醫院基建圖紙檔案的數字化管理分析

熊瑛　余國兆

摘 要：隨著醫院基建工程的不斷擴大，醫院內部的檔案管理工作成為了醫院發展和建設的重要內容。隨著內容的不斷增加，傳統的管理方案在現階段的形勢下已經顯得有些不適合，因此如何能提升檔案的管理水平，也是醫院日常工作中的重點。數字化的普及為人們的生活和工作提供了重要的便利，因此這也是該文主要的研究方向。

關鍵詞：醫院基建 圖紙檔案 數字化管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）05（a）-0172-02

醫院基建檔案是醫院發展和建設過程中的重要參考資料，具有顯著的利用和保存價值。但是隨著圖紙檔案數量的增加，保管工作也面臨了更大的挑戰。在當今的數字化時代下，利用信息技術可以有效地對檔案進行管理，提升資源的利用率和檔案的資源共享服務，是未來醫院建設發展的必然趨勢。該文旨在對數字化管理的必要性進行分析，從而針對性地探究管理的具體措施。

1 醫院基建圖紙檔案數字化管理的必要性

隨著醫藥衛生體制改革的進行和醫院服務模式的轉變，檔案管理作為醫院管理工作中的一個重要組成部分，在醫療、教學、科研等活動中的作用日漸顯著，檔案管理工作為適應時代的需要發生了很大的變化。隨著計算機技術和各種先進設備的出現，醫院的基建檔案信息化管理也是勢在必行的。且傳統的圖紙檔案本身就存在著一些需要完善的地方，只有改善這些方面的內容之后才能完善醫院檔案管理的數字化、信息化。

1.1 圖紙檔案質量問題

檔案工作是封閉型、半封閉型的管理模式，并且在我國一直存在。圖紙檔案的質量問題是數字化管理的首要原因。從醫院現階段的發展模式來看，很多基建圖紙因為使用年限過長，或是保存時間長的原因，出現了很多圖面不清晰，甚至出現破損的檔案。甚至于有一些檔案還是已經使用過的圖紙，保存起來也有一定的難度。另外，很多檔案本身與實際的情況有一定的出入，在一定程度上影響了檔案的參考價值，醫院無法通過檔案信息來了解圖紙的具體情況，帶來了很多不便。

1.2 保管方式問題

圖紙檔案數量的提升給保管工作帶來了更大的挑戰。由于圖紙本身會存在著大小、內容的差異，所以在進行檔案歸檔管理時普遍都會采用盒裝式管理。但是這種管理方式雖然簡便，但是紙質檔案本身就是容易破損的物品，很有可能出現無法修補的不可逆損壞。另外有些檔案本身就存在著缺損，很有可能因為保管方式不當失去利用價值。

1.3 利用模式不規范

檔案管理的目的在于便于使用者在需要的時機進行使用，但是檔案篇幅的特殊性，包括出于對原檔案的保護，一般都是采用復印的形式來獲取信息。當時很多檔案室本身不具有復印設備，所以只能通過小幅面的復印后進行拼接。有時候在特殊情況下，需求者會直接將材料帶出復印使用，待檔案歸還時也會產生一些不必要的損壞。

2 數字化檔案管理的要求

數字化管理需要先對圖像進行掃描，然后通過掃描實現數字化轉換。在這一過程中，圖像信息可以被完整地保存下來，因此可以具有非常顯著的適用性，便于使用者確定文件格式，這也是現階段使用最廣泛的一種圖像文件形式。需要注意的一點是在掃描過程中需要考慮到順序和方向的問題。掃描過程中應該按照一定的分類標準進行分類，例如建筑物的排列順序等，然后再進行文件夾分類，便于后期的檢索工作。而圖紙掃描的順序也應該和文件本身的順序保持一致。基建圖紙檔案本身具有其特殊的形成格式，方向也是存在差異的。在提供檔案原件的過程中可以根據需求來適當調整方向，但是在網絡傳輸的過程中就需要嚴格保持方向。在掃描工作完成之后，在刻錄成光盤之前需要對所有的數字化圖像文件進行細致檢查，保障圖像的質量后才能最終刻錄光盤。與此同時要做好備份工作，提升數據的安全性。

如果有醫護人員需要使用這些材料，在建設管理系統時候需要提供個人信息，才能通過查閱功能來查閱到需要的內容，也可以通過截圖來選取需要的部分，相比于傳統利用模式下的原圖借出，不僅在效率上實現了提升，還能保護圖紙的質量，提升了信息傳播的有效性，讓檔案管理工作能夠真正朝著現代化的方向而發展。

3 圖紙檔案數字化的流程

圖紙檔案數字化指的是通過掃描設備將紙質檔案轉化為計算機文件的過程。目前該技術具有兩種模式，一是通過檔案掃描后將圖像進行保存，二是通過掃描后將其轉化為矢量文件。圖像文件是由像素組成，通過一些常用的軟件就可以編輯屬性。根據圖紙檔案數字化的不同要求，其工作原理和流程也是不相同的。醫院可以將所有檔案就全方位納入計算機系統管理，每個項目都由檔案館派出人員管理，A3及以下圖紙可下載到本機上處理打印。由施工管理部門負責，檔案部門提供指導，并協助做好圖紙更改通知單的管理，并及時將更改通知單和被修改圖在系統中建立標識關系。對于醫院的基建圖紙檔案來說，首先在檔案掃描前需要做好兩方面的準備工作。意識對所有己見圖紙進行嚴格整體安排，并核對數量和種類，確定沒有出現缺損和遺漏的情況下才能進行掃描，否則要先進行修復。當掃描的文件和本身的文件相對應時，可以進行后續工作。另外是將掃描文件的目錄進行復印，一方面便于數據庫的錄入工作，另一方面可以利用掃描過程來核對圖紙和內容的詳細情況。掃描過程結束后還可以作為備用材料進行保存。

掃描結束后是內容的校對和檔案數據庫的建立過程。校對工作主要是利用軟件對掃描后的圖像文件進行合理的線條光滑等操作，然后和原圖進行校對，保障檔案的可利用性。這一方式可以有效地提升檔案的利用效率和精度，便于醫院在需要的時候可以隨時使用。而圖紙檔案的數據庫主要用于存放管理圖紙的具體信息，例如名稱、日期等，然后通過存放路徑的調整可以建立數據庫和文件夾。如果需要檢索圖像文件，則可以直接鏈接到文件存放的路徑，然后再到文件夾內的具體文件。如果需要文件的矢量化們也可以采用AutoCAD等類似的軟件來進行輔助。

最后要建立檔案掃描借閱登記系統，可以對檔案借閱的實踐、卷號、借閱人、內容等進行合理管理，便于檔案的安全性，不會因為人工管理不當出現遺失。同時也應該要求項目建設單位將檔案雙向管理，推進醫院檔案管理工作的進程。

4 結語

基建檔案本身性質特殊，不可再生，作為一種寶貴的信息資源，為醫院的發展和建設工作作出了巨大的貢獻，而基建檔案管理水平的高低會直接影響到醫院整體建設的腳步，甚至影響到建筑的安全。不難看出，這項工作也將是未來醫院發展和建設管理中的長期任務。作為基建檔案的管理人員，需要不斷地完善自身，利用各種現代化手段進行管理，并讓檔案工作實現智能化、數字化，在未來促進醫院的可持續發展。

參考文獻

[1] 陳燕君.醫院基建圖紙檔案的數字化管理[J].城建檔案，2011（3）：53-54.

[2] 熊瑛.對醫院基建檔案數字化管理的幾點認識[J].黑龍江檔案，2016（6）：73.

[3] 陳克琴.基建圖紙檔案管理辦法芻議[J].佳木斯教育學院學報，2010（5）：92-93.