人事檔案管理改革思考

關英慧

摘要：隨著社會及檔案信息化建設的發展，人事檔案對人事資源的開發和利用所起到的作用越來越大，但目前我國人事檔案管理工作還存在很多問題。文章針對人事檔案管理中存在的問題提出了相應的解決方案，以加強人事檔案管理的效率和質量。

關鍵詞：人事管理；檔案管理；人事檔案；信息化建設；人力資源 文獻標識碼：A

中圖分類號：G275 文章編號：1009-2374（2017）11-0318-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2017.11.161

1 概述

人事檔案在企事業單位人事管理中的作用非常重要，所有員工人事檔案包括單位人員信息，只有完成人事檔案信息的管理，人力資源管理才能打下基礎。人事檔案管理的核心是確保人事檔案信息的真實性、完整性和準確性。人事檔案管理改革必須有明確的目標，有計劃地制定科學合理的改革方案，從而達到提高管理工作質量和效率的目的。

2 人事檔案管理的作用

2.1 提高人力資源的結構配置

企業人力資源管理部門可以借助相關的員工人事檔案管理，實現高效的人員管理，所以企業人力資源規劃、人事檔案可以根據員工的專業知識、業務性能和專業品質，將最合適的人員放在最合適的崗位，執行工作任務。此時人事檔案可以促進員工潛力的激發，幫助他們實現人生價值，促進企業的可持續發展。

2.2 有助于人力資源需求的合理性和科學性

對人力資源的需求產生干擾的因素往往來自企業內部環境，輔助人事檔案管理可以幫助企業人力資源管理部門有一個一生都獻給了對人力資源的理解，并且可以參考企業長、短期發展目標，合理地估計和預測的需求，從而確保企業的連續性和穩定性。此外，在規劃的過程中，人力資源管理人事檔案材料可以使企業高層管理者和決策者對人力資源有一個清晰的理解，是奠定一個好的基礎發展的戰略目標，建立一個科學的人才體系，大大降低了好員工“跳槽”的現象。也就是說，人事檔案可以促進人力資源管理科學和標準化的發展，這是一個重要的形式。

3 人事檔案管理改革中存在的問題

人事檔案管理改革的過程中，經常會有一些難以解決的問題，一方面，相關管理人員的人事檔案管理缺乏全面的認知；另一方面，人事檔案管理人員不具備完善的管理體系，需要提高人事檔案管理的質量。具體問題表現為以下三點：

3.1 人事檔案管理改革人員缺乏正確的認知

改革人事檔案管理和業務管理人員對于人事檔案管理、業務單元缺乏正確認知，領導還沒有樹立正確的思想，在一定程度上不能適應時代的發展，不能提高人事檔案管理的關注。與此同時，業務單位人事檔案管理的工作人員對人才檔案管理存在錯位的認知，忽視其重要性，很難真正實現管理系統，導致人事檔案管理質量低下。人事檔案管理改革存在問題，如人才稀缺，有關部門沒有建設高質量的人才團隊，沒有錢，在提高人事檔案管理的效率和質量上很難發揮出重要作用。

3.2 缺乏完善的人事檔案管理系統

目前，人事檔案管理工作沒有建立完善的管理制度，人事檔案成員的行為管理系統無法使用，導致人才流失加劇問題，很難提高業務單位人事檔案管理的質量。同時，人事檔案管理人員檔案工作領域改革得較晚，沒有建設完善的改革機制，可能存在文件丟失的問題，很難加強人事檔案的管理。

3.3 缺乏更高層次的信息化

隨著我國社會經濟的發展，市場經濟體制不斷完善，引入相關的法律、法規和政府有關部門管理機制，可以努力提升信息技術水平，使人事檔案管理的效率得到提高，但結合當前的現實人事檔案管理，許多企業的人事檔案管理信息不完善，水平相對較低，電腦只是一個簡單的打印作業配置，沒有實現人事檔案信息電子化，也沒有互聯網接入功能，它會造成人力資源的浪費，人事檔案管理錯誤率會直接影響人事檔案管理的效率。

4 改革問題的解決措施

隨著我國人事檔案管理的改革，相關的管理人員和技術人員必須完全解決各種問題，提高人事檔案管理工作效率和質量，提高人事檔案發展的影響力。具體措施包括以下：

4.1 樹立正確的認知

在我國人事檔案管理的改革過程中，必須重視對意識的想法，主要是因為意識的正確概念有利于改變人們的思想和行動，提高管理的效率，第一，管理者必須重視員工的概念轉換，使其可以面對他們的工作，與此同時，人事檔案管理部門需要增加營業額，提高人事檔案管理的質量，營造良好的工作環境；第二，我們國家相關的管理部門必須嚴格分析人事檔案管理要求，形成系統的人事檔案管理平臺；第三，相關管理部門也應高度重視人才工作，提高員工的專業素質，使其能更好地參與管理，保證人事檔案管理專業和系統的管理能力，使員工更熟練地掌握辦公軟件，通過這種方式提高人事檔案管理改革的工作效率。

4.2 建設高素質人才隊伍

人事檔案管理必須具備高質量的人才隊伍建設，提高人事檔案管理的效率和質量。第一，我國人事檔案管理部門需要嚴格的招聘體系，招聘人員專業素質高，要求按照規定和思想道德水平，提高人事檔案管理在我國的保護水平；第二，我國人事檔案管理部門在招聘員工時，應定期進行專業知識和技能培訓，使其能掌握專業的人事檔案管理知識和技能，并提高他們的工作質量；第三，我國人事檔案管理需要做好思想政治工作，提高效率和質量的思想政治工作，加強思想政治建設系統。

4.3 建立“統一”、“分離”查詢和方便的管理系統

所謂的“統一”是人事部門的要求，檔案管理機構必須相互配合，緊密聯系在一起，在很大程度上要避免人員的轉移和流動。所謂的“分離”是在職人員檔案管理和退休人員管理要分開，在職人員檔案保管在單位和部門，退休人員文件由另一個部門統一管理。一方面，它在很大程度上減輕了檔案管理工作的壓力；另一方面，檔案管理工作可以更清晰，更加方便管理。這個退休人員專業管理的方法，可以防止由于不注意導致的退休文件損壞或丟失，因此失去了重要的有價值的文檔。

4.4 建立社會公共權威檔案管理機構的性質

人事檔案管理可以建立一個社會公共性質的檔案管理機構的權威，而我國現有的人力資源機構和人力資源市場中心一段時間內難以解決這個問題，一些人的檔案在歸檔后，他們將不會再接受這些檔案，這意味著一些人事檔案仍不能得到有效的保護，許多企業和機構都保持自己的單位人事檔案，這造成其他人和退休人員文件沒有托管，因此建立一個社會公共性質的檔案管理機構的權威是必要的，它不僅有記錄的作用，還很大程度地方便了個人，如人的保險信息是否有違法、違規的情況。

4.5 建立完善的創新體系

隨著我國科學技術的發展、社會的進步，我國人事檔案管理應該從單向到社會管理轉變，相關管理部門也需要改變管理方式，減少管理存在的問題，同時企業還應重視人事檔案管理方式，實現資源共享，通過人事檔案的流動，加強人才選擇的科學性和合理性，并達到預期的目的。與此同時，我國人事檔案管理部門需要滿足社會的需要，減少人事檔案管理存在的問題，加強人事檔案的管理。

4.6 開發信息管理解決方案

我國人事檔案管理必須注意應用信息技術，以確保合理利用人事檔案電子檔案的管理，減少人事檔案管理存在的問題。第一，人事檔案管理人員應使用電子文件，而不是采用紙質記錄管理模式，減少問題的產生，避免文件損壞和遺失等現象；第二，人事檔案管理需要備份，避免人員文件丟失等問題；第三，要在人事檔案管理時在計算機上秘密安裝防火墻軟件等，以避免黑客的攻擊，并確保能促進改革人事檔案管理質量和效率，加強人事檔案管理的改革。

5 結語

綜上所述，人事檔案的管理可以促進我國社會主義市場經濟的發展，人才和市場的重要環節是人事檔案，人事檔案管理不能一成不變，不能保守，應從實際出發，打破傳統管理模式，通過改革和創新以適應科學技術和社會的不斷發展，從而達到真正地服務于人員檔案管理和人事管理。只有通過這種方式，才可以使人事檔案更好地服務社會，更好地適應社會主義市場經濟的發展需要。

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（責任編輯：周 瓊）