淺談干部人事檔案的規范化管理

劉穎波

【摘要】干部人事檔案工作是人事管理工作中的重要組成部分之一，是組織人事部門按照黨的干部政策規定，在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載個人成長經歷、真實再現干部本人德、能、勤、績、廉等方面內容的文字材料，能夠反映干部本人的基本面貌。

【關鍵詞】干部人事檔案；規范化；管理

干部人事檔案管理，是人事部門工作中的一個重要組成部分，是做好干部人事工作的基本前提。目前人事檔案管理制度并不完善，實施效果也不理想，沒有落實到位，領導對這項工作也不夠重視，人事檔案的管理缺乏規范化，主要體現在人事檔案管理人員的綜合素質不高、缺乏專業性的人才、制度不完善、具體操作不規范等。去年筆者參與了干部人事檔案的整理工作，切身體會到了干部人事檔案工作的重要性，現就干部人事檔案工作中存在的一些問題談談自己的一些想法。

一、干部人事檔案管理工作的現狀

（一）對干部人事檔案管理工作不夠重視。人事檔案工作是一項業務性很強的工作。有的領導對干部人事檔案的工作存在片面的認識，他們認為管理檔案的人做的是一項枯燥的工作，一項默默無聞的工作，隨便找個人也能應付此項工作，平時督促指導不到位。少數管檔人員認為管理檔案是個很輕松的職業，平時只要負責收集人員的基礎信息以及相關的資料就可以勝任這項工作，隨意性很大，責任心不強，對干部檔案材料審核把關不嚴，致使不真不實的的檔案材料歸檔入庫，嚴重影響了干部人事檔案的管理。

（二）制度不健全，歸檔不及時、不規范，造成檔案材料的損壞、遺失。干部人事檔案記錄著每個人的成長過程，關系著每個干部的切身利益和政治前途。收集人事檔案材料、補充人事檔案內容，是貫穿于人事檔案工作始終的一項日常性的工作。有的單位沒有專業人士來管理人事檔案，管檔工作人員并不知道干部人事檔案的工作程序，操作不規范，同意本人隨便查看檔案，不及時將檔案材料補充進來，有時會遺漏某個重要的檔案信息，將原始材料弄丟，這不僅對檔案的完整性有很大的影響，而且對檔案持有者也會造成不良的后果。加之某些單位政工人事部門工作人員變動頻繁，使用檔案不注意保護，損壞檔案材料。

（三）檔案管理人員的綜合素質不高，專業性不強。檔案管理每天工作單一，看不到什么成績。大部分單位是一些年紀較大的人來擔任檔案管理工作，這些人綜合素質普遍不高，沒有學習檔案管理的專業知識，沒有經過專門的培訓，有的管理人員圖省事，不按照要求制作檔案材料，發現干部檔案材料缺失也不及時催報，還有的不知道對檔案的整理、裝訂以及擺放有著嚴格的規定，甚至檔案裝錯對象，歸入他人檔案，這就造成了檔案材料不齊全、不規范的問題，自然人事檔案的管理很難有突破性的進展。

（四）檔案的存舍把握不準。檔案材料分項很多，隨意擴大收集范圍，造成檔案龐雜，降低了實用性，增加了工作量?？s小收集范圍會缺失材料，影響完整性。整理工作中常會碰到分不清哪些材料要入檔案，哪些檔案可以舍棄不用進檔案，哪些檔案缺少可以補進來，哪些是第一手材料不能銷毀等方面的棘手問題。

二、干部人事檔案管理工作的重要性

干部人事檔案記錄了每位干部的個人簡歷、考察考核、學習進修、學術研究、獎懲處罰、工資待遇等情況，是一套完整的反映干部政治思想、品德作風、業務能力、學識水平、工作實績等方面的歷史真實憑證?？梢詾榻M織干部人事工作和社會有關方面出具干部的歷次任職憑證、工資變動憑證、黨團關系憑證、學歷層次憑證等，為晉升工資、晉升職稱、房屋公證、解決老干部待遇、機構人事改革等提供有價值的服務，可以把檔案中記載的內容作為重要依據之一。

干部人事檔案在選拔使用干部上發揮著非常重要的作用，它是全面考察了解和選拔使用干部的一個重要依據，因此干部信息要及時更新，保證信息的真實可靠，才能為組織上準確選人用人提供參考依據。

三、做好干部人事檔案管理工作的建議

人事檔案的管理可以說是一個集體的核心，十分重要。針對干部檔案管理中存在的問題，我們要采取有效措施，切實加以解決。可以先從制度入手，再提高檔案管理人員的整體綜合素質，規范操作，不斷提高干部檔案的管理水平。

（一）領導重視，檔案規范化意識增強。各級領導應充分認識到人事檔案工作的重要性，并把檔案工作列入議事日程，給予檔案工作大力支持。選配政治可靠、作風正派、責任心強、業務素質高的中共黨員從事干部人事檔案工作，專崗專責，對其灌輸管理理念，強調管理細則，要求干部檔案管理部門肩負起業務把關的責任，對檔案收集、接收、查借閱、轉遞、保管全程把關，確保人事檔案的真實性、保密性、完整性。

（二）加強宣傳，提高大家對干部人事檔案工作的認識。通過一些途徑讓大家對人事檔案工作更多地了解，更好地認識，明白檔案關系著每個干部的切身利益和政治前途。要加強宣傳，使各級領導和人事檔案工作人員充分認識到這項工作的重要性，把干部人事檔案工作上升到政治的高度，以高度負責的態度，敢于擔當的精神，有條不紊地認真做好、落實好干部檔案的工作。

（三）建立健全各項制度，及時歸檔，檔案材料要真實、完整、規范。制度是一個集體的靈魂，沒有了制度，也就沒有了規矩，古話說：無規矩不成方圓。的確，在管理人事檔案這項工作中，同樣也需要制度的約束。要制定切實可行的干部人事檔案管理制度，要在適當的時間統一進行清理、催交，以保證人事干部檔案的材料全部歸檔，收集到的每份材料要齊全，系列材料要系統成套，有頭有尾。單份材料不缺頁，無損壞。歸檔的材料進行審查，甄別材料的真偽，判定材料的保存價值，是否符合歸檔要求，按照檔案材料的分類原則，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸，以提高干部人事檔案材料收集的工作效率，從而達到干部人事檔案的規范化管理。

（四）加強現代化管理，建立干部人事檔案信息網絡管理系統。當今處于信息化時代，干部人事檔案的管理也應走上現代化。要跟上形勢的發展，更新觀念，深入進行檔案管理工作的改革，選擇配套的檔案管理軟件，在電腦以及其他設備中認真細致地錄入每個人的個人信息并進行收集、存儲和管理，方便隨時調取、查看，更好地跟上干部人事檔案工作的飛速發展。

（五）做好業務培訓，提高政工人事人員的整體水平。做好干部人事檔案的管理工作，要求管檔人員要有一定的檔案專業知識，更重要的是他們在思想上、政治上、工作作風、業務能力等方面都要過硬。組織人事部門要定期對檔案管理人員進行業務培訓，讓其明確干部人事檔案的歸檔范圍、具體操作程序，也可以到上級管檔單位跟班學習，不斷提高檔案管理人員的水平。新接手的管檔人員上崗前要對其進行電腦操作、檔案管理操作流程等專業培訓。也可邀請管檔單位每年深入基層指導工作，幫助解決基層單位人事檔案管理上存在的困難，對存在的問題進行糾正。新、老干部檔案管理員工作移交時，要履行交接手續，原干部檔案管理人員要負責處理好手上遺留的工作，使新接手工作的檔案管理人員能更進一步地做好工作。

人事檔案記錄了當事者本人的大量信息，反映干部政治思想、品德作風、業務能力、學識水平、工作實績等方面的材料，這些都直接關系到檔案持有者本人，如果是因為人事檔案的管理不規范而導致當事者求職的失敗或是錯過一些重要的機會，那么這些后果將是無法挽回的?？梢?，檔案對于任何一個人都有不可估量的影響，它決定了一個人的前途以及未來的發展狀況。人事檔案管理的規范化應該引起大家的共同關注，我們應抓住當前有利時機，加強學習，實現檔案管理的科學化、規范化、現代化，將人事檔案的價值發揮到更大。