檔案管理水平提升途徑研究

林靜

[摘 要]隨著我國經濟和社會文化的飛速發展，檔案是每個單位管理程序中的重要組成部分，由此，檔案管理水平的升級和優化也成為了檔案管理工作的必然趨勢。本文針對檔案管理工作的重要性以及檔案管理中存在的問題進行分析，從實際工作中摸索檔案管理的規律，并提出檔案管理水平提升的途徑。

[關鍵詞]檔案管理；水平；提升

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.103

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-0-02

1 提升檔案管理水平的重要性

科學規范的檔案管理，是衡量一個單位業績與管理水平的重要標志。做好檔案管理工作對于每一個檔案管理工作人員來說，都是一項具有重要意義的工作。首先，從單位領導的角度出發，單位領導可以根據記錄的檔案，及時、全面地掌握職工的整體情況，據此進行單位工作的策略調整和工作計劃制訂；其次，從社會公民的角度出發，社會公民可以通過檔案了解單位的運作情況。

2 檔案構成的特點

檔案是工作單位的重要信息資源，它是由各業務處（室）在日常工作中總結和積累的眾多文件材料組成的。要對檔案管理水平的提升途徑進行研究，就必須對檔案構成的特點進行詳細分析。

2.1 檔案具有多樣性

首先，檔案的內容具有多樣性。第一，檔案包含了政府部門對企業的審查、認證等各種材料；第二，檔案包括了多種類型的企業資料；第三，檔案包括了產品注冊、宣傳廣告、生產條件和生產過程的各種監管資料；第四，檔案包含了辦理結案的行政處罰以及具體行政失范行為所引起的各類行政案件的資料。

其次，檔案的載體具有多樣性。檔案的載體既包括紙張，又包括磁盤、錄像帶、照片等聲像檔案，以及產品外包裝材料等實物檔案。

最后，檔案的規格具有多樣性。檔案既有A4標準紙面的文件，也有小于A4標準紙面的文件，還有大于A4標準紙面的文件。

2.2 檔案具有階段性

檔案的形成包括多個階段，這也是檔案具有階段性特點的原因。

第一，受理階段形成的檔案。這些檔案是業務的基礎檔案，主要包括受理通知書、授權委托書、申報材料。

第二，審核階段形成的檔案。主要包含了工作人員對企業申報材料的檢查，對申報企業生產和經營條件實地檢查所形成的審核材料。

第三，復審階段形成的檔案。主要包括各處（室）工作人員對審核程序進行檢查所形成的復核意見等材料。

第四，審定階段形成的檔案。主要包括領導對審批全過程進行審核，簽署行政審批意見等材料。

第五，送達階段形成的檔案。主要包括經過審定后，單位對企業的行政申請進行批復，向企業印發行政許可文件以及下發許可證的材料。

3 檔案管理存在的問題

雖然我國近年來逐漸開始重視檔案管理工作，也投入了大量的人力、物力、財力進行檔案的建設和管理的完善，使我國檔案的管理水平得到了提高，但當前我國各個企事業單位檔案管理水平依然不高，還存在許多問題亟待解決。

第一，對于行政處罰的案卷，沒有做到及時按序移交給檔案室。第二，對下屬職能機構的成立、名稱變化以及職能變化的檔案材料沒有做到有效收集。第三，在領導以及職工名冊已經出現更新的情況下，沒有對名冊進行及時修正。第四，許多檔案管理，沒有及時將年度統計報表、財務報表以及總結等按時歸檔。第五，當前檔案管理普遍缺乏對各級領導檢查指導工作等重要活動的聲像記錄的收集整理。第六，許多單位的檔案管理硬件配套設施不健全，如缺乏必要的（打印機、空調等）硬件設備。

4 提升檔案管理水平的有效途徑

切實貫徹落實《中華人民共和國檔案法》對我國檔案管理工作的指導要求，并不斷開發新思路，創新新辦法，把檔案管理工作作為我國各單位機構的一項重要工作來抓，這是提升我國檔案管理水平的有效途徑。

4.1 改進檔案的收集方法

由于檔案在內容和載體上具有多樣性以及檔案的階段性特點，檔案的收集工作也比較復雜，因此，在檔案的收集方法上需要根據內容、載體以及材料形成的階段進行科學、合理地收集工作。

首先，檔案的收集要做到提前介入。各科室的工作人員對檔案的收集要有超前意識，改變行政審批工作結束后檔案工作人員才進行資料的收集整理工作的傳統方法。檔案管理人員可以通過深入各業務科（室），預先了解情況，明確資料收集范圍，使各業務科（室）把審批材料的收集當作審批的重要組成部分，并將該項工作納入相關人員的職責范疇，在有效提高工作人員檔案管理的意識的同時提高檔案質量。

其次，檔案需要員工進行主動收集。各業務處（室）的職責范圍不同，使檔案經常會出現資料收集不全的問題。因此，需要檔案人員切實加強對業務的學習和培訓，主動了解各業務科室的實際工作，并主動進行參與和幫助，做好承辦人員相關檔案知識的培訓工作，指導工作人員做好初步檔案的收集和整理工作，以保證檔案移交時的完整。

再次，檔案管理人員要對檔案進行跟蹤收集。一是要發揮各科室兼職檔案員的作用，二是要對行政審批過程中產生的文件，設立專人負責檔案的收集，從案件受理開始到案件最終審核完畢的整個過程，都要安排檔案人員進行全過程的跟蹤收集，隨時指導檔案資料的收集整理工作。

最后，要做好檔案的檢查驗收工作。檔案的檢查驗收是確保檔案完整的關鍵環節。檔案管理人員應對檔案進行仔細檢查，明確資料的收集范圍和歸檔制度的相關要求，對檔案進行逐項檢查，保證檔案材料收集的完整性。

4.2 對檔案實行動態管理

隨著我國社會經濟的發展，企業出現了越來越多的由于公司業務的發展需要或公司規模擴大等一系列原因，對企業實行遷址、擴大規模等改進措施的情況，這使傳統靜態的檔案管理方法不符合當今時代發展的需求。因此，為完善檔案的管理工作，有效提升檔案管理水平，管理人員須將當前實行的靜態管理轉變為動態管理的方法。例如，一家化妝品企業開業后，其開業的檔案將會立卷歸檔，但化妝品企業的法人代表、企業地址以及經營范圍都可以根據企業的申請進行變更，變更過程中會產生新的檔案材料，因此要將其變更的檔案作為變更卷及時立卷歸檔。

4.3 加強內部管理工作，規范檔案管理

第一，不斷健全檔案管理的工作機制。加快檔案管理機制建設的步伐，建立健全檔案管理工作機制，用制度約束檔案工作，用制度管理相關員工。建立健全組織領導機制、食品藥品企業的信息收集機制、工作管理機制以及檔案管理人員崗位責任制度等，用機制和制度保證檔案的內部管理規范、有序。

第二，不斷提高檔案人員的業務水平。檔案管理人員要通過不斷地學習和強化培訓以及考核等多種方法，提高檔案人員的業務水平，使檔案管理工作能夠計劃縝密、步驟清晰、標準統一、程序合理地進行。

第三，不斷完善檔案管理的硬件設施建設。在規范檔案管理、強化制度約束機制的同時，及時更新和完善檔案的硬件設施建設，建立專用的檔案室和檔案閱覽室，并配置專用的檔案柜、計算機、復印機、空調、消防器材及其他硬件設備，為檔案工作的開展提供基本條件。

第四，不斷提升檔案管理的標準規范。按照統一的檔案管理標準，在檔案的組織管理、檔案設施建設、員工業務培訓、檔案利用等方面強化管理，不斷加強檔案規范化和標準化建設。

最后，檔案的規范化和標準化建設。公文用紙的質量、紙張的尺寸和規格要有統一的標準，要符合國家的有關規定，如以橫拓作為排版的形式，在左側進行裝訂。對公文的制發進行嚴格檢查，如有無簽發手續；是否符合審批的權限；公文的標題是否正確；公文的字跡是否清晰；主送單位、產送單位以及落款和日期等。不管是草擬公文還是各種記錄、報表、簽字、批注等，對使用的筆種、墨水和紙張都要進行規范，以利于檔案的長久保管。

4.4 加強檔案管理的數字化建設

人類自進入信息時代以來，信息化和數字化日益成為每一個人繞不開的話題。信息時代也可以稱為數字時代，隨著數字化不斷向全球各個角落延伸，全文數字化定將會介入各級各類的檔案工作中，檔案的全文數字化也將會成為衡量一個單位檔案管理工作現代化程度的重要指標。相關人員應將檔案管理工作推向數字化，并作為當前以及今后較長一段時間內檔案管理工作的重點之一，并加大經費投入，充分利用現代化技術，加強和完善檔案管理工作，提升檔案管理水平。

檔案包涵豐富的信息，是一種極其重要的信息資源。但由于當前我國檔案管理的整理工作十分繁瑣，工作中重復的勞動較多，且管理人員的勞動強度較大。因此，必須對工作進行及時改革，通過利用計算機技術和數字化技術等現代化手段整理檔案，爭取得到事半功倍的良好效果。檔案管理的數字化建設能夠提高檔案的準確度。在傳統的人工立卷工作中，立卷的工作人員往往會根據自己的理解對文件進行分類，盡管他們大都參考了統一的分類標準，但是因為每個檔案管理人員對其的理解有所不同，會對同一個文件進行不同的分類，因此也避免不了檔案分類錯誤等現象，嚴重降低了案卷分類的質量，導致檔案利用工作的效率較低。而利用計算機技術進行數字化檔案管理，管理工作人員可按類別將不同的檔案內容輸入計算機中，將屬于條目的內容打印出來，并作為傳統檔案中以“卷”為單位時案卷目錄檢索工具的替代物，這種方法可避免人工操作方法在文件歸檔工作中產生的不良影響，發揮了計算機數字化管理的優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，能夠更好地為檔案管理工作服務。

4.5 加強專職檔案管理人員的培訓

人才是任何工作中最為寶貴和匱乏的資源，在檔案管理工作中同樣如此，檔案的管理工作不僅是一項業務性很強的工作，也是一項管理服務性很強的工作。這要求從事檔案管理的工作人員，尤其是在檔案室的專職檔案管理人員，不但要有非常扎實的檔案管理的業務技能基礎，也要有較強的檔案管理能力和服務意識。

在當前的社會環境下，由于受到知識經濟的嚴峻挑戰和網絡信息技術的強烈沖擊，以及當前出現的越來越多的新型檔案載體，使檔案的管理出現了許多全新的檔案管理方法，這些變化給專職檔案管理的員工提出了更高的要求。因此，專職檔案管理工作的檔案人員，要適應新形勢下科學技術的不斷發展給社會帶來的強烈沖擊，敢于向傳統的管理觀念提出質疑，并不斷提出解決檔案管理問題的新辦法和新思路，及時解決管理工作中出現的新問題，勇于打破傳統的檔案管理框架和檔案管理的模式，在檔案管理工作中不斷創新，不斷突破。另外，專職檔案管理的工作人員，要非常熟悉檔案管理工作的各個環節和步驟，還要能夠熟練運用各類檔案內容、各種載體的檔案管理方法，在務實的基礎上促進檔案管理工作的創新，努力使專職檔案管理人員成為一名掌握科學方法的檔案管理工作人員。

檔案工作人員在檔案工作的同時，要重視對檔案工作重要性的宣傳，對檔案法和檔案知識進行多方面的宣傳，利用各種各樣的場合進行檔案工作重要性的宣傳，如生產例會、工程驗收以及查閱檔案資料時，進行宣傳檔案的重要性。對檔案管理人員的現代化管理知識以及管理方式進行培訓，可以訂閱《中國檔案》《檔案工作研究》等相關雜志，讓檔案管理人員對檔案管理的知識和內容進行學習，同時加強對《檔案法》的學習。對檔案管理人員進行現代化信息技術和數字技術培訓，提高管理人員的計算機水平，促進檔案管理信息化和數字化的發展。

5 結 語

檔案管理水平的提升是一項長期性工作，要解決檔案管理工作中存在的問題，就需要加強對檔案管理工作的學習，提高認識，建立相關機制和制度，不斷增加投入，實行科學的檔案管理方法，使檔案管理工作更好地為單位其他工作提供服務。

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