變農業(yè)科技檔案工作人員的思想意識，樹立正確的價值觀。國家檔案局在全國社會主義新農村建設檔案工作會議上提出了“以統(tǒng)籌城鄉(xiāng)檔案工作協(xié)調發(fā)展和新農村建設需要相適應的、覆蓋新農村建設各個方面和全體農民的檔案工作體系為主要內容的新階段農業(yè)農村檔案工作的新目標、新任務、新要求”。為適應以上形勢要求，檔案工作者要與時俱進，積極調整工作思路，充分認識農業(yè)科技檔案的特有作用，樹立農業(yè)科技檔案的正確價值觀，增強農業(yè)科技檔案的民生意識，貼近民生，服務民生。

（二）加強科技檔案的收集，著力建設檔案資源體系。只有建立起覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系，才能為人民解決最關心、最直接、最現(xiàn)實的利益問題。只有建立起服務人民群眾的檔案利用體系，才能為廣大人民群眾提供高效快捷的檔案服務，才能真正體現(xiàn)檔案部門全心全意為人民服務的宗旨。

加強科技檔案的收集，可采用定期收集和隨時收集相結合的方法。定期收集是根據(jù)科研活動的特點，建立健全和完善各項管理制度。如規(guī)定詳細的歸檔范圍、份數(shù)、要求及時間；促使科研人員自覺將科研檔案材料定期歸檔，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。隨時收集針對學術論證、證明材料、檢測結果、驗收鑒定等與科研項目有關的其他材料，并將收集的材料以科研檔案的重要程度為依據(jù)，結合運用多種組卷方法將案卷按重要程度排列，這樣有利于科技檔案的保管和查找利用。

（三）“以人為本”，著力建設檔案服務體系。農業(yè)科技檔案管理應當樹立以人為本、以農業(yè)科技成果為核心的管理思想。現(xiàn)代農業(yè)科技檔案管理人員應積極主動，深入了解科技成果的技術水平以及經濟市場的需求，及時、適度、有效地開發(fā)檔案信息資源。在檔案管理上，要改變傳統(tǒng)管理模式，從管理型向服務型轉變，要圍繞解決科研人員的需求為目的，以提供相應服務為出發(fā)點，為其提供較穩(wěn)定的科研環(huán)境和具有競爭力的科研條件。因此，只有加強檔案工作人員的自身修養(yǎng)，努力提高思想政治素質、文化素質和業(yè)務素質，才能把那些有價值的檔案資源充分地開發(fā)出來，更好地為農業(yè)生產服務，加快農業(yè)生產的發(fā)展。

（四）加強規(guī)范農業(yè)科技檔案工作。1.建章立制，從頭抓起。制定相應的規(guī)章制度，首先要根據(jù)檔案法的要求，并結合自己所在單位的具體情況才能建立。建立規(guī)章制度是為了讓科技人員能夠了解形成檔案的各種要求，并有意識地開始收集和整理檔案材料。同時確保材料的內容和質量。其次是定期對各個材料歸檔進度進行檢查，發(fā)現(xiàn)有沒有及時歸還的檔案，要提醒科研人員將材料及時地歸還。通過建章立制這樣一個方法讓檔案管理人員和科研人員共同努力，從而形成規(guī)范的、完整的、科學的檔案原始材料。2.建立激勵機制，做好科技檔案收集工作。為了做好農業(yè)科研檔案收集工作，（下轉第137頁）（上接第123頁）我們首要要根據(jù)其特點，將收集的工作范圍概括為：歸檔課題、立項課題、鑒定成果、品種備案等不同的階段。且每個階段都要把記錄數(shù)據(jù)、往來文件、報告、圖紙、書寫材料等進行保存。因為這些都是農業(yè)科研活動的直接記錄。為了促進科研檔案材料的完整、全面、科學，應根據(jù)實際情況制定考核獎罰制度。將歸檔完整、系統(tǒng)、全面、科學作為考核內容，從而提高科研人員和檔案管理人員的工作積極性。3.開發(fā)利用農業(yè)科研檔案信息資源 。開發(fā)利用農業(yè)科研檔案應該考慮幾個問題。第一是考慮檔案管理人員的事業(yè)心和責任感。第二是考慮農業(yè)科研檔案有沒有按照農業(yè)部頒布的標準進行分類。第三是考慮有沒有針對性和實用性。第四是考慮加強農業(yè)科研檔案工作的保密。第五是從更深層次去研究和開發(fā)農業(yè)科研檔案的信息資源。其開發(fā)利用方式有三種，分別為：編制各級各類目錄，豐富檢索手段、加強安全保密工作、通過口頭或直觀方式宣傳報道科技成果。4.檔案管理方式現(xiàn)代化。新時期下，檔案管理工作的發(fā)展方向勢必往檔案管理電腦化方向發(fā)展。一些條件還可以的科研單位可以利用計算機系統(tǒng)開發(fā)并研制有查詢、檢索、閱讀等功能的農業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫，并制成光盤。這樣一方面可以開展有償信息服務，且可以作為科研交流和科研活動的饋贈資料，以擴大檔案信息。另一方面可以永久保存和記錄農業(yè)科研檔案。這些都要求科研工作者有很高的業(yè)務水平，同時熟練掌握微機知識。