關(guān)于學(xué)校綜合檔案管理工作的探討

盧念國(guó)

【摘要】學(xué)校綜合檔案管理具有較強(qiáng)的整體性和立體性，所以做好學(xué)校綜合檔案管理工作是促進(jìn)學(xué)生穩(wěn)定發(fā)展的重要條件。通過(guò)分析學(xué)校綜合檔案管理工作的重要性，深入分析學(xué)校綜合檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題，并提出具有針對(duì)性的學(xué)校綜合檔案管理策略，旨在提升學(xué)校的管理水平。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；綜合檔案；管理策略

學(xué)校綜合檔案管理是學(xué)校在不斷發(fā)展過(guò)程中非常重要的一項(xiàng)工作，也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要依據(jù)，能夠充分反映一所學(xué)校各項(xiàng)管理策略的科學(xué)性和規(guī)范化。因此，強(qiáng)化學(xué)校綜合檔案管理具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、學(xué)校綜合檔案管理工作的重要性

強(qiáng)化學(xué)校綜合檔案管理是滿足學(xué)校德育教育的重要依據(jù)。其中，學(xué)校在進(jìn)行德育教學(xué)的過(guò)程中可以將學(xué)校綜合檔案管理的內(nèi)容作為資料和依據(jù)，充分激發(fā)學(xué)生的求學(xué)熱情。同時(shí)，提升學(xué)校綜合檔案管理水平是促進(jìn)教學(xué)管理活動(dòng)正常開(kāi)展的條件。因此，不斷提升學(xué)校綜合檔案管理水平具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、學(xué)校綜合檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

（一）學(xué)校綜合檔案管理制度缺乏規(guī)范性。目前，部分學(xué)校在發(fā)展過(guò)程中雖然按照《檔案法》和《實(shí)施辦法》等制定了各項(xiàng)規(guī)章制度，但是并沒(méi)有結(jié)合學(xué)校綜合檔案管理的現(xiàn)狀，脫離學(xué)校綜合檔案管理的實(shí)際情況，如尚未制定師生的檔案管理規(guī)定、缺乏單獨(dú)的學(xué)校管理法規(guī)，從而讓學(xué)校綜合檔案管理制度流于形式。同時(shí)，由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者忽略了學(xué)校綜合檔案管理制度的重要性，制度執(zhí)行力度較弱，缺乏強(qiáng)有力的行政力量，常常出現(xiàn)檔案材料收集不全面的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了學(xué)校綜合檔案資料的完整性。

（二）檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)偏低。當(dāng)前一些從事學(xué)校綜合檔案管理工作的人員以兼職為主，或者是全職的非專業(yè)人士，工作管理人員變動(dòng)非常頻繁，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)了解較少，常常在學(xué)校綜合檔案管理的劃分、整理和編研過(guò)程中出現(xiàn)不規(guī)范的行為，嚴(yán)重影響了學(xué)校綜合檔案管理的水平。

（三）檔案使用效率較低。學(xué)校檔案室是收藏資料和檔案非常重要的地方，但是大部分學(xué)校的檔案室缺乏特色，尚未突出自己的建設(shè)特色。同時(shí)，還有一部分學(xué)校在檔案資料的綜合利用和開(kāi)發(fā)中缺乏動(dòng)力，從而導(dǎo)致學(xué)校檔案資料的使用效率低下。

（四）檔案管理手段落后。雖然現(xiàn)代信息化技術(shù)水平得到了較大的提升，但是一些學(xué)校在檔案管理過(guò)程中所采用的管理手段依然非常低下，信息化程度較低，導(dǎo)致學(xué)校綜合檔案管理無(wú)法跟上信息化發(fā)展的步伐。甚至還有一些學(xué)校在綜合檔案管理過(guò)程中以人工為主，工作效率低下，所以一些資料在管理過(guò)程中常常會(huì)因?yàn)槭芴鞖饣蛘咂渌蛴绊懚艿侥p，從而導(dǎo)致學(xué)校檔案資料失去應(yīng)用的價(jià)值。

三、解決學(xué)校綜合檔案管理存在問(wèn)題的策略

（一）制定規(guī)范化的檔案管理制度，突出學(xué)校發(fā)展特色。在學(xué)校不斷發(fā)展的過(guò)程中，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分發(fā)揮帶頭作用，有效結(jié)合本學(xué)校的發(fā)展特色和規(guī)模，制定科學(xué)合理的學(xué)校綜合檔案管理辦法、細(xì)則和規(guī)定，明確劃分學(xué)校各類檔案的歸檔范圍，并嚴(yán)格按照學(xué)校綜合檔案的歸檔制度進(jìn)行保管、保密、統(tǒng)計(jì)和利用，以便能夠更好地實(shí)現(xiàn)學(xué)校綜合檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，學(xué)校管理者還應(yīng)該積極將檔案管理工作全面納入學(xué)校發(fā)展的工作計(jì)劃中，明確劃分學(xué)校檔案管理各個(gè)部門(mén)的職責(zé)范圍和責(zé)任，有效提升學(xué)校檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的重要性。

（二）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在學(xué)校綜合檔案管理過(guò)程中，為了從根本上提升檔案管理水平，需要建設(shè)一支專業(yè)能力強(qiáng)、理論知識(shí)水平高和政治素養(yǎng)高的檔案管理隊(duì)伍。首先，每一所學(xué)校都應(yīng)該盡量安排兩三名專職檔案管理人員，減少兼職文件資料收集員的數(shù)量，讓學(xué)校綜合檔案管理室指導(dǎo)員督促各處室的檔案收集工作，從而保障學(xué)校檔案管理資料的完整性和規(guī)范性。其次，不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠及時(shí)掌握最新的業(yè)務(wù)技能，為提升學(xué)校綜合檔案管理水平奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

由于學(xué)校檔案管理工作非常復(fù)雜且具有較強(qiáng)的專業(yè)性，所以要求學(xué)校綜合檔案管理人員應(yīng)該具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。因此，只有這樣才能夠全面提升學(xué)校綜合檔案管理的水平，全面記錄學(xué)校在不斷發(fā)展過(guò)程中所發(fā)生的每個(gè)事件，以及取得的重要成果，為學(xué)校今后穩(wěn)定健康發(fā)展提供重要的依據(jù)。此外，學(xué)校在綜合檔案管理過(guò)程中還應(yīng)該進(jìn)行合理分類，為相關(guān)人員進(jìn)行查找和翻閱提供方便，允許學(xué)生進(jìn)行閱覽，從而促使學(xué)生能夠更加全面、更加深入地了解學(xué)校的發(fā)展歷史，提升學(xué)校在學(xué)生心中的整體形象，為學(xué)校穩(wěn)定健康發(fā)展提供重要的條件。

（三）利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。在社會(huì)信息化發(fā)展程度日益提升的同時(shí)，學(xué)校的檔案信息化建設(shè)亦將成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。對(duì)此，作為學(xué)校方面應(yīng)首先具備現(xiàn)代化的檔案管理觀，以現(xiàn)代發(fā)展觀來(lái)促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作逐步往現(xiàn)代化的方向發(fā)展。其次，則是在技術(shù)方面努力實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，簡(jiǎn)言之，即以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備來(lái)取代手工操作的方式，以進(jìn)一步提升工作的效率。最后則是實(shí)現(xiàn)信息資料的電子歸檔管理，以電子檔案的方式確保學(xué)校檔案信息的完整與安全。

四、結(jié)論

總之，學(xué)校檔案管理作為學(xué)校日常的重點(diǎn)工作內(nèi)容之一，其不僅見(jiàn)證了學(xué)校完整的發(fā)展過(guò)程，更能反映出學(xué)校整體的辦學(xué)水平。因而作為學(xué)校管理者，應(yīng)務(wù)必對(duì)學(xué)校的檔案管理工作給予足夠重視，不僅要在管理方式上不斷進(jìn)行創(chuàng)新，還要充分發(fā)揮學(xué)校檔案資源的作用，以促進(jìn)學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。

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