海外EPC工程項(xiàng)目的信息化的一些探討

曾誠 中國電建集團(tuán)湖北工程有限公司工程建設(shè)公司

前言

信息化是快捷高效完成所需任務(wù)的工具之一，單個的信息化能夠帶來某個部門的工作效率的提升，信息孤島不能產(chǎn)生集體效應(yīng)，只有擴(kuò)展到所有部門，互聯(lián)互通的無死角的全覆蓋，才能產(chǎn)生1+1>2的效果。

一、海外EPC工程項(xiàng)目的信息化的必要性

隨著項(xiàng)目越來越大，伴隨而來的業(yè)務(wù)越來越多，一方面要求工程快速開展，一方面要求內(nèi)控嚴(yán)格，國內(nèi)很多大公司執(zhí)行了OA系統(tǒng)，但從使用的過程感受來說，還是不方便，只是比較符合辦公室里面坐著的同事，而不適合在一線工地不具備辦公條件的同事們，如果嚴(yán)格按照現(xiàn)有書面的請示，然后各級簽字，可能會耽誤事，有些工程項(xiàng)目，窗口期就很短的一些時間；例如城市電網(wǎng)配網(wǎng)的升級改造過程中，整個城市有2-3萬根電線桿，點(diǎn)多面廣，每一個電桿都可能成為一個需要獨(dú)立處理事情的點(diǎn)，如果有特殊情況需要臨時借5000美元處理問題，結(jié)果項(xiàng)目經(jīng)理去業(yè)主開會，只能打電話口授，然后說晚上回來補(bǔ)簽單據(jù)，財務(wù)就得先給錢后補(bǔ)單，這實(shí)際上是增加風(fēng)險的，如果事情一多，兩邊都忘記了，審計的時候就會發(fā)現(xiàn)問題。

二、海外EPC工程項(xiàng)目的信息化設(shè)想

我們可以從各個部門的信息化建設(shè)建議到提供一個整體的平臺方面做出一些設(shè)想，例如：

財務(wù)部們信息化建設(shè)，目前的工程公司大多還是執(zhí)行紙質(zhì)財務(wù)憑證，最后審計的時候還是依據(jù)各種簽字，書面文件來證明各項(xiàng)支出，資金流動是合規(guī)合法的。同時目前的以票控稅的要求，而且稅務(wù)審計員來了以后，也是要一張張的翻憑證，難得做到全部在電腦上就可以審核完畢。財務(wù)信息化在國內(nèi)研究有很多，對于提高工作效率方面也是頗有建樹，但是對于完善財務(wù)手續(xù)方面還是有待進(jìn)步。

（一）工程項(xiàng)目設(shè)計院是最牽頭的，是提綱挈領(lǐng)的部門，依據(jù)現(xiàn)場項(xiàng)目反映回來問題最多的方面，做出最優(yōu)化的設(shè)計修改，任何設(shè)計變更都可能會導(dǎo)致其他部門費(fèi)用的變化，其中有些是有利的，有些是不利的。這里主要說設(shè)計變更的及時反饋，設(shè)計院修改出新的圖紙時候，首先從技術(shù)部、工程部就要第一時間依據(jù)圖紙做出施工和采購計劃方面的更改，商務(wù)部也會依據(jù)這些設(shè)計修改產(chǎn)生的費(fèi)用計算出罰款、或者分包單位的額外支出限額等等。圖紙問題及時匯總，設(shè)計院及時收集技術(shù)問題，尋求解決之道，不要等到圖紙還在改，原設(shè)計的材料已經(jīng)發(fā)運(yùn)，到了現(xiàn)場不能用或者要加工后使用，甚至是現(xiàn)場不具備加工條件，要返廠，都會大幅提高材料設(shè)備成本。

（二）物資部門的信息化建設(shè)，正常情況下按照合同中約定的條款來采購，這個留給國內(nèi)采購部門是有充足的時間，但是前方發(fā)現(xiàn)的問題或者是設(shè)計變更需要及時反饋給工廠，例如廠驗(yàn)已經(jīng)驗(yàn)收簽字了，準(zhǔn)備發(fā)運(yùn)集港，但是現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)在國內(nèi)增加一道工序或者增加備品備件、或改善包裝條件更能夠節(jié)約現(xiàn)場成本，及時傳遞正確信息給國內(nèi)廠家，才能節(jié)約整體費(fèi)用；此時物資部不光是要收集廠家臨時修改的費(fèi)用信息，還要及時比較對海運(yùn)艙位改期帶來的影響，如果費(fèi)用不高及時趕工能夠追上船期按時發(fā)運(yùn)，則是最好的；而且在發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場到貨設(shè)備、物資的質(zhì)量問題時候，要有信息渠道反饋給廠家，視問題大小，要求其派駐廠代、工代、或者向商務(wù)提供索賠證據(jù)等。另外，大型項(xiàng)目的貨物供應(yīng)會是多批次的，依據(jù)多數(shù)EPC合同條款，貨過船舷即視為交接，此時前方商務(wù)部是可以根據(jù)提單向業(yè)主辦理結(jié)算的，但是如果涉及到稅務(wù)策劃方面，就要向財務(wù)和商務(wù)匯報船期，這個時間段尤其在10月以后的期間為重要，因?yàn)槭杖氪_認(rèn)后大批貨物在當(dāng)年未取得海關(guān)清關(guān)單，沒有取得成本，則會造成所得稅預(yù)繳，擠占資金。所以在類似船期和貨物供應(yīng)成本方面，需要有一個信息和商務(wù)、財務(wù)共享，控制對業(yè)主結(jié)算節(jié)奏和納稅情況。另外物資部的臺賬建設(shè)也要和多方對接，如海關(guān)文件、集港箱單、提單、開箱報告的掃描等等，形成數(shù)據(jù)庫資料，方便自己和其他部門的調(diào)取。另外國內(nèi)海運(yùn)也不能出錯，比如西門子在給國內(nèi)一電廠發(fā)貨的時候，二維碼掃錯了，把巴西的發(fā)過來，應(yīng)當(dāng)發(fā)給中國的設(shè)備發(fā)到俄羅斯去了，西門子的物流部門都能出這樣的錯誤，更何況我們基建單位呢。所以集中集港發(fā)貨時，類似錯誤一定要避免，不然耽誤船期、工期。

（三）商務(wù)部的數(shù)據(jù)資料庫則主要由一線部門來提供，例如現(xiàn)場工作群發(fā)回的各種問題照片，物資開箱驗(yàn)收的短缺的貨物、備件，業(yè)主要求的合同外的一些事項(xiàng)，或者是配合財務(wù)做稅務(wù)策劃等等。在商務(wù)部內(nèi)部也是需要建立自己的一些信息的，例如合同、結(jié)算單等都需要掃描存檔，法務(wù)部（律師）需要對這些情況進(jìn)行審核或者借鑒的時候，能夠第一時間傳遞資料。

（四）人力資源、法務(wù)等部門的信息化建設(shè)，例如人資如何控制人員的進(jìn)出，因公護(hù)照、簽證辦理，以及現(xiàn)場用工的申請和安排等，國內(nèi)主要是配合現(xiàn)場工作，在因公護(hù)照辦理和簽證落實(shí)方面，需要提前考慮；現(xiàn)場人資在用工問題上要和法務(wù)、律師及時溝通并形成內(nèi)部材料，避免勞資糾紛，給單位惹麻煩。但是又不能因噎廢食，勞務(wù)隊(duì)伍缺人，找10來個力工幾天都找不到。或者人員的進(jìn)出又沒有跟上工程的節(jié)奏，要來人干活的時候，什么護(hù)照、簽證等等把人卡在國內(nèi)，等人來了，活都干完了；同時對于管理型項(xiàng)目，雇傭當(dāng)?shù)毓こ處煴容^多，這種情況下，就要實(shí)現(xiàn)對人員的了解和監(jiān)督，例如華為在埃塞的項(xiàng)目就做了一個手機(jī)小APP，根據(jù)手機(jī)坐標(biāo)將其指紋信息、GPS定位及時上傳，這樣就能夠及時對其考勤，判斷其工作地點(diǎn)以及效率。

（五）后勤也很關(guān)鍵，有的國家主食是玉米糊糊和杰八地、英吉拉、或者吃木薯，甚至沒有大米和副食、調(diào)料等。筆者所在的一項(xiàng)目，國內(nèi)明明要采購大米運(yùn)來，結(jié)果國內(nèi)買了幾噸小米，還占了國家糧食指標(biāo)。這些在傳遞信息和要求的時候，也需要一個準(zhǔn)確度和糾錯能力。

三、總結(jié)

因此，綜上所述，對于國外項(xiàng)目而言，目前建立一個以手機(jī)為終端的及時處理APP是一個比較值得嘗試的方向，或者就利用微信中可以開發(fā)的系統(tǒng)，增加圖紙修改，請購物料、機(jī)械、以及費(fèi)用開支的小窗口，在群里面可以暢所欲言，對于要針對某一特殊事件的申請也可以直接在群里面通過這個系統(tǒng)直接請購物料、機(jī)械、增加臨時人工等等，然后自動會將這些信息，例如圖片，文字描述直接生成類似于OA的一個審批單，領(lǐng)導(dǎo)看到以后馬上批準(zhǔn)，然后憑借這些信息，打印出來以后，財務(wù)馬上就可以做賬給錢，也可以作為原始憑證記錄下來。財務(wù)在綜合外帳的收入成本后，對商務(wù)結(jié)算、物資清關(guān)速度做一個調(diào)整要求。商務(wù)對口行放款進(jìn)度、要求的上傳，業(yè)主喜好，供應(yīng)商結(jié)算等方面有評估。物資在收到臨采信息時可以把信息先傳回國內(nèi)采辦中心，供應(yīng)商能夠從中心快速得到信息，提前做準(zhǔn)備，優(yōu)質(zhì)低價供應(yīng)前方所需，待正式確認(rèn)后就能馬上組織招標(biāo)。廠家對貨物的完成情況也能通過該APP匯報進(jìn)度，船東能及時反饋艙位信息報價。這些信息如果能夠按周、甚至天及時更新，則國內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)對項(xiàng)目的掌控將達(dá)到一個前所未有的高度，相關(guān)對口部門也容易對現(xiàn)場的情況進(jìn)行一個了解，省去了很多的報表和重復(fù)工作。當(dāng)然對于信息閱讀的層級也要控制，不能說一個主管級別的人員就能參閱一些敏感信息，根據(jù)個人級別的不同，這個APP所能夠提供的信息層級也會所差別。

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