新形勢下農業科研檔案管理存在的問題及應對策略

董小莉

[摘 要]在農業科研工作中，檔案管理是較為重要的內容，加強農業科研檔案管理，不僅能為科研工作的開展提供豐富的資料依據，還能為科研工作的研究方向提供一定的指引。本文從農業科研檔案管理的重要意義著手，對當前農業科研檔案管理中存在的問題進行分析，針對問題提出相應的改進措施，以達到提高農業科研檔案管理水平和利用率的目的。

[關鍵詞]農業科研；檔案管理；改進

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.093

[中圖分類號]G275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-0-02

在新形勢下，檔案資源已經成為社會各界發展的核心資源之一，在農業科研機構中，通過提升科研檔案的管理水平，能為科研人員提供更好的服務，創新農業科研機制，促進科研工作的開展。由于農業科研檔案的管理質量直接影響農業科研機構的建設發展，影響科研管理的效率，因此，相管人員應對目前農業科研檔案管理工作中存在的困難和問題進行認真分析，結合當前農業科研機構的實際情況和新形勢對農業科研工作的要求，探索改進檔案管理工作的方法和措施，最終提升農業科研機構的檔案的管理水平。

1 加強農業科研檔案管理的重要意義

農業科研檔案是科技檔案的重要組成部分，是科研工作者在開展農業科研活動中形成的一些有利用價值、保存價值和指導價值的圖樣材料、科技文字材料、電子文件、視頻資料等，其內容主要為科研課題的可行性研究報告、課題論證；實驗、測量、觀察記錄；課題研究報告、論文、專著；課題成果驗收、鑒定材料；科研成果申報材料；科研成果推廣方案、合同、協議、總結以及用戶反饋信息等。隨著科學技術的蓬勃發展，農業科技的現代化進程也越來越快，農業科技產業化的趨勢越來越明顯。在信息時代，科研檔案管理作為農業科研機構的重要工作內容，其作用和價值越來越明顯，農業科研檔案規范化和標準化建設的加強，不僅能顯著提升農業科研工作的效率，還能很好地展現農業科研機構的學術水平，進而促進農業科研機構創新性和持續性發展。

2 目前農業科研檔案管理中的問題

2.1 檔案管理意識不足

在農業科研機構中，科研檔案資料由科研人員和檔案管理人員共同形成。從農業科研檔案管理的現狀看，科研工作人員的檔案管理意識普遍欠缺，沒有充分重視收集、整理、歸檔和管理相關材料。加上有的科研人員為了自身使用方便，經常會將很多關鍵材料留在自己手里，影響農業科研檔案的形成及綜合管理。此外，季節性和農時性是農業研究較為突出的特點，科研人員要經過大量的田間試驗才能完成研究，這導致農業科研檔案存在資料量大、缺失材料難以補回、收集難度大等問題。有的科研人員缺乏檔案管理意識，他們認為檔案管理工作應該由檔案管理工作人員完成，不屬于自己的職責范圍，沒有及時將手中富含價值的資料轉交給檔案管理工作人員，這在一定程度上影響了農業科研檔案資料的完整性，同時，增加了檔案管理人員收集歸檔資料的難度。

2.2 檔案管理手段滯后

目前，檔案管理受傳統管理方式的影響，特別是年紀較大的檔案管理工作人員，缺乏計算機操作技能，習慣于手工管理，停留在紙質檔案的層面，難以適應檔案管理信息化的管理要求，從而影響了檔案管理的信息化建設。且紙質檔案容易出現遺失和損壞的現象，這給檔案資料的完整性造成了一定的影響。除此之外，在管理科研檔案的過程中，還存在檔案室建設不符合標準的情況，缺乏防火、防霉、防盜、防蟲的有效措施，影響了檔案資料的安全。

2.3 檔案分類不清

科研檔案管理，本身就是一項分門別類的工作，相關人員必須要根據科研方向、年份、內容、科研規模等進行分類整理，這樣才能保證檔案資料的良好開發及應用。近年來，隨著農業科研力度的加深，科研項目也越來越多，加上科研項目的內容、分類界限比較模糊，從而導致在檔案資料收集方面也比較混亂、模糊。加之檔案信息比較繁雜，很多檔案管理人員難以準確地進行分類，或者在歸檔過程中不注意資料的完整，使檔案資料過于混亂。

2.4 檔案管理人員水平不高

從目前農業科研檔案管理人員隊伍建設的情況看，還存在檔案管理人員綜合水平較低的問題。農業科研機構往往將更多的精力集中在科研方面，沒有充分重視檔案管理，且有的單位管理檔案工作人員并不是專業的、專職的，有的檔案管理工作者是行政人員兼職的，且存在一人兼多職的情況，他們對檔案管理工作的重要性認識不足，精力不足，缺乏專業的檔案管理知識，降低了檔案管理的水平。隨著時代的發展、科技的進步，新形勢對農業科研檔案管理提出了更高的要求，但實際工作中，檔案管理工作人員的能力、狀態和專業水平均與時代發展的要求存在較大差距。

3 解決農業科研檔案管理問題的策略

3.1 提高檔案管理意識

思想決定行動，農業科研機構要想真正提高檔案管理水平，需要從全體干部職工的思想建設入手，使其深刻認識到檔案管理的重要意義，加強對全體人員的教育、培訓。特別要讓農業科研人員正確認識歸檔工作的重要性，加強其與檔案管理工作人員的合作意識，進而給農業科研檔案管理工作做好鋪墊。科研機構應切合本單位實際，密切聯系科研工作，建立健全檔案管理制度，將科研檔案管理作為重點工作同步推進，并將收集、整理和歸納檔案資料工作納入科研人員的職責范圍和考核指標中。科研機構應對檔案管理流程進行規范化管理，規范檔案材料的收集、整理和歸檔等，還要要求檔案管理人員定期走進科研課題，協助科研人員開展檔案資料收集、整理等工作，檢查科研人員收集檔案資料的準確性、完整性，為歸檔工作打下基礎。

3.2 實現檔案管理多樣化

傳統檔案管理采用的是紙質管理方式，隨著時間的推移、檔案資料的增加和信息量的加大，在傳統的檔案管理活動中，檔案使用者想利用資料時還需要花費大量的精力進行查找，耗費的時間較長。同時，借閱紙質檔案還存在損壞和丟失檔案的風險。隨著信息時代的到來和現代管理技術的發展，紙質檔案的管理方式逐步退出主導地位，電子檔案將成為檔案管理和使用的主要方式，因此，在農業科研檔案管理中，也應加強電子檔案的建設和使用。

3.3 制定農業科研檔案管理標準

在實際工作中，為了進一步提高農業科研檔案的管理質量，保證農業科研檔案的準確分類，還需要制定相應的檔案管理標準，這一方面可以促進農業科研檔案管理科學化發展，另一方面能為農業科研工作提供標準化服務。相關人員應結合農業科研工作的特點，對科研檔案資料的收集、整理、保管、歸檔和利用等工作制定規范化流程和標準，使內容形式各異的科研項目，都有鮮明獨特的檔案管理形式，避免檔案分類混亂的現象。

3.4 提高檔案管理人員的素質水平

農業科研機構應定期組織檔案管理工作人員進行專業理論知識和技能培訓，更新檔案管理工作人員的管理理念，提高業務水平，促進檔案管理工作科學化和規范化。科研機構還應重視引進專業檔案管理人才，在一定程度上提高檔案管理的質量。

3.5 提高科研檔案的利用價值

顯著提高檔案利用價值，為科研工作提供更好的服務，是農業科研檔案管理工作的重要任務。提高檔案的服務效率，不僅能給科研工作人員提供某個項目的發展方向，查驗立項是否存在重復、研究進度是否領先等富含價值的信息，在一定程度上也避免了科研工作人員走彎路，進而更好地提高科研效率。此外，科研檔案是整個科研活動中最有價值的技術材料，不管是研究活動的成功還是失敗，都是最真實的科研體現，對今后的科研工作具有極大的借鑒作用。因此，在實際工作中要加強現代化電子存檔技術的應用，讓科研人員在使用檔案時，能夠準確定位、快速查找，科學合理地使用科研檔案，提高檔案查詢、利用效率。根據本單位發展的實際需求，檔案管理部門要對農業科研檔案的信息資源進行科學的管理，與此同時，還應鼓勵檔案管理工作人員，與其他不同課題的科研人員進行交流溝通，傳遞相應的檔案管理信息，傳遞的方式可采用簡報、電子郵件等形式。要密切聯系實際，建立農業科研檔案信息服務中心，運用信息技術，與其他農業科研單位加強聯系，及時傳遞信息、共享檔案資源，充分提高檔案的利用率。

4 結 語

在農業科研活動中，科研檔案是最真實、最原始的信息資料，對農業科研事業的發展具有重要的作用。目前，農業科研檔案管理中出現的問題，在一定程度上給農業科研項目的開展造成了困擾，因此，相關人員應高度重視農業科研檔案管理工作，創新農業科研檔案管理模式，有效提升檔案管理工作人員的工作積極性，最終使農業科研檔案管理效率得到顯著提高，為農業科研項目的發展提供良好的服務。

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