疾控工作重大會議專題檔案資料收集工作的探討

楊文煜+王健+魚小紅

摘要：以“2015中國—阿拉伯國家衛生合作論壇傳染病防控研討會”為例，闡述疾控工作重大會議專題檔案資料收集現狀與存在的問題，提出疾控重大會議專題檔案資料收集與管理的方法。

關鍵詞：重大疾控會議；材料收集；檔案管理

中圖分類號：C27 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）30-0089-02

“中國—阿拉伯國家博覽會”（以下簡稱“中阿博覽會”），是經國務院批準，由商務部、中國貿促會、寧夏回族自治區人民政府共同主辦的國家級、國際性綜合博覽會。自2010年以來，中阿博覽會（原中阿經貿論壇）已在寧夏成功舉辦了五屆，在國際、國內產生了深遠影響。2015年9月11日舉行的“中阿衛生合作論壇”是第五屆“中阿博覽會”的6個子論壇之一，它由論壇開幕式及主旨演講、衛生合作研討會、學術交流大會、健康產業博覽會暨健康產業論壇四大板塊組成。其中，學術交流大會板塊共舉辦4場國際學術交流會議，分別是：中阿傳染病防控研討會、慢性非傳染性疾病學術交流大會、眼科國際高峰會議和傳統醫學國際交流會議。

寧夏疾控中心（以下簡稱“中心”）作為“中阿傳染病防控研討會”的承辦方之一，首次參與了大型國際會議的籌備與承辦。工作期間，相關科室形成了大量的文字、圖片等資料。如何以本次研討會為契機，做好重大會議專題檔的收集，真實反映會議全貌，并為今后類似活動的舉辦提供參考與借鑒，成為今后中心檔案工作者面臨的一項新任務。

一、疾控工作重大會議的特點

1.會議目標特定性。疾控工作重大會議是真實反映疾病預防制工作進展、管理、科研與民生項目的一面鏡子，會議目的性強，意義重大，任務目標一致，因此它所形成的檔案具有很強的特定性或專一性。

2.資料產生階段性。疾控機構是依據年度工作計劃和相關工作指令來舉辦重大的工作會議，因此會議資料的產生呈現明顯的階段性，在某個時期文件會集中產出。

3.人員組成臨時性。對于重大的疾控工作會議而言，會議籌備工作往往需要幾個部門聯合承辦，其工作人員多由衛計委下屬不同單位的職員或疾控機構內部的不同員工臨時出任。

二、中—阿衛生合作論壇傳染病防控研討會資料收集情況

本次研討會的目的，旨在為來自我國、世界衛生組織和阿拉伯國家的傳染病防控專家們搭起切磋、交流的國際平臺，共同探討中國與阿拉伯國家傳染病防控工作的前沿和發展趨勢及所面臨的挑戰和任務。其會議材料的收集主要包括以下幾方面。

1.文書資料：研討會籌備期間形成的請示、批復、函及通知等有關文件資料；會議結束后形成的各種相關工作總結。

2.工作資料：研討會籌備過程中制定的各種工作方案、接待方案、工作任務分解細則；研討會實施方案、工作手冊、會務指南、日程安排（中、英、阿文）、會議報到冊、開幕式主持詞、嘉賓致辭以及研討會籌備、舉辦過程中形成或簽訂的各類合同、協議等。

3.嘉賓及授課專家資料，包括嘉賓及授課專家的中英文個人簡介、PPT課件（中、英、阿文）、交流資料等。

4.音像資料：研討會籌備、舉辦期間形成的照片、錄音、錄像。

5.財務資料：研討會籌備、舉辦期間產生的會務經費預決算報表、會務費支出明細表、憑證、賬簿及其他核算資料。

6.電子資料，包括電子照片、電子文檔、光盤等。

7.其他需要收集的資料，如：會場效果圖、會場背景墻、工作人員信息、主要領導、專家、嘉賓行程安排、會務接待車輛安排等。

三、中—阿衛生合作論壇傳染病防控研討會資料收集過程中暴露出的問題

經過多方努力，“中—阿衛生合作論壇傳染病防控研討會”圓滿舉辦，資料收集工作也如期完成，但檔案資料收集的硬傷也凸顯了出來。

1.檔案部門對重大會議的參與度為零。中心作為研討會的承辦方之一，在落實工作任務時，從未提及檔案部門的職責，最后的資料整理工作，也由別的科室負責。

2.研討會材料歸檔不齊。由于中心的檔案部門從未制定過《重大會議專題文件資料歸檔范圍與保管期限》，而我中心的上級主管部門——自治區衛生計生委也沒有相應的文件，只是在會議結束后，自治區衛生計生委疾控處（研討會的另一承辦部門）印發的《中阿衛生合作論壇傳染病防控研討會總結工作安排》一文中列出要求上報的資料，但從檔案管理的角度來看，這份工作安排缺失了一些重要的內容，如：主流媒體的報道資料、重要的工作信息與電子郵件、有價值的實物資料等。

3.文件、資料保管分散。中心多個部門參與了本次研討會的籌備，因此籌備工作中形成的許多文件、音像或有價值的實物資料，都散落在不同科室的個人手中，造成重大會議資料收集難度較大。同時，由于這些科室在籌備過程中更側重于工作任務本身，因而很容易忽略對文件材料的收集、整理，產生材料收集不完整的現象。

4.檔案工作者專業技能低。在研討會籌備與后會資料整理期間，中心沒有專職檔案人員參與此項工作，而各科室參與籌備工作的人員，因沒有接受過檔案知識專業培訓，所以專業技能較低。

四、加強重大工作會議專題檔案資料收集與管理的方法

1.檔案管理及時介入。與疾控工作有關的國際學術交流會議或其他重大工作會議具有顯明的工作特征和不可替代的特殊地位。長期以來，由于疏于檔案工作的領導與管理，重大會議專題檔案的完整性得不到保證，今后再次籌備重大疾控工作會議時，會議的主辦方或承辦方，應在第一時間向各自的檔案部門進行通報，并將檔案部門列為籌備工作成員之一，全程參與會議各項工作，加強對重大會議專題檔案的統籌協調、監督指導工作，以保證相關資料收集的完整性與及時性，不斷豐富館藏內容。

2.完善制度，明確職責。檔案部門應順應時代的發展與工作需求，不斷健全和完善檔案管理制度，除了制定《疾控工作重大會議文件材料歸檔范圍和保管期限表》為檔案的收集和管理提供技術支持之外，在重大會議籌備期間，還應明確各部門相關責任人，充分考慮各部門的工作特點，細化資料收集工作的時間節點，做到職責明確，分工合理。同時，檔案部門還應落實檔案接收流程，完善檔案工作網絡。

3.專業培訓，提升素養。檔案部門應對專（兼）職檔案員進行檔案業務實操培訓，觀摩自治區和銀川市檔案館的館藏資料，聽專家全面講解文件材料收集、整理的方法與技術，不斷提高檔案工作者的專業技能，強化檔案責任意識。此外，在日常工作中，中心檔案室還可聘請專家進行檔案工作的監督、檢查，以便及時發現問題，進行整改。

4.完整收集，集中保管。中心檔案部門要想完整收集疾控工作重大會議專題檔案資料，就必須做到主動介入，直接參與，主動上門與各科室進行檔案收集管理工作一對一的對接，針對收集的資料，及時進行整理、鑒定、立卷與編目，建立相應的數據庫，如文書檔案數據庫、音像檔案數據庫、電子檔案數據庫等，并實行統一管理。

5.典藏記憶，開發利用。重大會議專題檔案資料的收集與管理，最終是為了開發利用，依法向社會開放。例如，本次研討會后，自治區衛生計生委疾控處與我中心共同整理資料，印制了《2015中國-阿拉伯衛生合作論壇傳染病防控研討會資料匯編》一書，為工作查考及日后借鑒提供了保障。在今后的工作中，重大會議的專題檔案資料，除了印文集、做展板、編文獻外，檔案部門還對其進行數字化媒體加工，以微視頻的形式對會議的主旨進行宣傳，提高公眾對疾控工作的認識，擴大檔案部門的影響力。

參考文獻：

[1]中國-阿拉伯國家博覽會概況[EB/OL].中阿博覽會官方網站>走進博覽會>博覽會概況>中阿介紹，2015-03-31.http：//www.casetf.org/jieshao/120676.jhtml.

[2]劉婧.從北京APEC會議看重大活動檔案的收集管理[A].科技情報開發與經濟，2015，（3）：112-113.