基于現代人力資源管理的人事檔案管理淺析

姚勇

【摘要】檔案不僅是每一個企業的重要信息資源，更能夠在人力資源管理中發揮極其重要的作用。但是在當前情況下，人事檔案管理工作的成效還不夠好，存在各類問題。本文從不同企業類型方面著手，基于現代人力資源管理視角，對人事檔案管理工作中出現的問題進行剖析，針對每一個問題提出相應的可行性解決方案，以期能夠提升該項工作的開展效果，促進各企業的進一步發展。

【關鍵詞】人事檔案；人力資源；管理

人事檔案管理工作作為每一個企業管理體系中的重要組成部分，能夠發揮很大的作用，對人力資源管理的發展有著非常重要的影響。在人力資源管理體系不斷發展的背景下，越來越多的人開始關注人事檔案管理的問題。但是，現行制度下不論是政府機關、事業單位還是公共管理部門，在人事檔案管理方面都存在不同程度的問題，不同的企業受到單位類型不同影響產生的問題也不盡相同。本文將從不同的方向對這些問題進行分析。

一、人事檔案在不同單位中的常見問題

（一）政府機關及事業單位。在政府機關及事業單位中，人事檔案主要存在的問題是：首先，內容單一不全面。人事檔案一般是人事管理中長期形成并記載的，包括了員工個人及家庭的基本情況和信息，能夠記錄個人的特殊才能、工作表現、道德品行和主要經歷等，通過所在單位集中保存以備后期查閱。人事檔案中較為重要的內容就是個人才能和工作表現的內容，但是在很多政府機關及事業單位的人事檔案中，往往缺失最重要的部分，只有簡單的人員簡歷及自然情況。很多人事檔案對人員的工作表現、個人特點、業績情況等都沒有詳細的記錄，無法從檔案中看出個人特長和特點，這樣的人事檔案無法提供有效的信息，便不能成為單位后期選拔人才的依據。其次，人事檔案的管理手段相對落后。在近些年現代化技術高速發展的背景下，人事檔案也有著規范化和科學化的要求。但是很多單位現階段對人事檔案的管理仍然處在傳統的管理方法中，檔案收集和管理不當的問題時有發生，很多檔案分散甚至丟失，對人事考察的整體性有嚴重的影響，這樣的現狀無疑降低了人力資源的使用效果，無法適應當前的人力資源管理發展現狀。

（二）中小企業。一是人事檔案真實性差。與政府機關及事業單位不同的是，中小企業的人事檔案存在嚴重的失真性。尤其是近些年，隨著科技的發展，檔案造假更為便利，個人信息內容偽造等問題更為嚴重。假學歷、假工作經驗、假年齡、假身份等問題在中小企業的人事檔案中頻頻出現。造成這種失真情況的原因主要有兩個，其一是中小企業的人事檔案管理人員不夠重視檔案管理工作，工作態度存在問題，對審查不夠細致和嚴格。其二是人事檔案管理人員普遍工作經驗少，管理水平有限，對信息的真偽程度難以有效辨認，面對虛假信息沒有有效的渠道進行鑒定或驗證，只能夠被動的接收和錄入信息。這類虛假信息的存在嚴重影響了中小企業人力資源管理工作，不僅影響員工評估工作，更給企業發展帶來安全隱患。二是人事檔案缺失。中小企業的人事檔案缺失問題比較嚴重。受到市場經濟的影響，終身雇傭制在中小企業中很少施行，頻繁的人員流動使得員工用工時限縮短，對人事檔案管理工作帶來巨大的挑戰，加重的檔案管理難度也使得檔案缺失更易出現。部分企業受到能力限制甚至干脆不為員工建立人事檔案。這一現狀使得企業在用才、選才、識才方面存在安全隱患，亟待改善。

（三）大型國有企業。一是人事檔案時效性較差。受到我國國情的影響，我國的大型國有企業中，人事檔案管理方式與事業單位類似，管理內容往往集中在對人員經歷的記錄，這些檔案大都3-5年才整理一次，每次整理時不再審核檔案中已有的材料，而每次新加入的東西僅僅局限于一些工資變動表格和績效考核表格，材料程式化嚴重，能夠反映人員現狀的材料較少，難以為企業管理者提供足夠有價值的信息。二是人事檔案管理技術水平相對落后。我國的大多數國有企業普遍沿用了傳統的人事檔案管理方法，以紙質的方式存放和管理，依然沒有形成數字化的管理模式。這些企業受到其自身特點影響，全國各地的分公司較多，人員崗位變動較多，很多人員需要跨城市調配，當人員離開所在城市后檔案卻仍然留在原城市，人檔分離的問題給檔案的查找和存放帶來嚴重困擾，也浪費了很多財力物力。

（四）外資企業。一是忽視人事檔案管理。外資企業也是當前各類企業中的龐大分支，外資企業與其他企業不同，其對人員的考核往往更注重績效，因此更多的關注人員招聘和培訓，對人員的人事檔案沒有給予足夠的重視，僅存的檔案大都以紙質為主，有些企業甚至沒有紙質檔案，直接將人員檔案委托給有關機構保存。由此可見，外資企業的人力資源管理上存在忽視人事檔案管理工作的問題。二是輕視人事檔案管理人員。外資企業當前還普遍存在的問題是，盡管其對人才和人力資源比較重視，但是卻對從事檔案管理的人員沒有足夠的關注，在外資企業從事檔案管理的人員大都職位和薪資較低，都是人力資源部門中最低層次的人員，在企業發生重組或重大變動時，會被最先裁減。因此，外資企業中從事人事檔案管理的人員在不斷減少，人員流動性對其工作積極性和整體工作水平產生了影響。

二、解決人事檔案管理問題的策略

（一）改變觀念，提高重視。從上文的分析中能夠看出，各類企業中出現人事檔案管理問題時，往往都是受到思想觀念的影響，企業的領導者未能夠重視人事檔案管理人員及工作是主要原因。如果能將人事檔案管理工作提升到戰略層面上，（下轉第188頁）（上接第180頁）便可以通過人事檔案為企業決策者提供更加客觀的依據，幫助管理者對員工能力、素質及特點進行更為綜合的分析。

（二）加強時效性和真實性。傳統的人事檔案普遍將重點放在對個人的歷史記錄上，每次整理檔案的間隔時間較長，因此出現失真的可能性很大。現代檔案管理應當徹底改變這一現狀，縮短檔案整理的時間間隔，不斷增加個人近期情況和綜合評定，合理拓展存檔范圍，將個人可公開的信息進行分類，存儲并補充最新信息，確保檔案得到及時的更新。同時，還應當盡可能保證檔案內容的真實性，在進行檔案錄入時嚴格審核內容的可靠性，不能讓檔案形同虛設。

（三）采取先進手段進行現代化管理。在信息技術高速發展的今天，陳舊的管理模式對人事檔案管理工作產生著嚴重的影響，因此應當盡可能的采用最先進的科技手段，實現網絡化、自動化和一體化，改變傳統的紙質媒介人事檔案，形成數據化的檔案資料，在企業內部開發數據平臺，形成資源共享。

三、結論

人事檔案作為我國人才的重要信息來源，是整個社會公共信息的重要組成部分。它通過社會載體，對國家人才進行分門別類，是國家或企業知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案為人力資源管理提供可靠的人才資源和信息，成為選拔人才和重用人才的依據，為人力資源管理的發展帶來動力。在企業競爭日益激烈的今天，企業人事檔案管理工作必須要轉變觀念，適應現代化管理的需要，把檔案工作延伸到企業發展的最前沿，積極拓展服務職能，為人力資源開發提供強有力的保障，進而推動企業人力資源發展。

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