淺析高校學籍檔案利用中的隱私保護

楊婷婷

[摘 要] 高校學籍檔案中記錄著學生所有的重要信息，一旦泄露將會對學生造成嚴重的不良影響，因此，在高校學籍檔案的利用過程中，要充分做好學生的隱私保護工作，避免學生的隱私流入不法人員手中。對當前高校學籍檔案利用中的隱私泄露原因進行了比較深入的分析研究，在此基礎上，提出了具有一定針對性的隱私保護對策，進而確保學生的學籍檔案信息始終處于安全的狀態，對從事高校學籍檔案管理的工作人員具有一定的借鑒意義。

[關 鍵 詞] 高校；學籍檔案；隱私保護

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）32-0240-01

一、前言

高校學籍檔案作為學生在校情況的真實客觀記錄，是學生掌握知識及其綜合素質的證明，更是提供給社會參考的依據之一，對學生未來的發展具有十分重要的現實意義。學籍檔案價值的體現是通過對其進行合理利用實現的，但是在對其利用的過程中存在泄露的風險，這就對學籍檔案的正確利用提出了非常高的要求。檔案管理人員要對學籍檔案的整個利用過程進行有效的控制，進而有效避免檔案的泄露，從而確保學生學籍檔案的安全。

二、高校學籍檔案利用中的隱私泄露原因

（一）管理規定不夠完善

我國當前沒有形成健全的高校學籍檔案隱私管理制度，使檔案在利用過程中存在一定的漏洞，進而影響了檔案中的隱私安全。由于缺乏完善的學籍檔案管理制度，也就無法對檔案利用人進行有效的約束，造成某些不法分子私自竊取檔案中的隱私信息，對檔案所有人造成不利的影響。同時，檔案管理人員在管理檔案的過程中，也存在無法可依的局面，造成某些責任心不強的管理人員沒有采取必要的措施防止檔案中隱私的泄漏，進而導致學籍在利用過程中發生不同程度的隱私泄漏。

（二）兼職檔案管理人員的隱私保護意識不足

由于學校的檔案數量眾多，檔案管理任務繁重，造成檔案管理人員配置不足。為了完成檔案的管理工作，檔案管理部門往往會聘請并不專業的學生來協助進行檔案的管理工作。由于兼職的檔案管理人員沒有經過系統全面的檔案管理培訓，造成其對檔案隱私的保護意識不足，在進行檔案的管理過程中，沒有注重對檔案所有人的隱私信息進行有效的保護，進而造成檔案隱私信息的泄漏，對檔案所有人帶來不必要的麻煩。

（三）管理軟件存在漏洞

隨著信息化技術的廣泛應用，在檔案的管理過程中也采用了各種先進的信息化技術，提高了檔案管理工作的效率。雖然各種檔案管理軟件大大提高了學校學籍檔案管理的工作水平，但是由管理軟件自身并不是完美的，會或多或少地存在一定漏洞，這就給學籍檔案中隱私信息的安全埋下了隱患，一旦黑客發現其中的漏洞，可能會對檔案管理網站進行攻擊，竊取其中重要的隱私信息，進而造成檔案中隱私信息的泄漏。同時，由于各種檔案管理軟件更新不及時，沒有將其中存在的漏洞進行有效的消除，這同樣會給黑客竊取隱私信息造成一定的便利條件。

三、高校學籍檔案利用中的隱私保護改進對策

（一）完善制度，運用規范化流程加強隱私保護

高校要按照《檔案法》《政府信息公開條例》以及《信息安全技術公共及商用服務信息系統個人信息保護指南》等相關法律法規的規定，并結合當前學校檔案管理工作的實際情況，健全學籍檔案管理制度，運用規范化流程加強隱私保護。在學籍檔案的利用過程中，要建立健全檔案資料的登記、借閱以及復制工作流程，依據檔案借閱者的不同要求，制定相應的審批制度和身份驗證程序，進而確保學籍檔案在利用過程中不會造成隱私外泄。同時，運用網絡進行學籍檔案的傳輸時，要選擇安全的傳輸通道，確保檔案在傳輸過程中不會被網絡黑客截獲，進而有效確保檔案中隱私信息的安全。

（二）科學合理地安排兼職檔案管理人員和進行系統全面的培訓

檔案管理部門在安排檔案管理工作時，對重要的檔案管理崗位一定要安排專業的檔案管理人員，將兼職的檔案管理人員安排到可替代性高的崗位上，進而確保學籍檔案中的隱私安全。同時，檔案管理部門在兼職的檔案管理人員上崗前，還要對其進行系統全面的檔案管理安全培訓，并通過有效的考核機制，提高兼職人員的檔案安全意識，進而為學籍檔案隱私信息的保護提供人員上的保障。此外，還要設立相應的獎懲制度，進而對兼職人員進行科學合理的管理，提高其檔案管理工作水平。

四、結語

總而言之，高校學籍檔案中的隱私資料對檔案所有人非常重要，因此，高校的檔案管理部門要做好隱私信息保護工作。但是在實際的檔案管理過程中，由于多方面的因素會造成隱私信息的外泄，進而對檔案所有者造成不良的影響。為了避免檔案隱私信息的外泄，檔案管理部門要對當前檔案管理過程中存在問題進行深入的分析，并采取有效的改進對策，進而提高檔案管理工作水平，為學籍檔案中隱私信息的安全提供可靠的保障。

參考文獻：

[1]任松芹.高校學籍檔案利用中的個人隱私保護[J].山西檔案，2016（4）：102-104.

[2]許行珺.高校學籍檔案利用中的隱私問題及對策[J].機電兵船檔案，2017（4）：82-83.