高校公文管理信息化建設探索

洪思雨

高校公文管理信息化建設探索

洪思雨

福建師范大學

高校公文管理信息化已成為必然趨勢，相對于傳統的紙質公文管理，電子公文更能促進各部門協調，整合組織內信息資源，提高工作效率。該文通過分析高校公文管理的特點和存在的問題，提出建設目標和保障措施，展望高校公文信息管理系統的未來發展方向，以期推動高校公文管理信息化建設更好發展。

高校 公文管理 信息化

隨著社會信息化和高等教育的快速發展、高校辦學規模的不斷擴大和多校區的功能調整，傳統的高校公文管理模式已無法滿足現實發展需要[1]。在高校公文管理中，信息化也推動了公文管理和檔案管理的變革，辦公自動化系統早已逐漸得到了推廣和使用，高校公文管理信息系統從原來以文字處理為核心而缺乏數據交換的第一階段，發展到以網絡共享為核心而沒有管理應用的第二階段，再到如今以協同工作為核心、融入工作流技術并有行政管理應用的第三階段[2]。公文管理是高校行政部門的一項重要工作內容，傳統的紙質、數字公文管理方式已不適應如今信息化環境下高校行政管理的需要。因此，加快推進公文管理信息化系統建設，促進各部門協調，整合高校內部信息資源，實現辦公自動化、信息資源化、流程規范化[3]，將是提高高校行政服務質量的有效途徑。

1 高校公文管理信息化的內涵及意義

1.1 高校公文管理信息化的內涵

高校公文管理信息化是指高校公文管理模式由“以紙質公文管理保管為重點”向“數字化信息形式”轉變的過程[4]。或者說，高校公文管理信息化是指在高校公文從形成、運轉、辦理、傳遞、存貯到轉換為檔案或銷毀的周期中，依托互聯網，以信息化為手段對公文進行創建審批、傳閱辦理，最終形成一個統一、網絡化的公文信息資源共享平臺，以滿足校內外用戶實時調閱的需求，進而提高高校行政服務質量。高校公文管理信息化的內涵包括：一是高校公文管理信息數字化和網絡化，二是高校公文管理信息建立、處置和管理的一體化，三是實現高校公文管理信息資源高度共享，四是其目標在于提高高校行政服務質量。

1.2 高校公文管理信息化的意義

1.2.1有利于增強公文管理的時效性

以網絡為基礎、以電子公文為介質，同時通過手機短信、微信提示為通知方式，可以實現公文的即時傳送，辦公人員可以在任何時間、任何地點上網登錄獲取，公文辦理可以突破時間、空間限制，突破部門分割，提高公文的時效性。

1.2.2有利于提升公文管理的工作效率

通過網絡技術，實現部門之間、上下級之間的互聯互通，形成公文信息資源的高度共享和即時處理。通過網上公文流轉和流程再造，優化公文辦理流程，提高辦文效率，降低工作成本。

1.2.3有利于公文管理的規范化

通過系統設計，統一公文處理流程、文件格式化，規范公文的收文確認、分發、傳閱、簽批、催辦等程序，明確發文擬稿、核稿、會簽、審批等流程，并做到公文自動歸檔、統計，方便公文的檢索查詢。

1.2.4有利于公文檔案保存的歷史原始性

確保公文檔案的歷史原始性，對于公文管理至關重要。通過信息化技術，可以對公文流轉過程進行全程記錄，包括時間、簽批內容，對于公文起草過程的修改痕跡、領導的審批意見，可以全部保存并自動備份，確保公文檔案的原真性和全面性。

2 高校公文管理信息系統的功能及建設目標

2.1 高校公文管理信息系統的功能

實現高校公文管理自動化、信息化，必須根據公文管理的一般規律及高校作為教育機構的特殊需求來設計一套高校公文管理信息系統，該系統能夠支持對高校公文發文收文、流轉審核、歸檔統計、捜索查詢以及系統管理等進行綜合管理。其主要功能包括：

2.1.1公文發文功能，從發文擬稿，到修改、核稿、會簽、審批、發文、歸檔。

2.1.2公文收文功能，查看公文信息，提供給處室主任和領導進行公文審核功能和公文信息查看功能，主要涉及公文呈批、收文登記、形成文件信息和公文承辦。

2.1.3公文流轉功能，從收文確認，到分發、傳閱、簽批、催辦、歸檔。

2.1.4公文查詢檢索功能，按照發文編號、發文部門、發文時間、文件類別、標題和關鍵字等條件進行檢索查詢，并根據保密規定、檢索人權限進行審批、在線瀏覽、下載等。

2.1.5會議通知和公告管理功能，發布、刪除校內外會議通知、公告等。

2.1.6保密安全管控功能，設定權限級別、用戶標識、身份證驗證、數據庫加密等限制性措施，保證公文信息安全，不被非法泄露和篡改。

2.1.7大數據分析功能，分析學校各類統計數據、各類公文主題詞、各部門工作計劃與總結、各類調研報告等。

2.2 高校公文管理信息化的建設目標

圍繞實現高校公文管理信息系統功能，公文管理信息化建設要達到如下目標：（1）保證公文信息及時獲取；（2）公文信息資源充分共享；（3）提供人性化的操作界面，提高工作效率；（4）公文流程再造，實現無紙化與文檔管理一體性；（5）為領導決策提供最大支持；（6）規范公文管理制度；（7）保障公文信息安全。

3 當前高校公文信息化管理存在的問題

3.1 數據資源整合不到位，統一的管理系統尚未形成

囿于傳統公文管理習慣，目前部分高校仍存在著紙質文件和人工流轉文件的現象，在工作過程中需要耗費大量的人力物力。使用紙質的方式起草修改文件，造成了效率低下、文件修改失誤和容易丟失等問題，且不利于數據資源的有效整合，難以發揮公文信息資源共享功能。因此，應通過在高校各部門之間建立統一的兼容性數據接口、數據集成框架與信息管理中心，使各部門實現公文信息資源共享。但受限于技術手段及管理理念，目前部分高校行政管理系統仍以各部門自建為主，部門之間“各自為政”，未能形成系統化的統一行政服務平臺，公文數據重復建設、不一致等現象時有發生。

3.2 現有法規不夠健全，公文管理規范化尚待加強

現有的公文管理，一般依據《國家行政機關公文處理辦法》、《中華人民共和國檔案法》和單位自身的規章制度。而目前的法規、規章對于公文處理的電子化尚未進行詳細規定。例如，以往歸檔紙質文件需要有領導的親筆簽名及蓋章，而電子公文中如何保證文件的準確性和效力，是許多高校在開展公文管理辦公自動化時面臨的問題。因為缺乏相應的規章制度，許多高校的公文管理無法完全實現辦公自動化。目前,高校電子公文管理的技術標準尚未出臺，但在電子政務框架下強化對電子公文管理的實際行動尚未開始。例如，國家尚未頒布相關法令要求電子公文必須以統一的管理規范進行，以確保電子公文的統一采集、整理與安全儲存等，同時這類強制電子公文統一、科學與嚴格管理的相關法令與法規還尚未出臺。

3.3 安全隱患風險嚴峻，信息技術應用能力亟待提升

機關部分工作人員對辦公自動化系統的安全性麻痹大意，缺乏安全觀念，造成了新的安全風險。例如許多業務員將口令設置的太簡單，或口令寫在紙上隨意存放，導致口令泄露。在辦公自動化系統的構建過程中，業務人員的權限必須進行嚴格和科學的劃分，否則容易造成流轉中的混亂。同時，大多數辦公自動化系統構建在互聯網或者校園局域網上，由于辦公自動化系統主要是實現信息交換和資源共享，本身運行就存在相應的安全漏洞，有時因為難以辨別相關用戶的真實身份，工作人員的誤操作，軟件設計人員利用辦公自動化自帶的后臺管理平臺進行操作，外部對網絡的惡意攻擊，這些都會影響公文管理的信息安全。

3.4 相關設備投入不足，技術力量相對薄弱

實現公文管理信息化的基本要求就是確保相關設備的現代化。但目前高校早期采購的硬件設備和軟件系統已不適應信息技術高速發展要求。要完全滿足公文管理的信息化需求，其功能和環境將會十分復雜。這就需要相關人員具備較高素質，能夠熟練掌握系統設計、抵御高級攻擊和制止入侵的技術。但目前大多數高校的技術力量薄弱，往往需借助校外專業的軟件公司進行設計辦公自動化系統，而對于系統的維修和后期維護，高校對相應人才的培養力度也不夠。技術力量準備不足制約了高校公文管理信息化的建設步伐。

4 提升高校公文管理信息化水平的對策建議

4.1 加快數據資源整合進程，構建公文信息資源共享平臺

一是完善公文信息資源整合路徑，完善公文信息共享基礎。高校行政管理部門在工作過程中要促成各部門形成合力，建立一體化的公文管理平臺。當前應盡快通過在高校各部門之間建立統一的兼容性數據接口、數據集成框架與信息管理中心，實現公文及公文管理一體化、各門類公文管理一體化、內部信息和外部信息一體化，使各部門實現公文信息資源共享。二是依托互聯網，以信息化為手段實現公文信息服務網絡化。利用校內局域網絡實現公文管理同步歸檔、同步整理、同步錄入和同步利用。在局域網內，對內向領導和工作人員提供公文管理信息的即時服務和網上查詢打印；對外配合政工宣傳部門和信息網絡中心,將已數字化的各類公文管理等信息內容掛接外網提供利用，實現室藏公文管理共享。同時，深化行政管理服務，包括完善公文訪問界面與服務應用，推動信息服務向知識服務轉變，進而提升公文服務的主動性。總之，通過建立一體化、網絡化的公文管理信息資源共享平臺，充分滿足校內師生實時調閱的需求，以提高高校行政服務質量。

4.2 建立健全相關制度，規范高校公文信息化管理

高校管理部門要以公文信息化建設為著力點，堅持以規范化制度建設為保障，使高校公文管理信息化建設各項工作有章可循。首先，建立和完善與高校公文管理信息化相適應的相關規章制度。包括對各類公文的秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分的信息化做進一步明確和規范。明確各學院、各行政部門向學校請示、報告工作書面材料的呈報路徑。其次，根據高校公文相關規章制度制定高校信息系統軟件的用戶需求設計與信息管理標準。用戶需求設計與信息管理標準為保證電子公文的信息質量與歸檔后的電子文件質量奠定了基礎，為高校公文信息系統功能需求方案規范與強制軟件供應商對公文管理信息系統軟件開發提供了標準，也為各部門間公文信息資源共享提供了條件。最后，結合高校實際制定公文流轉、審批規則，在此基礎上調整并設定高校公文管理信息系統，從而保障高校公文流轉、審批以及發布等方面實現共享，規范公文管理人員行為，提高行政辦公效率，促進學校各部門的合作與聯系，進而加速行政公文管理信息化進程。

4.3 加強信息技術應用培訓，增強業務人員安全保密意識

在高校公文管理信息化建設過程中，高素質的行政工作人員是確保公文管理信息系統穩定和高效運行的前提條件。為更好地適應信息化時代，更好地操作公文管理信息系統，對于公文管理人員的綜合業務要求也越來越高。除了傳統要求的寫作能力、檔案管理能力，同時要求操作人員具備信息應用能力、學習創新能力和應急管理能力，尤其要強化計算機應用能力。在未來的工作中，要針對高校內各類用戶的不同需求分別編寫使用手冊，并組織相關人員加強各自領域的信息技術應用培訓。另外，在操作過程中，要增強高校相關人員的安全保密意識。應該注重對設備設施的防范工作，注重設備的定期檢修和檢測，同時進行備份數據。業務部門在提高安全意識的同時，做到定期更換密碼，安裝殺毒軟件并定期查殺和更新，正確操作；嚴格按照保密規定，不把涉密公文違法上傳到辦公自動化系統中。

4.4 加大軟硬件資源投入，提升高校信息化技術能力

在硬件方面，應當為公文管理部門配置功能強大、容量大、運算速度快的服務器，配備分辨率較高的掃描儀、刻錄機等服務性硬件。在系統軟件方面，應當為公文管理部門設計功能完善、操作便捷、兼容性好、維護方便的公文管理信息系統軟件。同時，高校應重視對自身網絡和辦公自動化系統建設力量的培養，尤其是網絡和計算機系統人才素質的提升。定期檢查網絡防火墻，避免黑客盜取和修改公共信息；進行網絡漏洞掃描和病毒系統，確保校內網絡的安全；加強網絡監測，對來歷不明的信息與IP地址進行審核和自動屏蔽等，確保辦公自動化系統的安全[5]。

5 結束語

信息化建設是高校公文管理的一項緊迫任務，要充分發揮信息化建設作用，提高公文管理工作效率和強化決策支持功能，落實保障措施，更好推進公文管理信息化建設，同時要增強安全防范意識，強化技術力量，完善相應規章制度。隨著信息化的深入發展，我們不能停留在公文管理無紙化模式，智能化技術和大數據應用技術的快速發展，為高校公文管理的信息化深度發展提供了可能，即朝著協同化、智能化、知識化發展是今后高校公文管理信息化建設的努力方向。

[1] 張毅君.高校辦公自動化的現狀與對策[J].貴州民族學院學報, 2012（4）:157.

[2]李錦安. 中山學院公文管理信息系統的設計與實現[D]. 成都: 電子科技大學, 2014.

[3]王進, 張艷平.基于B/S模式的高校智能辦公自動化信息系統的設計與應用[J].計算機應用研究, 2002, 19(4):125-127.

[4] 張毅, 紅輪, 關悅. 論如何強化公文管理信息化建設[J]. 辦公室業務, 2016(1):73-73.

[5] 張輝.電子政務系統網安全防護的研究與應用[J].信息與電腦,2017（5）: 212-213.