疾控工作重大會(huì)議專(zhuān)題檔案資料收集工作的探討

楊文煜+王健+魚(yú)小紅

摘要：以“2015中國(guó)—阿拉伯國(guó)家衛(wèi)生合作論壇傳染病防控研討會(huì)”為例，闡述疾控工作重大會(huì)議專(zhuān)題檔案資料收集現(xiàn)狀與存在的問(wèn)題，提出疾控重大會(huì)議專(zhuān)題檔案資料收集與管理的方法。

關(guān)鍵詞：重大疾控會(huì)議；材料收集；檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：C27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2017）30-0089-02

“中國(guó)—阿拉伯國(guó)家博覽會(huì)”（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中阿博覽會(huì)”），是經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)，由商務(wù)部、中國(guó)貿(mào)促會(huì)、寧夏回族自治區(qū)人民政府共同主辦的國(guó)家級(jí)、國(guó)際性綜合博覽會(huì)。自2010年以來(lái)，中阿博覽會(huì)（原中阿經(jīng)貿(mào)論壇）已在寧夏成功舉辦了五屆，在國(guó)際、國(guó)內(nèi)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。2015年9月11日舉行的“中阿衛(wèi)生合作論壇”是第五屆“中阿博覽會(huì)”的6個(gè)子論壇之一，它由論壇開(kāi)幕式及主旨演講、衛(wèi)生合作研討會(huì)、學(xué)術(shù)交流大會(huì)、健康產(chǎn)業(yè)博覽會(huì)暨健康產(chǎn)業(yè)論壇四大板塊組成。其中，學(xué)術(shù)交流大會(huì)板塊共舉辦4場(chǎng)國(guó)際學(xué)術(shù)交流會(huì)議，分別是：中阿傳染病防控研討會(huì)、慢性非傳染性疾病學(xué)術(shù)交流大會(huì)、眼科國(guó)際高峰會(huì)議和傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)國(guó)際交流會(huì)議。

寧夏疾控中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中心”）作為“中阿傳染病防控研討會(huì)”的承辦方之一，首次參與了大型國(guó)際會(huì)議的籌備與承辦。工作期間，相關(guān)科室形成了大量的文字、圖片等資料。如何以本次研討會(huì)為契機(jī)，做好重大會(huì)議專(zhuān)題檔的收集，真實(shí)反映會(huì)議全貌，并為今后類(lèi)似活動(dòng)的舉辦提供參考與借鑒，成為今后中心檔案工作者面臨的一項(xiàng)新任務(wù)。

一、疾控工作重大會(huì)議的特點(diǎn)

1.會(huì)議目標(biāo)特定性。疾控工作重大會(huì)議是真實(shí)反映疾病預(yù)防制工作進(jìn)展、管理、科研與民生項(xiàng)目的一面鏡子，會(huì)議目的性強(qiáng)，意義重大，任務(wù)目標(biāo)一致，因此它所形成的檔案具有很強(qiáng)的特定性或?qū)Ｒ恍浴?/p>

2.資料產(chǎn)生階段性。疾控機(jī)構(gòu)是依據(jù)年度工作計(jì)劃和相關(guān)工作指令來(lái)舉辦重大的工作會(huì)議，因此會(huì)議資料的產(chǎn)生呈現(xiàn)明顯的階段性，在某個(gè)時(shí)期文件會(huì)集中產(chǎn)出。

3.人員組成臨時(shí)性。對(duì)于重大的疾控工作會(huì)議而言，會(huì)議籌備工作往往需要幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合承辦，其工作人員多由衛(wèi)計(jì)委下屬不同單位的職員或疾控機(jī)構(gòu)內(nèi)部的不同員工臨時(shí)出任。

二、中—阿衛(wèi)生合作論壇傳染病防控研討會(huì)資料收集情況

本次研討會(huì)的目的，旨在為來(lái)自我國(guó)、世界衛(wèi)生組織和阿拉伯國(guó)家的傳染病防控專(zhuān)家們搭起切磋、交流的國(guó)際平臺(tái)，共同探討中國(guó)與阿拉伯國(guó)家傳染病防控工作的前沿和發(fā)展趨勢(shì)及所面臨的挑戰(zhàn)和任務(wù)。其會(huì)議材料的收集主要包括以下幾方面。

1.文書(shū)資料：研討會(huì)籌備期間形成的請(qǐng)示、批復(fù)、函及通知等有關(guān)文件資料；會(huì)議結(jié)束后形成的各種相關(guān)工作總結(jié)。

2.工作資料：研討會(huì)籌備過(guò)程中制定的各種工作方案、接待方案、工作任務(wù)分解細(xì)則；研討會(huì)實(shí)施方案、工作手冊(cè)、會(huì)務(wù)指南、日程安排（中、英、阿文）、會(huì)議報(bào)到冊(cè)、開(kāi)幕式主持詞、嘉賓致辭以及研討會(huì)籌備、舉辦過(guò)程中形成或簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議等。

3.嘉賓及授課專(zhuān)家資料，包括嘉賓及授課專(zhuān)家的中英文個(gè)人簡(jiǎn)介、PPT課件（中、英、阿文）、交流資料等。

4.音像資料：研討會(huì)籌備、舉辦期間形成的照片、錄音、錄像。

5.財(cái)務(wù)資料：研討會(huì)籌備、舉辦期間產(chǎn)生的會(huì)務(wù)經(jīng)費(fèi)預(yù)決算報(bào)表、會(huì)務(wù)費(fèi)支出明細(xì)表、憑證、賬簿及其他核算資料。

6.電子資料，包括電子照片、電子文檔、光盤(pán)等。

7.其他需要收集的資料，如：會(huì)場(chǎng)效果圖、會(huì)場(chǎng)背景墻、工作人員信息、主要領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)家、嘉賓行程安排、會(huì)務(wù)接待車(chē)輛安排等。

三、中—阿衛(wèi)生合作論壇傳染病防控研討會(huì)資料收集過(guò)程中暴露出的問(wèn)題

經(jīng)過(guò)多方努力，“中—阿衛(wèi)生合作論壇傳染病防控研討會(huì)”圓滿舉辦，資料收集工作也如期完成，但檔案資料收集的硬傷也凸顯了出來(lái)。

1.檔案部門(mén)對(duì)重大會(huì)議的參與度為零。中心作為研討會(huì)的承辦方之一，在落實(shí)工作任務(wù)時(shí)，從未提及檔案部門(mén)的職責(zé)，最后的資料整理工作，也由別的科室負(fù)責(zé)。

2.研討會(huì)材料歸檔不齊。由于中心的檔案部門(mén)從未制定過(guò)《重大會(huì)議專(zhuān)題文件資料歸檔范圍與保管期限》，而我中心的上級(jí)主管部門(mén)——自治區(qū)衛(wèi)生計(jì)生委也沒(méi)有相應(yīng)的文件，只是在會(huì)議結(jié)束后，自治區(qū)衛(wèi)生計(jì)生委疾控處（研討會(huì)的另一承辦部門(mén)）印發(fā)的《中阿衛(wèi)生合作論壇傳染病防控研討會(huì)總結(jié)工作安排》一文中列出要求上報(bào)的資料，但從檔案管理的角度來(lái)看，這份工作安排缺失了一些重要的內(nèi)容，如：主流媒體的報(bào)道資料、重要的工作信息與電子郵件、有價(jià)值的實(shí)物資料等。

3.文件、資料保管分散。中心多個(gè)部門(mén)參與了本次研討會(huì)的籌備，因此籌備工作中形成的許多文件、音像或有價(jià)值的實(shí)物資料，都散落在不同科室的個(gè)人手中，造成重大會(huì)議資料收集難度較大。同時(shí)，由于這些科室在籌備過(guò)程中更側(cè)重于工作任務(wù)本身，因而很容易忽略對(duì)文件材料的收集、整理，產(chǎn)生材料收集不完整的現(xiàn)象。

4.檔案工作者專(zhuān)業(yè)技能低。在研討會(huì)籌備與后會(huì)資料整理期間，中心沒(méi)有專(zhuān)職檔案人員參與此項(xiàng)工作，而各科室參與籌備工作的人員，因沒(méi)有接受過(guò)檔案知識(shí)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，所以專(zhuān)業(yè)技能較低。

四、加強(qiáng)重大工作會(huì)議專(zhuān)題檔案資料收集與管理的方法

1.檔案管理及時(shí)介入。與疾控工作有關(guān)的國(guó)際學(xué)術(shù)交流會(huì)議或其他重大工作會(huì)議具有顯明的工作特征和不可替代的特殊地位。長(zhǎng)期以來(lái)，由于疏于檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與管理，重大會(huì)議專(zhuān)題檔案的完整性得不到保證，今后再次籌備重大疾控工作會(huì)議時(shí)，會(huì)議的主辦方或承辦方，應(yīng)在第一時(shí)間向各自的檔案部門(mén)進(jìn)行通報(bào)，并將檔案部門(mén)列為籌備工作成員之一，全程參與會(huì)議各項(xiàng)工作，加強(qiáng)對(duì)重大會(huì)議專(zhuān)題檔案的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)工作，以保證相關(guān)資料收集的完整性與及時(shí)性，不斷豐富館藏內(nèi)容。

2.完善制度，明確職責(zé)。檔案部門(mén)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展與工作需求，不斷健全和完善檔案管理制度，除了制定《疾控工作重大會(huì)議文件材料歸檔范圍和保管期限表》為檔案的收集和管理提供技術(shù)支持之外，在重大會(huì)議籌備期間，還應(yīng)明確各部門(mén)相關(guān)責(zé)任人，充分考慮各部門(mén)的工作特點(diǎn)，細(xì)化資料收集工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，做到職責(zé)明確，分工合理。同時(shí)，檔案部門(mén)還應(yīng)落實(shí)檔案接收流程，完善檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

3.專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提升素養(yǎng)。檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)專(zhuān)（兼）職檔案員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)實(shí)操培訓(xùn)，觀摩自治區(qū)和銀川市檔案館的館藏資料，聽(tīng)專(zhuān)家全面講解文件材料收集、整理的方法與技術(shù)，不斷提高檔案工作者的專(zhuān)業(yè)技能，強(qiáng)化檔案責(zé)任意識(shí)。此外，在日常工作中，中心檔案室還可聘請(qǐng)專(zhuān)家進(jìn)行檔案工作的監(jiān)督、檢查，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)行整改。

4.完整收集，集中保管。中心檔案部門(mén)要想完整收集疾控工作重大會(huì)議專(zhuān)題檔案資料，就必須做到主動(dòng)介入，直接參與，主動(dòng)上門(mén)與各科室進(jìn)行檔案收集管理工作一對(duì)一的對(duì)接，針對(duì)收集的資料，及時(shí)進(jìn)行整理、鑒定、立卷與編目，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，如文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、音像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等，并實(shí)行統(tǒng)一管理。

5.典藏記憶，開(kāi)發(fā)利用。重大會(huì)議專(zhuān)題檔案資料的收集與管理，最終是為了開(kāi)發(fā)利用，依法向社會(huì)開(kāi)放。例如，本次研討會(huì)后，自治區(qū)衛(wèi)生計(jì)生委疾控處與我中心共同整理資料，印制了《2015中國(guó)-阿拉伯衛(wèi)生合作論壇傳染病防控研討會(huì)資料匯編》一書(shū)，為工作查考及日后借鑒提供了保障。在今后的工作中，重大會(huì)議的專(zhuān)題檔案資料，除了印文集、做展板、編文獻(xiàn)外，檔案部門(mén)還對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化媒體加工，以微視頻的形式對(duì)會(huì)議的主旨進(jìn)行宣傳，提高公眾對(duì)疾控工作的認(rèn)識(shí)，擴(kuò)大檔案部門(mén)的影響力。

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