淺談檔案管理水平的提升

張樹艷 中石化石油工程地球物理有限公司華東分公司

淺談檔案管理水平的提升

張樹艷 中石化石油工程地球物理有限公司華東分公司

企業檔案管理是企業管理的重要內容，企業在生產經營活動中形成的大量檔案資料已成為企業發展壯大的重要信息資源。企業檔案管理水平的提升，對企業管理的順利進行起著至關重要的作用。本文針對如何提升企業檔案管理水平，進行了相應的分析和探討。

檔案管理 創新 數字化 制度

檔案存在于各個單位、組織，從企業、學校、公司到政府、執法機構都需要檔案管理。而檔案管理工作是一項極具管理性和科學性的工作，因此推進檔案管理制度的創新，加強檔案管理的規范化、標準化、科學化是檔案管理發展的迫切要求。由于紙質檔案具有易損毀、耐久性差，成本高，需要的物理空間大等因素，數字化檔案開始替代傳統的紙質檔案。檔案管理模式的不斷更新，需要我們跟上時代的步伐、適應不斷發展的新潮流，對當前的檔案管理工作進行新的分析和探討。

一、當前檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作不被重視

檔案管理工作存在于每個單位或企業，本應該受到高度的重視。但許多企業里的企業管理人員過于追求經濟利益，導致在實際工作中，對于檔案管理的重視程度不高。除了一些歷史性因素影響較強的企業，一般很多單位或企業很少會專門設置負責檔案管理的機構，配備專業的檔案管理工作人員，檔案管理只是對各部門信息資料進行簡單的保存，沒有進行深入的分類、整理、編輯等工作，很難達到檔案管理工作的預期效果。

（二）檔案管理手段與時代發展不相適應

傳統的檔案管理是以文字、紙張的形式記錄、傳遞、收集、整理檔案。紙質檔案的成本高而且需要大量的物理存儲空間。紙質檔案對檔案管理人員來說，不僅工作量非常大，而且紙質檔案的管理維護也有一定的難度，容易造成檔案的缺失、損壞等，不便于后期查閱、利用。數字化檔案采用先進的數字化存儲技術具有物理空間成本低、存儲量大、易管理、可視性強、查詢便捷，工作效率高等優點，因此檔案管理模式應順應時代發展的潮流發生轉變，數字化檔案勢在必行。

（三）檔案管理人員素質問題

在企業的檔案管理工作中，檔案管理人員是檔案管理的主要負責人，因此承擔的責任也非常重大，尤其是對檔案管理改革要進行深入的了解和分析，這對于提高自身的工作效率以及企業的競爭能力都非常有幫助。但從目前的企業檔案管理來看，很多的檔案管理人員缺少良好的職業道德意識，工作中缺少責任感和積極性，缺乏先進的檔案管理理念和專業的檔案管理技能。

（四）檔案管理體制問題

當前大部分的企業決策者并沒有意識到檔案管理對整個企業的必要性，決策者的思想觀念并沒有得到真正的轉變，檔案管理的體制存在缺陷，缺乏一個系統合理的檔案管理制度，檔案的日常維護也沒有及時跟上。有的企業甚至就沒有設立檔案管理部門，還有的企業雖然設立了檔案管理部門，但是所沿用的依舊是傳統的檔案管理體制，這都會影響到檔案管理工作的有序進行。

(五)檔案管理的安全性問題

紙質檔案具有易損壞，耐久性差，不可再生等不安全因素。這些不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。

數字化檔案與紙質檔案相比具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。數字化檔案的這些不安全因素，也同樣影響了對它的管理和長期保存。

二、提升檔案管理水平的措施

（一）加強對檔案管理工作的重視程度

加強對檔案管理工作的重視程度主要從三個方面來加強。第一方面是單位內加強對檔案管理的重視程度，而且要“自頂向下”的，即從領導加強重視程度開始，一級一級地向下傳遞，利用體質的優勢加強對這一工作的重視程度；第二方面，要加強對檔案管理工作的支持力度，客觀上為檔案管理的開展創造出一個良好的環境，為其掃除障礙；第三方面，檔案管理人員要從主觀意識上加強對檔案管理工作的重視程度。

（二）實現檔案管理現代化

檔案管理工作也要順應時代的發展，簡化工作流程，更多地使用計算機、網絡信息等技術，對各類信息資料進行電子化收集、整理、歸檔，實現檔案管理的信息化、科學化。在檔案管理中，許多企業或單位已經開始轉移重心，由以傳統的紙質檔案為重轉變為以電子檔案為重，并逐步將之前紙質檔案的數據輸入電腦，與后續的電子檔案匯集起來統一管理。電子檔案的管理、利用比傳統紙質檔案更加方便、快捷，適合在現今快節奏的社會生活中使用。電子檔案只需將信息儲存在計算機或者網絡空間中，不需要占用太多實際的物理空間和資源，查找起來也更加方便、快捷，管理、維護相對更加簡單，不用擔心因環境影響而造成損壞、缺失。數字化檔案，可以大大提高文件的分類速度、借閱、歸還文件的速度。有利于提高檔案管理的規范化、標準化、科學化和現代化水平，提高檔案管理的效率。以科技檔案管理為例，由于檔案借閱的對象繁多，如有些單位的相關技術部門、各個地震勘探小隊、其它用到此類相關檔案的單位等，要想準確統計，動態了解這些情況，按以往方式必須“歸檔”以后才能查知，而通過網絡計算機管理的數字化檔案卻能準確反應當前的情況。真正做到了讓辦公室人員不出門便可知曉天下事。由于信息的超時空流動，讓數字化檔案事實上成為了“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供方便的信息控制中心。

（三）提升檔案管理人員的工作能力

加強人員培訓，從而提升檔案管理人員的工作能力，為提高檔案管理規范化、標準化、科學化提供智力支持。檔案業務的培訓是檔案工作的一個重要組成元素，它的重要性不容置疑。在當前檔案工作新的要求下，各單位或企業要對檔案管理人員進行業務培訓。培訓內容應從促進檔案管理工作的規范性和增強檔案管理工作的自覺性兩方面入手，就依法歸檔、檔案業務基礎知識與流程、檔案規范管理、檔案管理相關制度、建立健全檔案工作機制、業務規范標準、文件形成與積累以及在檔案工作中存在的常見問題等進行系統學習。

學習可以是自發行為，也可以是組織行為。激發檔案工作人員自助學習的熱情，有利于檔案工作人員自助更新知識，完善知識結構。組織內部形成自主學習的風氣，讓檔案工作人員自發的去解決工作上的難題，這也是為組織節約人力、財力，讓組織將更多的精力放在發展規劃上，有利于檔案工作的長遠發展。

1.進行思想教育，讓檔案工作者提高身為文化工作者的覺悟，讓其從思想上認清自己所肩負的責任。而且思想教育不是階段性行為，應該長期以正確的職業觀熏陶檔案工作人員，提高檔案工作人員政治素養、思想水平、文化素質。

2.進行組織培訓。首先是進行業務培訓，可以根據檔案工作的需要適時進行。通過長期與短期培訓相結合，針對性培訓與入門培訓相結合，提高工作人員對檔案工作的認識，熟悉檔案工作的具體流程。其次舉辦專題業務培訓，針對檔案工作中出現的疑點、難點開展專題培訓。將某一專業領域的知識結合檔案工作，集中為工作人員答疑解惑，拓寬檔案工作人員知識面，提高檔案工作人員綜合能力。例如，鑒于目前對檔案數字化的要求，檔案工作系統可以舉辦檔案數字化專題培訓。最后是舉辦業務研討會，以此來加深各個檔案部門之間的聯系，促進各個檔案部門的交流，推動“產、學、研”三位一體進程。

3.檔案工作人員進行繼續教育。將基礎教育與提高性培訓相結合，有利于提高檔案工作人員綜合素質，有利于形成多層次、多類型的專業培訓體系。可以將組織內部選拔的人才送往管理較為先進、檔案工作經驗更為豐富的單位學習，為完善組織整體規劃以及優化組織管理水平打下基礎。

提升檔案管理員的業務水平和管理水平，以應對新形勢下檔案管理工作的要求。與此同時，還要通過一些激勵的措施，充分提高檔案工作者的積極性，為全面推進檔案管理規范性工作提供智力支持。例如:對檔案管理人員進行“表揚、嘉獎、授予榮譽稱號”等榮譽激勵。對工作成績組織表示予以肯定，檢查或評比中獲得優秀等級者應及時給予表彰、獎勵，并通過網絡等宣傳媒體對其進行褒揚。榮譽種類以少不宜多，評獎、評先進、授予榮譽稱號不宜過多過濫，而且要公平公正，得到其它員工的認可，不可徇私舞弊。

（四）建立健全檔案管理機制，規范檔案管理工作

建立健全檔案管理機制，強化檔案管理體系，主要包括以下四點:第一，建立合理科學的企業單位檔案管理工作用人制度。第二，建立激勵制度。管理學的理論認為，一切管理活動都要以充分調動人的積極性、發揮人的主觀能動作用、開發人的潛在能力為根本目標。檔案館在管理工作中同樣必須重視對人的管理，以人為本，充分調動檔案管理員的積極性。檔案管理工作中的激勵機制就是以人為中心的管理方法。80%的事情在20%的時間內高效率完成才是我們追求的目標。要實現這一目標就要制定一套賞罰分明的檔案管理制度，這種賞罰制度不僅針對員工，同樣也針對領導。這樣就可以形成制度約束的雙向性，使員工和領導之間相互監督和相互引導。與此同時，建立物質激勵和精神激勵相結合的激勵制度，以精神激勵鼓舞檔案管理工作者的工作熱情，以物質激勵推動檔案管理工作者的工作效率，從而實現檔案管理工作的優化。第三，建立簡明實用的檔案管理制度。檔案管理制度針對的是檔案管理這項工作，不是搞學術、寫文章，不需要制定復雜的、難以實現的制度讓工作人員去執行。只有簡單實用的制度，才能夠更好發揮檔案管理制度的指導和規范作用。第四，堅持制度的嚴肅性。檔案部門是檔案管理制度的制定部門，同時又是規章制度的執行部門，這就要求在規章制度的執行過程中，不管是領導還是員工都應該以制度為行事標準，做到賞罰分明，充分體現制度的權威性和嚴明性。

（五）提高檔案管理的安全性

楊冬權在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話中說:“1.必須始終把檔案安全視作檔案工作的‘生命線’，把檔案安全工作放在檔案工作的首位，奠定檔案事業安全、協調、可持續發展的堅實基礎；2.必須始終堅持‘以防為主、防治結合’的基本原則，一手抓安全防范，一手抓受損檔案搶救和保護，努力避免和減少各種外來因素對檔案的不利影響；3.必須始終堅持把檔案信息安全與檔案實體安全放在同等重要位置，通過各種有效措施保證檔案信息安全，確保數字檔案和電子檔案內容真實、長久可讀和有效利用；4.必須始終堅持把安全督察和制度建設相結合，提高規范化管理水平，切實強化執行力，努力把各種可能的安全隱患消滅在萌芽狀態；5.必須始終堅持發揮科技創新的先導作用，不斷為檔案實體安全和信息安全提供堅強的技術保障。”這是從檔案安全保障工作長期的實踐過程中凝練出的經驗和要求，也是我們在檔案安全體系建設中必須堅持的總體思路。根據這一思路，就需要我們配置一些先進的設備，例如：去濕機、空調、溫濕度計、消毒柜、防磁柜等，確保檔案庫房環境的適宜度以及檔案的操作的規范化，科學化，以增強紙質檔案的耐久性、電子檔案更加長久的保存；數字化檔案勢在必行，而電子文件的生成、輸出、保存、傳播等均需要依托計算機和網絡，加強網絡建設和技術支持是將電子文檔應用于檔案工作的重要前提，各單位或企業除了要培養專業的檔案工作人員，還應招聘一些專業的網絡技術人員，防止黑客的攻擊、病毒的侵襲等對檔案工作造成影響，另外還需定期對電子電腦等設備進行維護，確保檔案管理工作的順利進行。

三、結語

總之，要想行之有效的提高檔案管理工作的科學化水平，就必須加強檔案管理理論的學習，加強檔案管理在實踐中的學習，不斷創新、不斷優化檔案管理的工作方法，不斷完善檔案管理制度，適時更新先進設備和學習新技術，破除思維定勢、習慣性思維、傳統性思維以及封閉性的思維模式，以開拓的思維空間、豐富的想象力、創新的思維方式去做檔案管理工作。堅持科學的管理理論，實現檔案管理方法的科學化，并形成合理的科學制度保障，最大限度地提高檔案管理工作的質量，從而提升檔案管理工作的水平。

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