會計檔案管理芻議

程勇

摘要：隨著會計核算手段的現(xiàn)代化，作為會計工作成果的會計檔案，需要適應(yīng)會計電算化發(fā)展的要求。如何提高財務(wù)會計檔案管理水平，提高會計工作效率，為會計主體經(jīng)濟管理提供完整、準(zhǔn)確的信息，是企業(yè)會計工作面臨的新問題。

關(guān)鍵詞：會計檔案；電算化；對策

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)間的競爭日益激烈。企業(yè)競爭不僅是人才的競爭，同時也是管理水平的競爭。作為經(jīng)濟管理組成部分的會計工作，在經(jīng)濟管理中的地位越發(fā)重要。會計檔案，是會計工作成果，是會計信息的原始依據(jù)。加強會計檔案管理，是搞好會計工作，提高企業(yè)經(jīng)濟管理水平的重要基礎(chǔ)。

一、會計檔案的新特點

傳統(tǒng)會計檔案，指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。在企業(yè)實施會計電算化過程中，會計檔案形式發(fā)生巨大變化。會計核算的數(shù)據(jù)資料，不僅有紙質(zhì)載體，同時表現(xiàn)為計算機的數(shù)據(jù)文件。會計人員的日常核算工作，以及會計檔案的調(diào)閱、查詢工作，都可以在計算機上完成，會計檔案工作，表現(xiàn)出許多新特點。

第一，會計檔案存在形態(tài)多樣化。財務(wù)會計檔案資料，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，如票據(jù)、憑證、賬簿、報表，又有磁性介質(zhì)、光盤或優(yōu)盤。不同形式的會計檔案，可以互為補充和備份，提高會計信息的完整性和安全性。

第二，會計檔案的使用更加便捷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案數(shù)量多，占用空間大，一些資料的查詢需要翻閱，進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集和分析查詢費時費力。網(wǎng)絡(luò)時代，通過電子商務(wù)，能夠滿足日常會計信息的查詢、報表分析，會計檔案信息可以做到資源共享。

第三，電子會計檔案的保管簡單。電算化條件下的會計檔案，配合電腦和軟件系統(tǒng)，容易修正、復(fù)制，便于攜帶和傳遞。配合紙質(zhì)會計檔案，能夠相互印證。電子會計檔案不受時間空間限制和影響，可以永久保存，解決會計檔案保存的后顧之憂。

二、 會計檔案管理的現(xiàn)狀與問題

（一）會計檔案管理重要性認(rèn)識不足

會計檔案是會計工作成果，是會計核算的歷史資料，是記載企業(yè)發(fā)展歷程的第一手資料。由于認(rèn)識上的不足，會計工作只重視核算階段，停留在對會計憑證的填制和審核、賬簿的登記和財務(wù)報告的編制上，會計檔案的歸檔保管重視不夠，更談不上提高會計檔案的信息化水平。一些小微企業(yè)在激烈的市場競爭中生存堪憂，生命周期短，無法關(guān)注會計檔案管理工作。

（二）會計檔案的軟硬件建設(shè)滯后

會計檔案的數(shù)字化、電子化，需要有配套的軟硬件設(shè)備。會計檔案通過信息網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行會計檔案信息的傳輸、交換和資源共享。信息化需要一定的資金投入，需要購置相應(yīng)設(shè)施設(shè)備。一些單位尤其是小微企業(yè)因財力有限，在資金投入上受到限制，舍不得支付大筆資金進(jìn)行檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化。會計檔案的軟硬件設(shè)施建設(shè)不能與會計電算化相協(xié)調(diào)，成為會計全面的發(fā)展阻礙。

（三）會計檔案的收集、整理和保存工作存在漏洞

會計檔案工作是一項繁瑣的工作，需要將日常大量會計數(shù)據(jù)，安排專門人員進(jìn)行拷貝（備份）存儲，進(jìn)行會計信息的轉(zhuǎn)化，成為磁性介質(zhì)，或刻錄在光盤，這類信息獨立于原計算機系統(tǒng)。在會計檔案的備份、保管過程中，由于對檔案信息的再利用認(rèn)識不足，很容易出現(xiàn)損壞、被磁化、受潮、灰塵污染等情況，造成會計信息資料的安全隱患。

（四）會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

會計檔案管理的信息化，是一個不斷完善、優(yōu)化的過程，要依賴于檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的會計檔案隊伍，是會計檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。一些單位的財務(wù)人員計算機專業(yè)素質(zhì)和會計電算化專業(yè)知識，不能滿足信息化的需要，直接影響財務(wù)檔案的現(xiàn)代化。由于對會計電算化給會計工作帶來的優(yōu)越性認(rèn)識不足，利用不夠，會計檔案工作處于混亂狀態(tài)。很多單位也沒有專門人員對電子會計檔案進(jìn)行具體管理工作，直接影響會計檔案信息化步伐。

三、解決會計檔案管理問題的對策

（一）提高會計檔案重要性的認(rèn)識

會計檔案是企業(yè)重要的經(jīng)濟管理資料，是進(jìn)行經(jīng)濟分析的主要依據(jù)。會計檔案的保管工作，是會計工作的重要組成部分，需要嚴(yán)格遵守會計檔案保管期限，到期銷毀。在會計電算化條件下，更需要提高對會計檔案保管重要性認(rèn)識，沒有安全、完整、可靠的會計檔案資料，會計信息化、網(wǎng)絡(luò)化無從談起，成為無水之源。相關(guān)部門加強小微企業(yè)會計管理工作，對于是否有完善的會計檔案管理制度，要成為會計工作考核內(nèi)容之一。

（二）加快會計檔案的軟硬件建設(shè)工作

會計的目標(biāo)是及時準(zhǔn)確提供會計信息，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)時代，為會計信息的傳輸提供有利條件。會計工作是企業(yè)管理的重要組成部分，會計核算數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營管理的重要信息資料，是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營活動分析、預(yù)測、決策的依據(jù)。企業(yè)要提高對財務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識，加大投入，配備足夠的財務(wù)檔案信息化所需的軟硬件，全面完善會計工作，為提升企業(yè)管理水平奠定基礎(chǔ)。

（三） 完善會計檔案的日常管理工作

根據(jù)財政部發(fā)布的《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》規(guī)定，建立賬務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份工作。搞好會計電算化系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性工作，如計算機病毒的防范等。采用密碼管理和登陸制度，控制網(wǎng)上財務(wù)數(shù)據(jù)的讀取，建立防火墻，將企業(yè)會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系進(jìn)行隔斷，限制外界對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行非法訪問。采用數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，防止數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截，盜用財務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患，保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運行。

（四）培養(yǎng)懂業(yè)務(wù)有技術(shù)的會計檔案管理人員

現(xiàn)代化信息技術(shù)，需要培養(yǎng)大量技術(shù)人才。會計部門要配備具有較高信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識的專業(yè)人員，改變會計人員隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識技能單一狀況，滿足會計信息化建設(shè)的需要。加強會計檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)工作，完善繼續(xù)教育工作。財會人員及時掌握新技術(shù)、新設(shè)備、新方法，提高運用信息技術(shù)和信息手段水平，為會計檔案管理再上新臺階。

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（作者單位：沈陽大學(xué)工商管理學(xué)院）