淺談如何提高檔案管理工作

陶宗國

摘 要：辦公室作為每個單位的重要組成部分，發揮著不可替代的作用。而辦公室存放的檔案又記錄著單位的重要信息，它記載著單位各活動的起始過程和員工辦理的重要事項，能夠為人們參考借鑒提供重要依據。因此，辦公室檔案管理工作的重要性不言而喻。本文針對辦公室文件檔案的管理工作存在的現狀進行了探究并提出了相應的措施，希望對檔案管理工作者有所幫助。

關鍵詞：檔案管理；現狀；措施

良好的檔案管理工作不僅可以協調上下級部門的溝通，讓下級部門直接與上級溝通，完成各自相應的工作；同時能夠反映出下級部門的完成情況以供領導檢查。另外也有利于各級部門的溝通協調，互相配合，共同促進單位的發展。總體來說檔案管理工作質量與效率的好壞直接影響著整個單位工作的順利進行。因此，提高檔案管理工作的水平十分必要。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度不完善。目前檔案管理工作停滯不前的根本原因在于制度方面的欠缺，好多單位并不重視這項工作，沒有建立健全完善的規章制度。即使建立了一些管理制度，也不能按照規定嚴格執行。首先領導管理監督不到位，這樣就導致下級部門執行力度不夠，資料管理人員鑒于領導的不重視及工作中缺乏監督，自己本身也會降低對這項工作的重視程度，在工作中松懈怠慢，經常出現資料整理不及時，收集不齊全，整理不規范等問題。

（二）不重視檔案文書管理。當前工作，很多單位對檔案管理工作不夠重視，意識不夠強，理念落后，使得單位檔案管理工作很難有進展。甚至有些單位沒有配備專門的檔案的管理人員，只是一些兼職的人員在進行管理，然而檔案管理工作又是一個極細致、極需要耐用和花費時間的工作，而這些兼職檔案員一般職位較多，事務繁忙，不能耐下心來，從頭到尾地完成檔案工作的整理與交接。因此檔案工作交接不及時、不到位的情況時有發生。單位領導對檔案管理不重視，所以也沒有對負責員工進行專業的檔案管理培訓，員工也因為領導的不重視而出現懈怠的情緒，這樣專業知識不具、態度又不端正的員工來管理文檔，很難使工作順利進行。

（三）工作人員素質不高。在檔案管理工作過程中，檔案管理人員的綜合素質不高一直是阻礙檔案管理水平提高的重要因素。造成檔案管理人員素質不高的原因有很多，大體來說主要有以下幾個方面：首先，檔案管理人員的專業技術水平不高；其次，檔案管理人員的工作能力有限；最后，檔案管理人員的責任意識不到位。以上問題造成了檔案管理工作的整體水平的低下，因此，需要有關部門對檔案管理人員進行培訓工作，提高他們的綜合素質。

二、提高檔案管理工作的措施

（一）制定合理的管理制度。完善的制度是一項工作發展的根本與前提，沒有規矩不成方圓。因此為了更好地發揮檔案資料的價值，領導必須予以充分的重視，將單位自身的發展情況與法律法規相結合，積極探索，建立符合自身發展的機制。另外，制度執行過程也要進行規范化，管理層要提高重視，加強監督力度，對工作科學化建設嚴格把控。建立健全完善的考核及獎勵機制，提高員工的積極性，鼓勵員工積極投入到這項工作中來。

（二）增強對檔案管理工作的重視程度。要想從根本上提高檔案管理能力，就必須從觀念上加強重視。首先領導要提高對檔案管理工作的認識，根據國家檔案管理工作的現狀和要求，結合本單位的實際情況，設立具體明確的目標，從管理決策和服務意識上重視檔案管理工作。檔案管理者要提高對于檔案文件管理工作的深刻理解并積極參與專業學習，增強理論和實踐知識，深刻明白檔案文件管理的重要意義，同時提高自身素質水平，在工作中樹立正確的工作意識，認真對待，提高工作質量與效率。

（三）加強檔案文件管理人的素質培養。檔案管理人員的工作能力和專業素養直接決定了資料文件整體的歸納和整理水平，所以，一方面各行政單位應該加強對檔案文書管理人員的專業培訓，在單位內部開展教育活動，組織復合型、多層次的培訓，不斷優化人員知識結構，滿足檔案事業穩定、健康發展的需求。另外還可以組織參觀學習的活動，通過向外單位的學習和對檔案管理工作知識的培訓，提高檔案管理人員的專業能力。另一方面加強思想教育，素質培養。檔案文件管理工作是一項極細致的工作，需要負責的工作人員具有良好的職業操守，較強的責任心，這樣才能在工作中樹立恪盡職守，更好地完成自己的本職工作。

（四）加強檔案信息化管理。隨著科學技術的發展進步，計算機技術被越來越廣泛地應用于社會生活中的各個方面，人們更加傾向于在網上搜索需要的信息，因此檔案管理工作也應該順應時代發展潮流，充分利用網絡的特點，為檔案管理提供更加方便快捷的途徑。這就對檔案管理人員的計算機應用水平提出了更高的要求。人員除了要具備最基本的管理技能及能力外，還需掌握一定的計算機技能，能夠利用計算機準確科學對檔案進行分類、組卷和歸檔等工作。

三、結語

當今信息化社會，檔案管理依然有著重要的作用，良好合理地管理檔案文件能夠促進單位健康有序地發展。為提高檔案管理工作的質量與效率，各單位要結合本單位的實際情況，樹立正確的意識，提高對此工作的重視程度，利用先進的現代技術，培養出專業的人才，建立更加科學完善的檔案管理體系，這樣就能夠更加高效的做好辦公室的檔案管理工作。

參考文獻：

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