我國衛生監督檔案管理探討

梁德紅

[提要] 持續有效的衛生監督檔案管理活動一直是提升衛生監督工作規范化、現代化的重要保障，而基于全過程管理的衛生監督企業檔案管理則是保障監督活動開展的基本前提。抓住衛生監督檔案事前、事中、事后等三個環節的有效銜接和遞進，應該是解決管理難題的根本措施。

關鍵詞：衛生監督檔案；認知偏差；全過程內部控制

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

收錄日期：2017年5月5日

持續有效的衛生監督檔案管理活動一直是提升衛生監督工作規范化、現代化的重要保障，而基于全過程管理的衛生監督企業檔案管理則是保障監督活動開展的基本前提。但是，由于我國衛生監督檔案管理工作因社會各方面因素的影響，仍然存在衛生監督檔案管理內容復雜多樣、涉及管理范圍廣、管理程序復雜、管理流程過長、涉及主體過多以及管理本身具有較強的專業性、不確定性和創新性等問題。因此，為促進我國衛生事業的發展，必須加強衛生監督檔案管理工作。

一、我國衛生監督檔案管理現狀

衛生監督檔案主要是指國家衛生監督機構在進行相關工作過程中所形成的檔案資料，如在公共場所衛生、職業衛生、學校衛生、傳染病防治、放射衛生、醫療衛生以及衛生監督行政處罰等衛生監督工作中形成和積累的對本單位工作具有查考、利用和保存價值的文字、簿冊、圖表、音像等各門類及載體的記錄，這些記錄不僅對日后進行病情研究和科研活動具有寶貴的參考價值，還具有重要價值的檔案，對衛生監督工作有著重要的促進作用。

目前，我國衛生監督事業從原有衛生防疫站轉變為衛生監督局（所）后，工作職能從原有的以專業技術為主轉變為執法和監督管理為主，從原來健康監測為主的技術業務轉化為日常監管執法事務為主，隨之，檔案的內容和重點發生了一系列的變化，因此在檔案的分類管理、預立卷和立卷管理、檔案收集的重點內容，檔案的收集重點也發生變化。同時，我國已經構建了衛生監督系統，并統一應用國家級衛生監督信息管理平臺。借助這一平臺，可以采集衛生監督數據、檢測數據、行政處罰數據等，為更好地進行衛生監督機構檔案管理提供幫助。但從衛生監督機構檔案管理工作具體落實情況來說，平臺統一應用下還存在諸多需要處理的問題，這使得信息難以共享，相應的檔案管理效果不佳。

二、我國衛生監督檔案管理存在的主要問題

（一）衛生監督管理認知不足。目前，我國《檔案法》已經頒布30周年了，雖然經過各級政府部門的宣傳和觀測，并按照《檔案法》的要求，各級衛生監督機構已經建立了三級檔案管理網絡，但效果卻不甚理想。其中，最重要的原因，就是在實際的工作過程中，一些領導層們根本沒有意識到檔案管理對衛生監督工作的重要性，這些領導認為檔案管理只是在走形式，做表面文章，對組織的實際發展沒有什么價值，因此在工作中就給衛生監督人員帶來了極大的阻礙；甚至，有些領導干部對檔案管理存在認識誤區，認為檔案工作是那種 “說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的一種額外負擔和成本，并沒有從根本上認識到檔案工作在衛生監督執法中的重要性和必要性，致使有關檔案人員為圖方便，根本不對檔案進行分類整理、及時更新，有的隨意將檔案材料存放在自己辦公室的抽屜里，導致檔案材料的丟失或損壞。這些人為因素，在很大程度上造成了衛生監督管理工作無的放矢、工作標準落實不到位、檔案信息資源開發不足、檔案利用效率低下等問題。

（二）衛生監督管理流程不完善。首先，在檔案輸入階段缺乏有效的監督和管理。由于沒有系統分類的專人進行相關檔案的裝訂與整理，例如：有的檔案缺乏有效的原件，且很多檔案復印件、傳真件、復寫件上標注所用的是圓珠筆等有不耐久性字跡；有的檔案沒有編頁號、系列號；有的檔案上還帶有普訂書針、回形針等易腐蝕的金屬物；很多檔案缺乏能夠反映行政相對人管理的行政許可、變更、延續、復核、日常監督管理、不良行為、注銷等活動的文件材料。其次，在檔案使用和輸出環節，缺乏有效的記錄和管理。如當有人調閱相關檔案時，缺乏及時的登記和記錄，導致查閱人任意翻閱檔案，甚至隨意拿走、傳閱、丟棄，更談不上愛護、歸還及時的要求了。這些現象均會導致檔案的丟失影響檔案的完整性，直接導致在歸檔中出現信息不對稱、信息遺漏與缺失等現象。

（三）衛生監督管理配套機制不健全。首先，衛生監督管理的硬件投入不足。由于人員編制和辦公經費限制，很多衛生監督檔案管理人員大多是兼職，而且辦公場所極其有限、單位檔案室的面積偏小、設備落后、信息化水平低下、根本無法滿足正常檔案保管要求。如在許多基層監督機構的檔案管理上，仍使用手工整理檔案的操作模式，檔案的收集、整理、立卷、歸檔基本上是通過手工操作。特別是當前執法文書種類多、信息量大、資料匯總和統計分析耗時的情況下，統計分析效率不高，難以滿足執法監督實際需要，許多信息不能有效挖掘及時采用；其次，對衛生監督檔案管理人員的培訓力度不夠，幾乎沒有什么機會給予從業人員專業培訓、后期提升的機會。尤其是檔案管理工作的好壞與從業人員的職位晉升、薪酬提升、業績考核、日常管理幾乎不掛鉤，干好干壞都一個樣，幾乎對從業人員沒有什么有效的激勵和考核機制，當然也談不上有效的監督和管理。

三、構建全過程管理系統，破解檔案管理難點

所謂全過程內部控制系統是指基于全面質量控制原理，以事先制定的計劃和標準為依據，通過對檔案管理的所有環節進行全過程跟蹤和檢查，以期發現檔案管理實際活動與計劃和標準之間偏離問題，并及時予以調整、分析、建議與咨詢，通過提出切實可行的改進措施，以確保檔案管理預期目標實現的一系列管理活動過程。

（一）做好衛生監督檔案的事前控制。事前控制是指在檔案正式建立之前所進行的管理活動。該階段主要涉及檔案管理指南論證與制定、檔案設計兩個環節，參與的主體主要有衛生監督部門、監督對象。一是衛生監督管理部門做好檔案指南的論證工作，確保檔案內容的選擇反映監督工作的目標；加強衛生監督部門與監督對象間不同職能部門間的信息共享和有效溝通，搭建政府層面的檔案資源和信息庫，盡量避免檔案的重復設立和信息的浪費。二是開展立卷項目工作的輔導。輔導范圍和要求要結合監督對象的實際情況和監督目的進行；系統掌握各類檔案信息的填寫規范并及時輔導監督對象填寫，防止因填寫不規范造成信息遺漏。三是強化衛生監督檔案管理人員的業務學習，轉化各級領導者的理念。同時，還要根據衛生監督工作加強法律、法規知識的學習。具體可以通過參加衛生監督業務的培訓、自學、學術交流等多渠道的管理理論和業務知識學習，提高了檔案管理的綜合素質和業務水平。

（二）做好衛生監督檔案的事中控制。事中控制是指在檔案管理過程中進行的管理活動。該階段具體工作有：一是建立多部門協同共管的管理機構。二是健全檔案管理的中期檢查制度。通過制度設計明確各主管部門的職責，做好檢查分工與協作，針對疑難問題要組織協商解決；明確檔案管理檢查工作要以檔案管理制度為依據，采用定期和不定期的方式，重點檢查檔案質量與檔案體系完整性兩個指標；通過嚴格執行有關檔案管理工作的獎懲制度，調動檔案管理人員的積極性，避免檔案管理的滯后與遺漏等問題。三是依據檔案管理對象和內容的層次、行業特點、參與方的多少等要素對檔案實行分類管理。分類的目的是按照檔案的重要程度和緊迫程度將檔案分開，這樣便于在管理層面上找尋側重點。

（三）做好衛生監督檔案的事后監控。事后監控是指針對檔案管理過程結束產生的成果開展的評價、成果應用的管理活動。具體要做好兩個方面工作：一是設計科學合理的衛生監督檔案管理驗收指標體系和考核制度。應綜合考慮衛生監督檔案要求的科學性、完整性、準確性、有效性等目標；二是做好衛生監督檔案的后期管理和總結工作。由于衛生監督管理的后期檔案是整個監督管理工作結晶的保存，檔案的形式有文檔、聲像載體、實物、各類數據報表、佐證材料等，檔案的內容涉及到很多專業技術方面的信息和資料，檔案保管的要求具有一定的保密性和實效性，因此需要具備檔案管理知識背景的專人定期分類整理。

主要參考文獻：

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