關(guān)于學(xué)校綜合檔案管理工作的探討

盧念國

【摘要】學(xué)校綜合檔案管理具有較強(qiáng)的整體性和立體性，所以做好學(xué)校綜合檔案管理工作是促進(jìn)學(xué)生穩(wěn)定發(fā)展的重要條件。通過分析學(xué)校綜合檔案管理工作的重要性，深入分析學(xué)校綜合檔案管理的現(xiàn)狀和問題，并提出具有針對性的學(xué)校綜合檔案管理策略，旨在提升學(xué)校的管理水平。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；綜合檔案；管理策略

學(xué)校綜合檔案管理是學(xué)校在不斷發(fā)展過程中非常重要的一項工作，也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要依據(jù)，能夠充分反映一所學(xué)校各項管理策略的科學(xué)性和規(guī)范化。因此，強(qiáng)化學(xué)校綜合檔案管理具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、學(xué)校綜合檔案管理工作的重要性

強(qiáng)化學(xué)校綜合檔案管理是滿足學(xué)校德育教育的重要依據(jù)。其中，學(xué)校在進(jìn)行德育教學(xué)的過程中可以將學(xué)校綜合檔案管理的內(nèi)容作為資料和依據(jù)，充分激發(fā)學(xué)生的求學(xué)熱情。同時，提升學(xué)校綜合檔案管理水平是促進(jìn)教學(xué)管理活動正常開展的條件。因此，不斷提升學(xué)校綜合檔案管理水平具有非常重要的現(xiàn)實意義。

二、學(xué)校綜合檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題

（一）學(xué)校綜合檔案管理制度缺乏規(guī)范性。目前，部分學(xué)校在發(fā)展過程中雖然按照《檔案法》和《實施辦法》等制定了各項規(guī)章制度，但是并沒有結(jié)合學(xué)校綜合檔案管理的現(xiàn)狀，脫離學(xué)校綜合檔案管理的實際情況，如尚未制定師生的檔案管理規(guī)定、缺乏單獨的學(xué)校管理法規(guī)，從而讓學(xué)校綜合檔案管理制度流于形式。同時，由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者忽略了學(xué)校綜合檔案管理制度的重要性，制度執(zhí)行力度較弱，缺乏強(qiáng)有力的行政力量，常常出現(xiàn)檔案材料收集不全面的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了學(xué)校綜合檔案資料的完整性。

（二）檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)偏低。當(dāng)前一些從事學(xué)校綜合檔案管理工作的人員以兼職為主，或者是全職的非專業(yè)人士，工作管理人員變動非常頻繁，對檔案管理業(yè)務(wù)知識了解較少，常常在學(xué)校綜合檔案管理的劃分、整理和編研過程中出現(xiàn)不規(guī)范的行為，嚴(yán)重影響了學(xué)校綜合檔案管理的水平。

（三）檔案使用效率較低。學(xué)校檔案室是收藏資料和檔案非常重要的地方，但是大部分學(xué)校的檔案室缺乏特色，尚未突出自己的建設(shè)特色。同時，還有一部分學(xué)校在檔案資料的綜合利用和開發(fā)中缺乏動力，從而導(dǎo)致學(xué)校檔案資料的使用效率低下。

（四）檔案管理手段落后。雖然現(xiàn)代信息化技術(shù)水平得到了較大的提升，但是一些學(xué)校在檔案管理過程中所采用的管理手段依然非常低下，信息化程度較低，導(dǎo)致學(xué)校綜合檔案管理無法跟上信息化發(fā)展的步伐。甚至還有一些學(xué)校在綜合檔案管理過程中以人工為主，工作效率低下，所以一些資料在管理過程中常常會因為受天氣或者其他原因影響而受到磨損，從而導(dǎo)致學(xué)校檔案資料失去應(yīng)用的價值。

三、解決學(xué)校綜合檔案管理存在問題的策略

（一）制定規(guī)范化的檔案管理制度，突出學(xué)校發(fā)展特色。在學(xué)校不斷發(fā)展的過程中，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分發(fā)揮帶頭作用，有效結(jié)合本學(xué)校的發(fā)展特色和規(guī)模，制定科學(xué)合理的學(xué)校綜合檔案管理辦法、細(xì)則和規(guī)定，明確劃分學(xué)校各類檔案的歸檔范圍，并嚴(yán)格按照學(xué)校綜合檔案的歸檔制度進(jìn)行保管、保密、統(tǒng)計和利用，以便能夠更好地實現(xiàn)學(xué)校綜合檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時，學(xué)校管理者還應(yīng)該積極將檔案管理工作全面納入學(xué)校發(fā)展的工作計劃中，明確劃分學(xué)校檔案管理各個部門的職責(zé)范圍和責(zé)任，有效提升學(xué)校檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展過程中的重要性。

（二）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在學(xué)校綜合檔案管理過程中，為了從根本上提升檔案管理水平，需要建設(shè)一支專業(yè)能力強(qiáng)、理論知識水平高和政治素養(yǎng)高的檔案管理隊伍。首先，每一所學(xué)校都應(yīng)該盡量安排兩三名專職檔案管理人員，減少兼職文件資料收集員的數(shù)量，讓學(xué)校綜合檔案管理室指導(dǎo)員督促各處室的檔案收集工作，從而保障學(xué)校檔案管理資料的完整性和規(guī)范性。其次，不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠及時掌握最新的業(yè)務(wù)技能，為提升學(xué)校綜合檔案管理水平奠定堅實基礎(chǔ)。

由于學(xué)校檔案管理工作非常復(fù)雜且具有較強(qiáng)的專業(yè)性，所以要求學(xué)校綜合檔案管理人員應(yīng)該具備較強(qiáng)的專業(yè)知識和豐富的管理經(jīng)驗。因此，只有這樣才能夠全面提升學(xué)校綜合檔案管理的水平，全面記錄學(xué)校在不斷發(fā)展過程中所發(fā)生的每個事件，以及取得的重要成果，為學(xué)校今后穩(wěn)定健康發(fā)展提供重要的依據(jù)。此外，學(xué)校在綜合檔案管理過程中還應(yīng)該進(jìn)行合理分類，為相關(guān)人員進(jìn)行查找和翻閱提供方便，允許學(xué)生進(jìn)行閱覽，從而促使學(xué)生能夠更加全面、更加深入地了解學(xué)校的發(fā)展歷史，提升學(xué)校在學(xué)生心中的整體形象，為學(xué)校穩(wěn)定健康發(fā)展提供重要的條件。

（三）利用信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。在社會信息化發(fā)展程度日益提升的同時，學(xué)校的檔案信息化建設(shè)亦將成為時代發(fā)展的必然趨勢。對此，作為學(xué)校方面應(yīng)首先具備現(xiàn)代化的檔案管理觀，以現(xiàn)代發(fā)展觀來促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作逐步往現(xiàn)代化的方向發(fā)展。其次，則是在技術(shù)方面努力實現(xiàn)現(xiàn)代化，簡言之，即以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備來取代手工操作的方式，以進(jìn)一步提升工作的效率。最后則是實現(xiàn)信息資料的電子歸檔管理，以電子檔案的方式確保學(xué)校檔案信息的完整與安全。

四、結(jié)論

總之，學(xué)校檔案管理作為學(xué)校日常的重點工作內(nèi)容之一，其不僅見證了學(xué)校完整的發(fā)展過程，更能反映出學(xué)校整體的辦學(xué)水平。因而作為學(xué)校管理者，應(yīng)務(wù)必對學(xué)校的檔案管理工作給予足夠重視，不僅要在管理方式上不斷進(jìn)行創(chuàng)新，還要充分發(fā)揮學(xué)校檔案資源的作用，以促進(jìn)學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。

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