中小企業(yè)ERP項(xiàng)目實(shí)施策略建議

寧一萍

摘 要： 在我國產(chǎn)業(yè)升級和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)不斷調(diào)整的過程中，我國中小企業(yè)發(fā)揮著越來越重要的作用，如何提高中小企業(yè)的管理水平是一個(gè)亟待解決的問題。ERP作為企業(yè)管理信息化改革的一種有效和重要的工具，在幫助中小企業(yè)轉(zhuǎn)變管理模式和方法，縮短自身傳統(tǒng)經(jīng)營模式和現(xiàn)代先進(jìn)管理模式的差距等方面已經(jīng)發(fā)揮了重要的作用。本文結(jié)合中小企業(yè)的自身特征，研究了中小企業(yè)對ERP項(xiàng)目實(shí)施的需求，對中小企業(yè)ERP項(xiàng)目實(shí)施提供了幾點(diǎn)意見和建議。

關(guān)鍵詞： 中小企業(yè)；ERP項(xiàng)目；實(shí)施策略

在國際經(jīng)濟(jì)一體化和信息產(chǎn)業(yè)飛速發(fā)展的背景下，許多中小企業(yè)已經(jīng)在引入ERP軟件等方面做出了有效嘗試，成功實(shí)現(xiàn)了企業(yè)資源與所在供應(yīng)鏈在不同程度上的信息集成，實(shí)現(xiàn)了降低產(chǎn)品成本、提升物流速度、提高企業(yè)競爭力等作用。但從整體實(shí)施情況看，許多中小企業(yè)對ERP實(shí)施效果存疑，還有許多中小企業(yè)ERP項(xiàng)目實(shí)施失敗，所以站在中小企業(yè)的角度分析和研究ERP項(xiàng)目的實(shí)施策略和步驟具有重要的實(shí)踐價(jià)值。

一、中小企業(yè)自身特征分析

2011年工業(yè)和信息化部、國家統(tǒng)計(jì)局、發(fā)展改革委、財(cái)政部研究制定了《中小企業(yè)劃型標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定》，主要以企業(yè)職工人數(shù)、銷售額、資產(chǎn)總額等為參考指標(biāo)，結(jié)合不同行業(yè)特點(diǎn)做出中小微型企業(yè)劃分標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。從實(shí)質(zhì)上講中小企業(yè)屬于“不規(guī)模”企業(yè)，即企業(yè)規(guī)模較小，但總數(shù)多、分布廣，不同企業(yè)發(fā)展不均衡程度高。所以中小企業(yè)從企業(yè)經(jīng)營上看，具有產(chǎn)權(quán)明確、經(jīng)營方式和管理機(jī)制靈活的特點(diǎn)；從組織結(jié)構(gòu)和行為特征上看，一般具有相對扁平的組織結(jié)構(gòu)，管理制度化程度較低，業(yè)務(wù)流程規(guī)范度不高，管理水平相對較低；從企業(yè)戰(zhàn)略上看，因?yàn)樯芷谳^短，較重視短期效應(yīng)，缺乏長期戰(zhàn)略規(guī)劃，通常沒有形成顯著的企業(yè)文化；從企業(yè)資源看，企業(yè)掌握的資金、人力、技術(shù)等方面資源相對較少，限制了企業(yè)的長期發(fā)展。中小企業(yè)在規(guī)模、產(chǎn)權(quán)、資源和組織上的特點(diǎn)決定企業(yè)管理方式和水平的高低，對ERP實(shí)施起到基礎(chǔ)性作用。

二、中小企業(yè)ERP實(shí)施制約因素分析

1、管理基礎(chǔ)薄弱。中小企業(yè)的先天條件決定了其企業(yè)集權(quán)化程度較高，組織結(jié)構(gòu)較為簡單，對人員責(zé)權(quán)的劃分不清晰。很多企業(yè)在基礎(chǔ)管理方面缺陷較嚴(yán)重，業(yè)務(wù)流程混亂，管理制度和機(jī)制不健全。ERP不僅是一個(gè)管理軟件，更是一個(gè)管理系統(tǒng)，是一種先進(jìn)管理理念的引入和實(shí)施，中小企業(yè)薄弱的管理基礎(chǔ)必然與ERP先進(jìn)的管理思想產(chǎn)生矛盾乃至沖突，成為ERP項(xiàng)目實(shí)施的重要阻礙因素。

2、可控資源弱化。ERP項(xiàng)目成功實(shí)施需要大量的資金支持、較強(qiáng)的人員素質(zhì)要求、以及對企業(yè)業(yè)務(wù)信息梳理和快速獲取市場信息并及時(shí)響應(yīng)的能力。中小企業(yè)無論在財(cái)力、人力還是技術(shù)能力以及獲取信息的能力都相對大型企業(yè)嚴(yán)重弱化。很多企業(yè)沒有專門的IT部門，甚至沒有專門的IT技術(shù)人員，更沒有即懂業(yè)務(wù)又有IT技術(shù)的人才。

3、缺乏科學(xué)的ERP實(shí)施方法的指導(dǎo)。許多中小企業(yè)在ERP實(shí)施中存在跟風(fēng)和盲目上馬的情況，實(shí)施目標(biāo)不明確，實(shí)施方法選擇不恰當(dāng)，導(dǎo)致了ERP項(xiàng)目實(shí)施中缺乏科學(xué)的項(xiàng)目管理方法和有效的項(xiàng)目控制。許多企業(yè)沒有認(rèn)識到ERP是一種面向供應(yīng)鏈的管理思想，是通過軟件的運(yùn)行實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的改革，是“業(yè)務(wù)驅(qū)動的管理變革”，沒有意識到業(yè)務(wù)流程重組在ERP成功實(shí)施中的重要性，甚至把ERP當(dāng)做業(yè)務(wù)電算化的工作，要求ERP系統(tǒng)去適應(yīng)原有的業(yè)務(wù)流程和傳統(tǒng)的管理模式，限制了ERP系統(tǒng)功能的發(fā)揮，降低了實(shí)施相關(guān)各方對ERP實(shí)施的評價(jià)。

三、中小企業(yè)ERP項(xiàng)目實(shí)施的需求特征

中小企業(yè)由于其先天的規(guī)模、資源限制的特征，其諸如業(yè)務(wù)流程復(fù)雜性、管理基礎(chǔ)強(qiáng)弱、人員技術(shù)能力強(qiáng)弱等ERP實(shí)施的基礎(chǔ)環(huán)境，使得中小企業(yè)ERP項(xiàng)目實(shí)施需求也表現(xiàn)出以下特征：

1、重視ERP項(xiàng)目成本的控制。中小企業(yè)由于掌握的財(cái)力人力資源有限，其對成本的敏感性也較高。許多中小企業(yè)在選擇ERP軟件時(shí)首先會考慮到成本問題，甚至將其作為ERP選型的一個(gè)重要考量標(biāo)準(zhǔn)。

2、要求ERP系統(tǒng)的易用性高、復(fù)雜性低，希望簡化冗余的系統(tǒng)功能，提高ERP軟件的性價(jià)比。中小企業(yè)在往往缺乏專業(yè)的技術(shù)人才，業(yè)務(wù)人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)較差，這就要求軟件能夠簡單易用。另外，規(guī)模所限其業(yè)務(wù)復(fù)雜性較低，對ERP軟件要求的功能有限，信息化的主要需求集中于辦公OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、供產(chǎn)銷管理系統(tǒng)等功能模塊，所以希望軟件能夠滿足企業(yè)的業(yè)務(wù)的基本需求即可，希望減少系統(tǒng)的冗余的功能模塊。

3、希望ERP系統(tǒng)具有可擴(kuò)展性。中小企業(yè)規(guī)模較小，發(fā)展速度快，在業(yè)務(wù)上也存在船小好掉頭，會及時(shí)根據(jù)靈活多變的市場環(huán)境進(jìn)行業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型的特點(diǎn)，所以要求ERP軟件具有開放性和可擴(kuò)展性，能夠適用企業(yè)業(yè)務(wù)靈活多變的特點(diǎn)和企業(yè)不斷發(fā)展的需求。

4、要求快速見效、縮短項(xiàng)目實(shí)施周期。由于中小企業(yè)規(guī)模小、應(yīng)對財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的能力較弱，希望項(xiàng)目的資金占用量少同時(shí)資金快速回籠速度快，所以在ERP實(shí)施上也要求在實(shí)施周期上耗用較少的時(shí)間，拉短戰(zhàn)線，以減少的較長期的實(shí)施中耗費(fèi)的財(cái)力物力和人力，避免較長的實(shí)施時(shí)間給企業(yè)帶來的各種壓力，特別是ERP系統(tǒng)實(shí)施可能對企業(yè)正常業(yè)務(wù)的造成的干擾，甚至是影響企業(yè)的正常運(yùn)營。

5、獲得充分的人員培訓(xùn)和外部顧問，提高實(shí)施咨詢服務(wù)質(zhì)量。中小企業(yè)無論在項(xiàng)目管理還是計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的經(jīng)驗(yàn)和能力都比較缺乏，許多企業(yè)在選型時(shí)會將ERP服務(wù)商的人員培訓(xùn)和顧問服務(wù)作為一個(gè)重要的參考。

四、中小企業(yè)ERP項(xiàng)目實(shí)施策略建議

由于中小企業(yè)自身規(guī)模、資源等方面的限制，其ERP的實(shí)施相對于大型企業(yè)也應(yīng)當(dāng)相應(yīng)的化繁就簡，在實(shí)施過程中結(jié)合自身特點(diǎn)，找準(zhǔn)實(shí)施的重點(diǎn)和難點(diǎn)，有針對性的選擇突破，以提高中小企業(yè)ERP實(shí)施的成功率。

1、以實(shí)施企業(yè)為主導(dǎo)，量身打造ERP實(shí)施計(jì)劃，分步驟分模塊逐步實(shí)現(xiàn)ERP的全面實(shí)施。中小企業(yè)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)都相對簡單，對ERP項(xiàng)目的實(shí)施要求是“短、平、快”，即要求縮短項(xiàng)目周期，快速上馬、快速見效，同時(shí)控制資金投入，降低項(xiàng)目實(shí)施的潛在風(fēng)險(xiǎn)。所以中小企業(yè)在選擇ERP實(shí)施策略時(shí)不能貪大求全、一步到位地在企業(yè)經(jīng)營管理的各個(gè)層面同時(shí)鋪開，而應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營狀況、信息化條件和管理基礎(chǔ)，結(jié)合所處行業(yè)特點(diǎn)，選擇分步驟分模塊地逐步進(jìn)行ERP項(xiàng)目的實(shí)施。

2、以實(shí)施企業(yè)ERP管理系統(tǒng)總體方案為指南。ERP項(xiàng)目實(shí)施的首要原則就是以總體方案為指南，否則會造成項(xiàng)目目標(biāo)分解不準(zhǔn)確，致使在后期工作中偏離甚至迷失方向。總體方案在執(zhí)行中應(yīng)當(dāng)注意較強(qiáng)的剛性和適當(dāng)靈活性的結(jié)合，不能因?yàn)橼s時(shí)間或者個(gè)人偏好更改實(shí)施順序，或者省略實(shí)施步驟，甚至跨階段實(shí)施，但當(dāng)企業(yè)由于內(nèi)外部環(huán)境出現(xiàn)重大變化而引起總體方案與企業(yè)ERP項(xiàng)目實(shí)施的需求不相適應(yīng)的時(shí)候，應(yīng)及時(shí)考慮對總體方案的修正和調(diào)整。

3、建立有效的溝通機(jī)制。無效溝通會導(dǎo)致項(xiàng)目執(zhí)行力下降，乃至項(xiàng)目失敗。所以企業(yè)在ERP項(xiàng)目實(shí)施中務(wù)必重視上傳下達(dá)的工作，與各層級人員進(jìn)行充分、必要的溝通，項(xiàng)目各階段應(yīng)當(dāng)通過講座、例會、談話、培訓(xùn)等多種形式加強(qiáng)溝通，并且要重視溝通效果，不能流于形式。

4、重視項(xiàng)目評價(jià)工作。項(xiàng)目評價(jià)的目的在于及時(shí)檢驗(yàn)項(xiàng)目執(zhí)行工作與項(xiàng)目目標(biāo)的適應(yīng)程度，對其中存在的問題做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)處理，進(jìn)而保證項(xiàng)目朝著既定目標(biāo)方向順利進(jìn)展。項(xiàng)目評價(jià)是項(xiàng)目管理過程的一個(gè)重要組成部分，在具體實(shí)施過程中，至少要對每個(gè)階段的關(guān)鍵工作進(jìn)行回顧和評價(jià)，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，可避免在實(shí)施過程中類似的問題再次發(fā)生。另外，對于ERP項(xiàng)目成功標(biāo)準(zhǔn)的評判，實(shí)施企業(yè)和軟件供應(yīng)商之間經(jīng)常由于立場和角度的不同而有所不同，中小企業(yè)在ERP項(xiàng)目實(shí)施中應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)實(shí)際，參考其他企業(yè)、行業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，合理建立評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和機(jī)制，作為ERP項(xiàng)目成功的重要保障。