用好Excel 事半功倍

吳剛

[摘 要] 對不少農(nóng)村學校體育教師來說，每年一次的學生體質(zhì)測試不僅要測試，還要人工輸入測試成績。面對這么多的數(shù)字，在輸入過程中出現(xiàn)錯誤是在所難免的，然而只要用好Excel里的幾個功能，就可以避免這類問題的困擾。

[關 鍵 詞] 體質(zhì)測試；替換；查找

[中圖分類號] G623.58 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）30-0213-01

每年一次的學生體質(zhì)測試，對體育教師來說是一項時間緊、工作量大的工作，而在大部分農(nóng)村學校，由于經(jīng)濟條件的限制，使用的測試儀器并不具備數(shù)據(jù)采集功能，測試的數(shù)據(jù)還需要人工來輸入電腦。然而人工輸入，存在著標點符號輸入速度慢和容易出現(xiàn)輸入錯誤等問題，筆者作為本校的測試數(shù)據(jù)上報者，在整理匯總測試數(shù)據(jù)時，就遇到過很多的輸入錯誤，有的是少輸入了一個或幾個數(shù)字，有的是多輸入了一個或幾個數(shù)字，還有的是測試成績輸入位置錯誤，如把一個男同學的1500米的成績輸?shù)?00米上去了，會出現(xiàn)這種錯誤的還有一分鐘仰臥起坐和引體向上兩個項目。相信有不少同行在測試時都遇到過這些問題，其實只要我們利用好Excel里的幾個功能，完全可以避免以上問題的困擾。

一、使用替換功能提高輸入速度

使用數(shù)字鍵區(qū)來輸入測試成績，速度是最快的，相信大家都有體會，800米和1500米的成績輸入時，要輸入單引號，單引號并不在數(shù)字鍵區(qū)，這會大大減緩輸入速度，而標點符號“點”卻在數(shù)字鍵區(qū)，我們可以在輸入成績時先輸入和50米跑成績一樣的“點”，然后使用替換功能將點替換為單引號，具體方法如下。

1.在輸入800米和1500米成績前，先要把這兩列的“單元格格式”設置為“文本”。

2.輸入測試成績。

3.選中800米和1500米兩列，在菜單欄上的編輯菜單里選擇替換，“查找內(nèi)容”里輸入標點符號“點”，“替換為”里輸入“單引號”，之后點全部替換。用相同的方法我們還可以把性別一欄的男、女替換為1或2。

二、使用自動篩選功能查找輸入錯誤

（一）查找測試成績輸入位置錯誤

1.選擇菜單欄上的數(shù)據(jù)菜單里“篩選”中的“自動篩選”。

2.點擊性別單元格里右邊的向下箭頭，選擇代表男生的1，我們可以查看在800米跑和一分鐘仰臥起坐這兩欄內(nèi)是否有數(shù)據(jù)，如果有，可以對它們進行剪切，再把它們粘貼到相對應的1000米和引體向上兩個平行單元格內(nèi)。

3.同理，我們回到性別欄里選擇代表女生的2，就可以檢查是不是把800米和一分鐘仰起坐的成績錯輸?shù)?000米和引體向上兩欄去了。

4.點擊性別單元格里右邊的向下箭頭，選擇全部，返回顯示所有學生數(shù)據(jù)狀態(tài)。

（二）查找測試成績輸入錯誤

每個測試項目都有一個取值范圍，而輸入錯誤的數(shù)據(jù)很少在取值范圍內(nèi)，我們可以利用這一特點，使用篩選功能來查找輸入錯誤。操作方法如下：

1.先選擇菜單欄里的自動篩選，再點擊身高單元格里右邊的向下箭頭，選擇自定義。

2.在彈出對話框的左邊第一行內(nèi)選小于，右邊第一行內(nèi)輸入80，左邊第二行內(nèi)選大于，右邊第二行內(nèi)輸入250，兩行的中間選擇框內(nèi)選“或”，然后點擊確定按鈕（圖1），此時出現(xiàn)在工作區(qū)內(nèi)的就是輸入錯誤的身高數(shù)據(jù)，教師可以根據(jù)姓名查找原始數(shù)據(jù)逐一進行改正。

3.用同樣的方法，我們可以對身高列后面列的數(shù)據(jù)進行錯誤檢查并更正。

三、利用公式減少工作量

2013年，教育部建成了全國中小學生學籍信息管理系統(tǒng)，全國的中小學生有了統(tǒng)一的19位學籍號碼。因此，從2014年開始，上報測試數(shù)據(jù)時，學籍號必須為19位，否則系統(tǒng)會提示學籍號不正確。然而，并不是所有學校學生的學籍號都是19位，例如職業(yè)學校的學生，學籍號是18位，解決這個問題的方法是在18位學籍號前加上一個大寫的字母G，如果逐一在所有學籍號前加上G，這將是一項很費時的工作，這時我們可以利用公式來完成，方法如下。

1.在學籍號列后面插入一列空白列，把空白列的“單元格格式”設置為“常規(guī)”。

2.在空白列的第二行單元格里輸入公式“=”G”&D2” （圖2），然后回車，接著使用填充柄功能將此列填充。

3.復制新建列里的內(nèi)容，在學籍號列的第二行單元格上單擊鼠標右鍵，選擇“選擇性粘貼”。

4.在彈出的對話框中選擇“數(shù)值”后點確定（圖3），最后再把新建列刪除。

參考文獻：

成昊.新概念Excel 2007教程[M].吉林：吉林電子出版社，2008.