辦公室檔案收集整理的探討

陳興會

云南省昭通市綏江縣城市管理綜合行政執法局

辦公室檔案收集整理的探討

陳興會

云南省昭通市綏江縣城市管理綜合行政執法局

檔案是國家機構、社會組織或者是個人從事社會活動的基礎。檔案收集整理是進一步滿足用戶的查詢需求。近年來，我國辦公室檔案收集整理工作已經有了很大進步。但是隨著我國科技信息化的發展，對辦公室檔案的收集整理提出了更高的要求。在新形勢下，城市管理（簡稱“城管”）檔案的收集整理工作更應該隨著時代進步。文章針對城管檔案收集整理工作以及存在的問題進行闡述，從而提出優化對策。

辦公室；檔案收集整理；提升對策

前言

隨著改革開放的不斷深入，我國國民經濟飛速發展，我國著重于創建文明城市、衛生城市、環保模范城市等工作。隨之而來，城市管理綜合的工作得到發展，城管檔案也進一步加強。但是隨著時代的不斷更變，對城管檔案收集整理工作要求更高，而檔案收集整理中存在諸多問題亟需解決。針對城管檔案收集整理工作，建立健全的檔案管理制度，完善的檔案管理措施，實現檔案收集整理現代化[1]。這對城管檔案管理工作提升具有推動作用。

一、辦公室檔案收集整理重要性

檔案是機構、組織或者個人從事社會活動而形成的具有保存價值的以圖紙、聲像或者文字等為載體的資料[2]。城管檔案主要記錄的是城市環境衛生方面、市政方面、以及城市綠化方面等工作，這就提升了城管檔案在城市發展中的地位。城管檔案收集整理工作好壞影響著檔案利用情況。

城管檔案是對城市過去發展狀況的記錄，能夠為目前的工作提供依據和參考。城管檔案的收集整理工作主要有兩方面的作用，一方面是為機關部門檢查提供依據；隨著時代的發展，在新形勢下，隨著法律法規的不斷完善，檔案也成為諸多案件中的證據之一；因此，城管檔案收集整理工作在城管部門中的重要性也得到了提升。另一方面是為城市建設提供方向；城管檔案記錄城市發展的歷史信息，同時記錄的也是多年來城市建設的經驗；隨著全面深化改革的推行，對城市全面建設的要求也提高了，創建文明、衛生、環保的城市是必然的；而城管檔案中記錄著城市的歷史風貌以及發展軌跡，為城市更好的發展提供了指引方向。

時代的進步，使得城管檔案成為我國檔案體系中重要的組成部分[3]。城管檔案管理不僅為城市管理工作提供依據，同時也反映城市管理水平。因此，對城管檔案收集整理工作重要性的認識必須要加強。但是，城市管理的工作隨著人口以及規模的迅速發展，存在許多問題。

二、辦公室檔案收集整理中存在的問題

目前，我國城管檔案的收集整理工作主要是由城市管理綜合行政執法局（簡稱“城管局”）來負責。而城管局是由城管辦和執法大隊演變而來[4]。城管局的工作內容復雜繁瑣，且當時的檔案收集整理意識不強，種種因素導致城管檔案收集整理工作不被重視。從而導致城管檔案的收集、整理、保管等方面存在各種問題，主要是城管檔案的收集整理工作方面。下面對城管檔案收集整理中存在的主要問題進行闡述。

1、檔案管理缺乏專業工作人員

雖然對城管檔案的收集整理工作有相關管理人員進行，但是檔案管理工作人員一般都不具備專業管理能力，即城管檔案收集整理工作采取的是粗放管理方式。另外，城管檔案管理部門的管理人員一般為兼職管理人員，正式專職檔案管理人員幾乎沒有，而對于檔案管理方面具有專業水平的工作人員更是稀缺。專業型管理人才的缺乏，最終導致檔案收集整理工作存在諸多問題。

2、檔案收集整理不完善

城管檔案的收集整理是檔案管理工作中的重要部分。檔案收集整理不完善，會影響城管檔案的利用情況。隨著對城管檔案管理工作要求的提升，就會明顯發現城管檔案不完善與工作需要的矛盾。降低了城管檔案的利用，也影響了城管工作的進一步開展[5]。城管檔案收集整理不完善主要體現在以下幾方面。第一，城管檔案種類不齊全，導致檔案結構單一；城管檔案記錄主要是紙質檔案，而電子檔案、聲像檔案、圖形檔案等類型的檔案幾乎沒有。第二，城管檔案分類混亂；檔案涉及領域較多，在收集整理中，不能按照類別進行歸檔，影響檔案的查找和利用。第三，執法檔案業務不完善；有的案件的庭審時間較長，或者是案件的訴訟、復議程序較繁雜；隨著人員的變更，時間的推移，可能會導致城管檔案的丟失；或者有的檔案在結案后，歸檔時未能及時處理，影響了檔案的完整性。

3、檔案缺乏信息化建設

隨著計算機技術的發展，在許多發達城市，城管檔案的收集整理工作已經由計算機來替代。但是很多城管局的城管檔案收集整理工作仍是由人工手動進行。有的城管局受財政資金限制，沒有足夠的資金投入到城管檔案管理工作中；導致城管檔案管理中，計算機硬件性能較差，不能適應城管檔案的收集整理工作，延緩了檔案的管理工作。城管檔案收集整理中缺乏信息化建設，影響檔案收集整理的同時，也影響著網絡數據的查詢。另外，既熟知檔案管理，又掌握計算機技術的專業人才很稀缺，也影響著檔案的信息化建設。

4、檔案利用不充分

城管檔案建立的最終目的就是為了后期城市建設提供參考。只有對檔案充分利用，才能體現出城管檔案建立的意義。城管檔案沒有得到充分利用主要表現在檔案利用率較低，以及檔案編研成果較少。檔案利用率低主要是因為城管部門很少針對檔案開展過相關工作；對檔案的查閱也是少之又少，檔案查閱也主要是工作需要。編研成果方面，因為領導的不重視，編研材料又少，導致最后檔案質量較低，甚至該編研成果中沒有相關成果說明。檔案的實用性不強，這就導致了城管檔案的利用率較低。

三、提升辦公室檔案收集整理的對策

1、檔案管理人才的引進與培訓

引進和培訓專業型管理人才，才能將城管檔案收集整理工作做到更好。因此，城管檔案收集整理人員的專業性是不容忽視的。

城管檔案專業型人才的引進，隨著時代的發展，我國知識更新周期較短，為了追趕時代的腳步，應對城管檔案收集管理人才進行及時調整，檔案管理人才的引進可以通過多渠道來實現[6]。

城管檔案專業性人才的培訓，對城管檔案管理部門現有的檔案收集整理員工進行培訓，通過對檔案管理知識的掌握，從而提高檔案收集整理人員的業務技能和業務水平。另外，培訓內容要涵蓋新的管理技術，培訓模式要將理論知識與實踐能力相結合。

2、完善檔案收集整理制度

加強城管檔案收集整理工作的前提是建設完善的檔案管理制度。在充分認識城管檔案收集整理的重要性，結合檔案收集整理的目標，樹立正確的管理理念，從而完善檔案的收集整理制度。比如，城管部門可以按照實際情況，設立城管檔案管理小組；對檔案收集整理制度明確規定，并將工作抽絲剝繭，將檔案收集整理工作落實到每個工作人員身上；另外，實行績效考核制度，將檔案收集整理的實效列入其中。

管理中還有比較重要的問題就是將檔案分門別類的進行歸檔。在對檔案進行收集時，與該資料有關的事件或者人物，一并整理收集。加強檔案管理的多元化和完整性。

3、檔案的信息化建設

檔案信息化建設的目的是提高檔案的管理水平、實現資源共享。目前，我國的計算機技術和自動化水平迅速發展，推動著城管檔案收集整理工作的進行，將檔案管理工作通過信息技術進行現代化改造。為了進一步加強城管檔案思維數字化管理，必須充分利用先進的管理理念和管理技術。增加對檔案管理部門的資金投入，為其提供信息化建設必須的硬件設備。并對現有的計算機軟件進行更新、維護等工作，確保檔案收集整理模塊能穩定運行，從而提高檔案收集整理工作效率[7]。

城管檔案信息化建設的關鍵就是數據庫的建設。將檔案信息及時錄入數據庫，且檔案的錄入按照類別進行。檔案數字化建設的進程要積極推進，做到城管檔案信息資源共享，進一步實現檔案信息化。對城管檔案進行信息化的收集整理工作，適應現代網上辦公的形式，并且有效的降低了工作人員的工作量，也實現了檔案信息的及時更新。對檔案信息化的建設和充實，不僅節約了工作時間，降低了工作強度，提高了工作效率，還實現了檔案信息資源共享。

總結

新時期城市的發展，要提高城管檔案管理工作，最重要的就是檔案的收集整理工作。加強對城管檔案收集整理工作重要性的認識，并正視檔案收集整理中存在的問題。在檔案收集整理工作中將人才戰略、管理制度的完善、信息化建設有效的結合，對檔案管理這項重要工作進行科學的改善。在工作樹立正確的管理理念，在實踐中善于探索，并不斷積累經驗，定會將檔案收集整理工作推向新的高度。讓城管檔案管理工作實現新的跨越。

[1]王雪玲.行政辦公室檔案收集整理工作的注意事項探討[J].卷宗,2016（4）:81-82.

[2]陳世琴.探析企業科技檔案的收集與整理[J].辦公室業務, 2015（8）:73-73.

[3]朱春嫻.如何提高辦公室檔案的收集整理效率[J].科技資訊, 2017,15（1）:110-111.

[4]吳志麗.辦公室檔案管理工作的改進策略探討[J].山東青年, 2015（5）:122-123.

[5]劉靜.城市管理檔案歸檔整理問題與對策[J].卷宗,2016,6（8）:251-251.

[6]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務,2014（5）:171-172.

[7]俞四維.提高辦公室檔案管理科學化水平的路徑探討[J].黑龍江史志,2015（13）:122-122.

陳興會（1974-），女，漢族，云南昭通綏江縣人，本科，職稱：館員，主要研究方向：檔案管理。