對總部片區辦公室文秘隊伍建設的調查與思考

馬婉星

本文主要以總部片區5個單位辦公室文秘隊伍（主要指從事文字工作的秘書）為對象，通過普遍調查和典型調查的方式，了解公司總部片區辦公室系統文秘隊伍的基本情況，對現狀進行分析，有針對性地對加強總部辦公室系統文秘隊伍建設提出建議，探討如何使文秘人員進一步適應公司改革發展的需要，希望對加強公司辦公室系統的文秘隊伍建設提供一定的參考。

一、基本情況

（一）調研對象基本情況。本次調研的對象為總部片區建設公司辦公室、三個事業部和中核設計辦公室文秘人員，主要為從事公文業務、文稿寫作相關人員。據統計，公司總部片區辦公室系統共有41人，其中文秘人員有16人，僅有1名男性。1.年齡結構。最大48歲，最小26歲。30歲以下的8人，占50%；30—40歲的6人，占37.5%；40歲以上的2人，占12.5%。2.學歷構成。碩士1人，占6.25%；本科6人，占37.5%；專科8人，占50%；中專1人，占6.25%。其中第一學歷為本科以上的6人，占37.5%；專科4人，占25%；高中、中專、技校的6人，占37.5%。3.專業構成。文史類對口或相近專業人員4人，占25%；理工或其他相距較大專業12人，占75%。4.政治面貌。黨員10人，占62.5%；群眾或團員6人，占37.5%。5.崗位職責。6人從事與文稿撰寫相關的工作，即文字秘書，占37.5%；10人從事公文收發或其他相關工作，占62.5%。同時，每個人都或多或少承擔信息、督辦、印章、文檔、保密、信訪、會議等其他事務性工作。總部各事業部、中核設計辦公室文秘人員同時還要兼顧黨紀團工等工作。

（二）調研情況。本次調查問卷發放和訪談范圍包括文秘人員、辦公室主任、辦公室主管領導和其他部門隨機人員共計30人。他們對于公司總部片區辦公室系統文秘隊伍的意見和建議如下：1.31%的人認為文秘人員最合適的年齡為25—35歲，38%的人認為30—45歲，31%的人認為可以不限年齡。2.100%的人認為文秘人員需要實踐經驗及相應的培養。其中18%的人認為需要3個月至半年的實踐經驗，47%認為需要1年，35%認為需要2—3年；12%的人認為需要培養半年，59%的人認為需要培養1年，29%的人認為需要培訓2年。3.71%的人認為文秘人員需要秘書、檔案或計算機等相應的資格證書，29%的人認為能力比證書重要。4.100%的人認為公司特別是總部辦公室文秘人員崗位任職需要有相應的資格或門檻。主要從專業、資質證書、工作經驗和崗位層級考慮，同時也要關注政治素質、工作能力和工作態度。5.100%的人認為文秘人員的文字功底非常重要。同時還應在辦公室辦事、辦會等業務能力方面，在對公司的戰略及政策等各類信息的了解方面，在各種辦公軟硬件方面，以及為人處事的能力方面等均應達到一定的水平。

二、現狀分析

通過調查的結果分析，公司總部辦公室系統文秘隊伍的特點和問題表現如下：

（一）年齡結構基本合理，但男女比例失調。總部辦公室系統文秘人員的年齡主要在26—40歲之間，年齡結構基本合理。首先，這一年齡階段的人員正處于精力、體力的上升和峰值階段，對于辦公室繁雜工作更能勝任。其次，這一階段的人員基本已有一定的實踐經驗，能夠勝任一般性的文書、秘書類工作，特別是各辦公室的“筆桿子”基本在30—40歲之間，能力閱歷和對公司情況的了解都有了一定的積累，基本能夠滿足各項工作的需要。

主要問題：一是公司總部片區辦公室系統中只有1名男性文秘人員，男女比例嚴重失調。一般來說女性具有細致、穩妥、抗壓能力強等特點，比較適合文秘工作。但是，公司總部片區辦公室文秘人員的年齡段不僅是工作的黃金時期，也是生養子女的黃金時期，精力上容易受到影響。二是這一年齡段會更多考慮下一步的發展，但受訪文秘人員普遍反映上升通道狹窄，與同時期參加工作的其他領域人員比較存在差距。

（二）知識結構欠佳，文秘業務能力有待加強。文秘人員中大部分為大專畢業，且專業五花八門，與文秘工作相距甚遠。同時，基本沒有接受過系統的理論教育，其知識結構和能力素質往往表現出種種不適應，不是文筆能力不行，就是對公司的戰略、政策、機構沿襲、其他部門的情況不甚了解，在運用現代辦公技術處理信息方面的能力也存在不足。僅依靠短短幾天的師帶徒方式，更多地只是從事一些技術性不強、靠熟悉和重復就能上手的工作。

主要問題：一是很多受訪人員一方面認為文秘人員的文字能力很重要，另一方面又認為文秘就是做個收發文、給領導整理材料、處理雜事而已，文秘人員的工作得不到肯定和重視。二是各單位的“筆桿子”往往只有一個，缺少后備人選，且存在“能者多勞”的情況。三是受訪人員普遍認為，文秘人員既要做專家，又要做雜家，即文秘業務能力要專，其他知識儲備要雜，這樣才能真真做到“外腦”的“輔政”作用。這樣看來，文秘人員一方面被看低，一方面又被“寄予厚望”。但要達到又專、又雜，個人的資質、能力、時間的歷練、系統的培養一個都不能少。

（三）工作經驗欠缺，壓力較大。一方面，大部分文秘人員從事文秘工作時，不是白紙一張，就是半路出家，缺少文秘方面系統的培養，往往是“趕鴨子上架”，業務能力欠缺。但是由于辦公室工作時效性較強，且與領導直接接觸，各種行為都容易被放大，因此工作壓力較大。另一方面，一些文秘人員整天忙于應付事務工作，“辦文辦會、跑腿打雜”，成天低頭趕路，很少有時間和精力去學習和思考如何進一步提高業務能力。

主要問題：一是總部辦公室人員流動較快，一些經過培訓成長起來的文秘人員在近五年中不斷調離，文秘隊伍經受了幾乎是脫胎換骨式的更新交替。新替補上來的人員往往業務不熟悉，基本沒有接受過系統的培訓教育，其知識結構和能力水平與工作不適應，尤其是文字綜合能力一般甚至較差。二是長期在總部工作的人員缺少對基層的了解；而基層調往總部的人員雖然對基層了解，但過于狹窄，對公司整體情況往往不熟悉、不了解，缺乏全局意識。三是有些文秘人員曾經從事宣傳或工會、團委工作，其性格和辦事風格與文秘工作尚不能很好適應。四是公司總部辦公室文秘人員在寫作能力上并不突出，對于紀要、講話稿、報告等綜合要求較高的材料，在知識積累和寫作能力上存在一定差距。

（四）成就感不強，文秘工作動力不足。已經從事文秘工作的人員，分為三種情況，第一種是處于關鍵崗位、工作能力較強，已結婚生子的；第二種是未婚、能力較強，且在公司沒有較大牽絆的；第三種是從事的崗位專業要求不高，主要為公文收發等重復性或規范性較強的工作。本科以上的文秘人員往往覺得與同期參加工作的同事（工程、經營發展等方向）相比，長期止步不前，存在失落感。在評價工作績效時，文秘人員往往會被忽視、低看，尤其是文字工作的隱性成績很難得到認可，其他人員對于文秘工作的整體印象也往往停留在低層級事務性崗位的印象上。

主要問題：已從事文秘工作的人員，第一種和第三種因為家庭和個人能力等原因相對穩定，但第一種人員因自身價值得不到更多的認同感，對于自我規劃基本都是向其他專業方向發展；第二種人員則存在較大的不穩定性，一旦有機會或更好的選擇，就會立刻尋找機會離開。未從事文秘工作的人員對于進入這一專業明顯存在疑慮，從更利于自身發展的角度考慮，一般不將文秘崗位作為最佳選擇。當一些優秀的文字秘書調離后，新的人員往往一時難以補充到位，或出現隨意調配人員的情況。

三、對策和思路

從本次調研獲得的意見顯示，大家（包括文秘人員自身）對于文秘人員的要求相對較高。主要歸納如下：政治素質高，能夠嚴守工作秘密；工作經驗豐富，專業能力突出（包括PPT制作等現代辦公軟件使用能力等實用能力，辦事能力，記憶能力等等）；溝通協調能力強，能夠起到公司上下、內外的橋梁和潤滑作用；學習能力較強，能夠成為雜家；知識豐富，寫作能力強，能起到以文輔政的作用；細致耐心，高效執行，反應迅速；耐得住寂寞、扛得住壓力。結合調研結果和問題分析，以及受調研人員提出的建議，筆者對公司總部片區辦公室系統文秘隊伍建設提出思路如下：

（一）建立文秘人員尤其是公司總部文秘人員準入機制。一是針對主管以上人員，在專業和工作經驗上要有相應的要求，比如專業對口，應有2年的相關工作經驗，文筆水平較高，在原單位應已承擔重要文稿寫作工作1年以上；如專業不對口，則應取得相應培訓證書，有3年的相關工作經驗，文筆水平較高，在原單位應已承擔重要文稿寫作工作2年以上等。同時，應為中共黨員，有原工作單位直接上級對其的推薦信、近兩個季度績效排名和個人起草的重要文稿案例。對于一般事務性人員則可以適當放寬要求，但仍應具有相關工作經驗。

（二）建立試用和淘汰機制。對于調往總部片區尤其是公司辦公室的文秘人員，應采取3個月的試用期機制，如不能適應總部工作節奏和要求的，不再留用。同時，對于已在總部辦公室工作的文秘人員，如連續兩個季度績效考核倒數，且直接上級認為不能勝任工作的，建議采取降低崗級措施，如后續兩個季度仍然考核倒數，沒有實質改進的，建議調離崗位。通過嚴把入口、疏通出口，確保文秘隊伍的健康發展。

（三）開展上掛鍛煉和崗位交流。定期選調基層單位文秘人員或其他寫作能力較強的人員到公司總部片區辦公室跟班學習鍛煉至少半年，在此過程中發現優秀文秘人才，并以此建立文秘后備人員信息庫，為選拔文秘后備人才提供保障。同時，對于總部文秘隊伍中較優秀的人才，可采取崗位交流的方式，到總部其他部門、公司基層單位進行1—3個月的短期學習鍛煉，以使他們進一步了解公司各方面的情況，拓展內部視野。

（四）科學開發文秘人才。鑒于現實生活中由于性格、能力使然，不可能讓每個文秘人員成為全才。因此，在選用過程中，要不拘一格，不求全責備。一方面把一些基礎好、素質高的人才選進文秘隊伍，另一方面要分析他們的性格和優勢所在，將他們向自己更能勝任的方向和崗位培養。通過科學的開發，形成性別比例協調、專業結構合理、富有生機活力的文秘隊伍。

（五）加大培訓力度。一是采取“請進來、走出去”的辦法，不定期組織文秘人員參加社會培訓取證，到其他單位交流學習，拓寬視野，拓展知識面。同時，結合工作實際，邀請外部專家、教師舉辦專題講座、培訓課程，內部開展經驗交流，不斷提高文秘人員的業務素質。二是拓寬學習領域。不但要學習秘書專業知識，還要學習政治理論、政策法規、綜合協調、經濟、管理、安裝專業和核能行業、現代辦公工具等有關知識，努力使文秘人員成為“多面手”。三是為文秘人員提供更多參與公司重要政策實施、重要改革落實的機會，讓其盡可能多地旁聽各類重要會議，了解公司的各種真實信息和領導的所思所想，形成更廣闊的思想格局。

（六）營造良好工作環境。一是堅持正確的用人導向。使優秀文秘人員在工作中獲得更多的尊重和滿足感，為其提供更廣闊的發展空間，充分調動他們的積極性和創造性。二是在工作上創造條件。有意識地經常給文秘人員出課題、定計劃、交任務、壓擔子。讓他們在其位、履其職、盡其責，發揮更大的效用，而不是成天被繁雜的事務性工作捆住手腳。三是加強文秘隊伍的作風建設。要引導文秘人員正確認識自己的工作和價值，能以大局為重、工作為重，勇于承擔責任；引導他們耐得住寂寞與清苦，甘于在平凡的崗位上創造一流業績。

四、結束語

通過本次調研，總體感受大部分受訪的文秘人員工作態度還是比較樂觀向上的，只要還在這個崗位上，都有意愿把每一份工作做好，即使是一份普通文件的校對成果，一份普通講話稿的寫就，對他們來說也是一份“小確幸”。同時，他們也有著自己對于工作與生活不同的訴求。如何幫助他們進一步成長，如何進一步充實和提升公司總部文秘隊伍的整體素質，因涉及到工作機制、激勵機制、人才機制等多個方面，不可能一蹴而就，謹希望通過這篇文章能夠提供一定的參考。