基于辦公自動化的高校協同辦公系統構建

夏敏納

[摘 要] 辦公自動化管理系統就是利用網絡技術、計算機技術、工作流技術，知識管理理念等實現單位管理和日常辦公從傳統的手工模式向數字化、網絡化、科學化的方向轉變，實現整個高校組織內的協同工作的系統。

[關 鍵 詞] 辦公自動化；協同辦公；系統功能

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）34-0054-01

一、系統設計原則

系統設計遵循穩定性、可擴展性、開放性、安全性原則。

二、系統網絡整體結構設計

網絡整體規劃中考慮到如下情況，如果職工在外地出差，可用筆記本通過Internet網絡，VPN認證、防火墻安全進入單位內網，實現單位內部信息查詢或移動辦公功能；各職能部門及處室用戶通過內部局域網，訪問單位內部辦公協同平臺系統。

三、系統功能模塊設計

總體功能結構包含OA系統，OA系統包括系統接口子系統、基礎服務子系統、個人辦公子系統、公文管理子系統、公共信息子系統、綜合辦公子系統系統。

（一）系統接口子系統

1.系統支持向上級、向下級和平行接口：數據庫、Dll庫、Webservice多種接口方式。

2.支持XML/RSS/JSON多種數據格式。

3.與數字校園平臺接口。提供與學校數字校園平臺對接和整合接口，包括單點登錄認證接口、信息發布接口、統一門戶接口、短信平臺接口、與檔案管理系統接口、掃描儀、電子簽章等外接設備接口。

（二）基礎服務子系統

1.系統維護模塊，包括系統注冊、部門設置、用戶設置、群組設置、數據庫設置、角色設置、權限設置等功能。

2.參數設置模塊，可以對OA系統中的個人辦公、公文管理、綜合辦公、公共信息、校務公開、系統接口、基礎服務七大類別中的各個模塊中相對固定、標準化的值進行初始設置，用戶在錄入信息的時候可直接選擇，方便用戶輸入數據，又避免輸入錯誤，還統一規范數據格式。

3.流程設置模塊，可以對OA系統中的個人辦公、公文管理、綜合辦公、公共信息、基礎服務五大類別中的各個模塊中的流程按照用戶實際流程進行配置。

流程設置處理：增加流程環節、刪除流程環節、修改流程環節設置。

4.沖突處理模塊，對OA系統中的個人辦公、公文管理、綜合辦公、公共信息、校務公開、基礎服務五大類別中的各個模塊中的沖突事件進行統一控制，以保證系統的整體性能，當一個文檔多用戶同時操作（修改）時，由沖突處理模塊協調處理。

5.資源管理模塊，該模塊只對系統管理員或程序開發員開

放，對整個辦公協同平臺系統中所使用的資源進行統一管理。主要包括圖片資源庫和公共函數庫。

6.使用說明模塊，包含幫助信息錄入和幫助信息查詢功能。

（三）個人辦公子系統

1.待辦待閱模塊，該模塊是個人待辦工作內容的匯總。

2.個人督辦模塊。在待辦事宜模塊中沒有被處理的事宜就成了個人督辦的對象；個人督辦用來管理自己發出的任務和信息

是否被別人查閱和處理。

3.個人文件模塊，將與自己相關的文件信息分類展示在個人文件中。通過個人文件模塊，用戶可以實時了解到文件的狀態，方便以后查詢。

4.辦公郵件模塊，能在Internet網上建立自己的郵件服務器系統，登錄OA系統后，可捆綁用戶，通過選擇收件人，接收和發送電子郵件。

5.日程安排模塊，該模塊對個人的近期工作或周期性工作進行日程安排，并自動生成日程表，可根據需要設置多種提示方式，對外發布自己的日程安排。

6.個人收藏模塊，保存系統的文件信息，將自己關心的信息放到個人收藏中，方便以后查詢、增加、刪除、修改自己的文件信息，并對文件信息進行分類管理。

7.用戶設置模塊，通過用戶設置修改個人資料、密碼。

（四）公文管理子系統

包含收文管理模塊、發文管理模塊、會議紀要模塊、學術發文模塊、呈批件模塊、部門收文模塊。

（五）綜合辦公子系統

包括公告通知模塊、會場申請模塊、會議申請模塊、每周會議模塊、信訪管理模塊、接待管理模塊、信息報送模塊、項目立項模塊、合同審批模塊、采購合同模塊、基建審批模塊、重大變更模塊、測評管理模塊、請假管理模塊。

（六）公共信息

包括政策法規模塊、規章制度模塊、單位電話模塊、辦事指南模塊。

四、采用辦公自動化系統的積極影響

（1）優化行政管理組織結構。（2）促進管理層決策科學。（3）提高行政管理日常事務處理效率與質量。

基于辦公自動化的協同辦公系統，由于流程的既定化、執行過程的可視化、決策記過的可追溯性，避免了人工操作的失誤與意外，從而提高工作能效。

參考文獻：

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