新形勢(shì)下如何做好公共資源交易檔案管理

宋偉

山東日照市公共資源交易中心

新形勢(shì)下如何做好公共資源交易檔案管理

宋偉

山東日照市公共資源交易中心

檔案是對(duì)所發(fā)生過的行為進(jìn)行的真實(shí)的記錄，也是國(guó)家重要的信息資源。隨著時(shí)代的發(fā)展，公共資源交易檔案的管理與改革進(jìn)程不斷加快，如何做好我國(guó)公共資源交易檔案的管理是我國(guó)檔案工作的重要內(nèi)容，本文將論述如何在新形勢(shì)下做好公共資源交易檔案管理工作，進(jìn)而為我國(guó)檔案工作的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

公共資源交易；檔案管理；招投標(biāo)

近年來，由于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，公共資源交易項(xiàng)目越來越多，隨之帶來的招投標(biāo)項(xiàng)目的檔案管理也越來越重，從硬件設(shè)施，到軟件上的管理，對(duì)檔案質(zhì)量的要求不斷提高。盡管取得了一些成績(jī)，但是目前我們公共資源交易檔案的管理仍舊存在著一些共性問題。

一、新形勢(shì)下做好公共資源交易檔案管理的必要性

1.為交易提供可靠依據(jù)。公共資源交易檔案是讓調(diào)閱利用者認(rèn)識(shí)和把握項(xiàng)目交易發(fā)展規(guī)律的鑰匙，檔案管理工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)。它把不同交易項(xiàng)目的完整過程真實(shí)地記錄下來，使瞬間變成永恒，成為有關(guān)各方進(jìn)行反復(fù)查考、利用和研究交易歷史現(xiàn)象、準(zhǔn)確找尋交易是否依法依規(guī)完成的可靠依據(jù)。

2.使交易更加方便便捷。近年來國(guó)家對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施方面的投入在不斷加大，地方政府對(duì)一些涉及民生等方面的投入也在加大，比如，道路建設(shè)、水利建設(shè)、土地整理、礦產(chǎn)交易等等，這些都納入了公共資源交易，這些交易涉及面廣，涉及資金數(shù)額大，涉及權(quán)益重。在管理上，就變的比較困難。但是，做好公共資源交易檔案的管理工作，就會(huì)做到事半功倍，特別是一些大數(shù)據(jù)的運(yùn)用，直接加速交易的時(shí)間和空間。

二、公共資源交易檔案管理存在的問題

1.部門的管理難度大。首先，資源交易部門管理難度大，如今公共資源交易部門類型多樣、內(nèi)部復(fù)雜，并且扮演著管理者和內(nèi)部監(jiān)管的雙重角色，管理者有時(shí)會(huì)身在經(jīng)營(yíng)管理中，很難真正發(fā)現(xiàn)公共資源交易檔案存在的問題，使對(duì)公共資源交易檔案進(jìn)行監(jiān)督，使其失去本身應(yīng)有的作用，使公共資源難以實(shí)現(xiàn)共享，使檔案的制作存在腐敗行為。其次，檔案的制作有著系列的流程，而監(jiān)管的失效一定程度上為某些單位進(jìn)行不規(guī)范行為提供了平臺(tái)，一些檔案可能出現(xiàn)虛假情況，使公共資源的服務(wù)功能很難有效發(fā)揮。

2.管理機(jī)制不完善。管理機(jī)制不完善主要體現(xiàn)在體制上的管辦不分。我國(guó)相關(guān)規(guī)定說明政府采購(gòu)、工程招標(biāo)的監(jiān)管機(jī)構(gòu)和執(zhí)行機(jī)構(gòu)必須分開建立。但是由于我國(guó)目前體制還不是很完善，大多數(shù)的行政監(jiān)管部門與其監(jiān)督與其監(jiān)管的交易市場(chǎng)之前普遍存在著行政隸屬關(guān)系和經(jīng)濟(jì)關(guān)系。這種裁判員和運(yùn)動(dòng)員為一體的模式，沒有與之相對(duì)應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制，必能實(shí)現(xiàn)有效的制約，也不能體現(xiàn)制度的公平、公開、公正的原則。由于我國(guó)的公共資源都由政府統(tǒng)一管理，所以，各個(gè)行業(yè)的行政部門在遇到問題時(shí)往往都是從自己的利益出發(fā)，制定的政策制度也都是對(duì)本部門有益的，沒有考慮別的部門的情況，這就給腐敗現(xiàn)象的產(chǎn)生創(chuàng)造了非常大的機(jī)會(huì)。還有一些行業(yè)的主管部門領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為公共資源市場(chǎng)化配置后，自己手中的權(quán)力小了，本部門的利益相對(duì)也少了很多，給自己造成了很大的經(jīng)濟(jì)損失了權(quán)利損失，工作責(zé)任也變得輕了，對(duì)于公共資源的審核把關(guān)以及它的后續(xù)監(jiān)管工作就不是很到位了。

三、做好公共資源交易檔案管理的對(duì)策

1.明確立檔的責(zé)任人。檔案工作不容忽視，特別是一旦檔案出現(xiàn)問題，將對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生不可估計(jì)的損失。所以，對(duì)責(zé)任人的確定非常重要。首先得確定一個(gè)主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)，然后還要確定一名專門負(fù)責(zé)檔案工作的檔案員，也就是專職檔案員，做日常檔案的維護(hù)與管理，對(duì)檔案進(jìn)行研究和分析，給經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供給依據(jù)。所以，公共資源交易檔案工作，看著簡(jiǎn)單，但是意義卻不簡(jiǎn)單。并不是任何人都可以干得了的，干得好的。檔案室，要建設(shè)專門的檔案室，防水、防潮、防火、防蟲等設(shè)施一定要俱全。特別是溫度上的控制，也要跟上要求。有些紙質(zhì)的檔案，隨著溫度的升高，會(huì)變壞。這些工作都得需要專門的檔案人員進(jìn)行負(fù)責(zé)。所以，對(duì)檔案的管理，還要有明確的制度，借閱制度、管理制度等。通過制度來規(guī)范管理，通過制度來約束責(zé)任人、檔案員，來管理檔案的日常工作。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理。首先，規(guī)范收集檔案整理材料。按照公共資源交易檔案管理的要求，要確定哪些材料是必須歸檔的，而且歸檔的時(shí)間是多長(zhǎng)。是永久還是長(zhǎng)期還是30年還是10年等等。采取定期和不定期相結(jié)合的方式，及時(shí)將檔案資料收集、整理，并按標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。其次，標(biāo)準(zhǔn)整理檔案材料。對(duì)所有公共資源交易檔案編號(hào)，并在計(jì)算機(jī)上建立檔案名冊(cè)和目錄，依次將公共資源交易檔案材料歸類、入檔、裝訂，最后形成完整的案卷，并清楚標(biāo)示順序號(hào)，以便于查找查閱。同時(shí)還要做好對(duì)檔案的再利用工作，及時(shí)服務(wù)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

3.完善公共資源交易檔案管理機(jī)制。首先完善檔案管理機(jī)制。中心指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并制定出臺(tái)相關(guān)檔案管法。其次，狠抓流程和細(xì)節(jié)管理，切實(shí)提升檔案管理水平。一是注重加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。組織檔案整理人員和檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)最新出臺(tái)的檔案管理辦法，讓大家牢記制度要求，落實(shí)執(zhí)行。二是切實(shí)提高檔案規(guī)范性和完整性。對(duì)提交的業(yè)務(wù)檔案逐份核對(duì)；對(duì)擬歸檔檔案進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)要求檔案整理人員進(jìn)行改正；同時(shí)總結(jié)梳理檔案整理中可能存在的漏洞，提高檔案資料的規(guī)范性和完整性。三是利用信息化技術(shù)，確保檔案管理及時(shí)到位。對(duì)檔案整理過程進(jìn)行全流程跟蹤，對(duì)檔案涉及的相關(guān)人員，包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檔案整理人員、檔案管理人員等的檔案管理進(jìn)度進(jìn)行跟蹤問效。

加強(qiáng)對(duì)公共資源交易檔案的監(jiān)督，可以規(guī)范公共資源交易檔案過程的行為，完善社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展。公共資源交易本來就與廣大民眾的利益相關(guān)，而公共資源交易檔案是對(duì)公共資源行為進(jìn)行的記錄，因此公共資源檔案進(jìn)行監(jiān)督一定程度上也可以促使交易活動(dòng)的公開公正。

[1]丘秀文.公共資源檔案管理研究[J].北京大學(xué),2014年36期.

[2]戴子龍.公共資源交易檔案管理與監(jiān)管體系建設(shè)的聯(lián)系及存在的問題[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2016年第2期.