淺析電子政務(wù)環(huán)境下地質(zhì)檔案信息化管理

李蓉蓉 甘肅省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)院

淺析電子政務(wù)環(huán)境下地質(zhì)檔案信息化管理

李蓉蓉 甘肅省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)院

隨著新時(shí)期我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，電子政務(wù)是政府提升管理能力的必經(jīng)之路。電子政務(wù)背景下地質(zhì)檔案管理工作在管理理念、管理載體、管理工作流程和服務(wù)方法手段等方面的工作模式發(fā)生著轉(zhuǎn)變。為更好地適應(yīng)電子政務(wù)新環(huán)境下的地質(zhì)檔案管理工作，建立整合地質(zhì)檔案管理服務(wù)機(jī)制、強(qiáng)化地質(zhì)檔案信息化建設(shè)、保障信息安全體系建設(shè)，提高地質(zhì)檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)是今后地質(zhì)檔案信息化管理的基本對(duì)策.

電子政務(wù) 地質(zhì)檔案 信息化

一、電子政務(wù)環(huán)境下地質(zhì)檔案信息化相關(guān)概念涵義

1.電子政務(wù)概念的涵義。電子政務(wù)是指“高效、開(kāi)放的政府憑借計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)等高新技術(shù)在安全可靠的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上行使管理職能、開(kāi)展政務(wù)活動(dòng)。”電子政務(wù)是一種全新的行政理念，也是新型的政府管理模式。在電子政務(wù)環(huán)境下，檔案信息資源從收集、開(kāi)發(fā)到利用，是以數(shù)字形式存在，以光盤、磁盤等載體存儲(chǔ)，以現(xiàn)代信息技術(shù)記錄的一種全程數(shù)字化的信息資源。

2.地質(zhì)檔案信息化概念的涵義。地質(zhì)檔案信息化是采用電子計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)，運(yùn)用科學(xué)的管理方法對(duì)地質(zhì)檔案實(shí)施規(guī)范化、制度化和程序化管理，加強(qiáng)地質(zhì)檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)，充分發(fā)揮地質(zhì)檔信息庫(kù)的作用，可以提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。

二、電子政務(wù)環(huán)境下地質(zhì)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

1.地質(zhì)檔案管理理念轉(zhuǎn)變。政府電子政務(wù)的執(zhí)行催生了檔案工作的科學(xué)管理理念，也促使地質(zhì)檔案工作逐步取代傳統(tǒng)管理方式。地質(zhì)檔案管理工作開(kāi)始趨向信息化、數(shù)字化和自動(dòng)化，這就需要地質(zhì)工作行政人員和地質(zhì)檔案工作者順應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展特點(diǎn)，轉(zhuǎn)變觀念，對(duì)地質(zhì)檔案的存儲(chǔ)、傳輸、共享及網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)上的利用要進(jìn)行合理、科學(xué)的管理。將地質(zhì)檔案資源從被收錄收藏，轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢怨蚕砝谩⑶矣虚_(kāi)發(fā)價(jià)值的流動(dòng)資源。

2.地質(zhì)檔案管理載體轉(zhuǎn)變。隨著電子政務(wù)的信息化進(jìn)程推進(jìn)原有地質(zhì)檔案管理載體僅是單純利用文字記錄的紙質(zhì)檔案，而今后將轉(zhuǎn)化為利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)等多種高科技形式為載體的多樣性的管理載體模式，使得地質(zhì)檔案資料有豐富的音頻、圖片、圖像，并在存儲(chǔ)過(guò)程中打破僅利用紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的局面。

3.地質(zhì)檔案管理工作流程轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的地質(zhì)類檔案管理模式中各部門需要將一些報(bào)告、圖片、文件、會(huì)議記錄、獲獎(jiǎng)證書、獎(jiǎng)牌、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)憑證等檔案分類整理，再將檔案?jìng)鬟f給檔案管理部門統(tǒng)一分類整理，在這過(guò)程中整理的資料繁多，很難保障檔案資料歸檔的及時(shí)性。在電子政務(wù)發(fā)展模式下，各部門可以利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境將需要存檔的資料及時(shí)地傳遞給檔案管理部門，減少資料遺失，且保證歸檔資料的準(zhǔn)確性、完整性。在這種情況下，不僅減少人為錯(cuò)誤，也加強(qiáng)了各部門間的信息檔案資源共享，做到了檔案信息的即時(shí)利用。但這個(gè)過(guò)程中需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，提高安全措施，如應(yīng)常更新維護(hù)殺毒軟件，減少病毒的攻擊。同時(shí)在內(nèi)部信息使用時(shí)，也要加強(qiáng)保密管理工作，杜絕各種檔案網(wǎng)站破解信息向外傳播。檔案管理部門還應(yīng)及時(shí)備份數(shù)據(jù)，減少信息丟失問(wèn)題，確保信息的安全。

4.地質(zhì)檔案管理服務(wù)方式、手段轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的地質(zhì)類檔案管理過(guò)程中從檔案的收錄、整理到最終的保管主要依靠大量的人力資源完成。在電子政務(wù)環(huán)境下的地質(zhì)類檔案管理將會(huì)與電子信息技術(shù)相結(jié)合，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化、智能化辦公系統(tǒng)減少工作中的誤差現(xiàn)象，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將各部門聯(lián)結(jié)起來(lái)，加強(qiáng)部門間信息資源共享。這種管理方式打破了傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高效率，也推進(jìn)了工作的便捷化。

在信息化條件下，地質(zhì)類檔案在服務(wù)形式上也有了創(chuàng)新，在檔案收集過(guò)程中由原來(lái)紙質(zhì)文件存檔轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮游募w檔，方便了查閱和利用；整理過(guò)程中，利用電子軟件和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行資料整理與整合，從引進(jìn)信息的源頭進(jìn)行監(jiān)控與把關(guān)，并及時(shí)能夠更新檔案信息；在服務(wù)上改變了之前的文本查閱，現(xiàn)在可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢索與查閱。

三、電子政務(wù)環(huán)境下地質(zhì)檔案信息化管理的基本對(duì)策

1.建立整合地質(zhì)檔案信息化資源管理和服務(wù)機(jī)制。地質(zhì)檔案整合本質(zhì)上是對(duì)地質(zhì)類檔案信息在時(shí)間、空間及數(shù)量上進(jìn)行科學(xué)合理地配置、優(yōu)化，在關(guān)鍵時(shí)刻快速、準(zhǔn)確地定位檔案實(shí)體所處位置，達(dá)到有效發(fā)揮檔案資源的綜合效益。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有地質(zhì)類檔案資源空間布局和內(nèi)部結(jié)構(gòu)的調(diào)整，實(shí)現(xiàn)檔案資源利用效率的最大化，并構(gòu)建更加合理完善的地質(zhì)檔案資源體系，為地質(zhì)檔案信息化管理與服務(wù)奠定基礎(chǔ)。現(xiàn)階段需要整合并建立開(kāi)發(fā)地質(zhì)資源檔案信息管理與服務(wù)平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，將地質(zhì)類檔案存在的信息資源分散、孤立、封閉的問(wèn)題得到正真解決，整合檔案資源最終是為了檔案信息資源利用的便捷與價(jià)值的增值。

2.強(qiáng)化地質(zhì)檔案信息化意識(shí)，保障安全體系建設(shè)。觀念創(chuàng)新是服務(wù)創(chuàng)新的前提，地質(zhì)工作要充分認(rèn)識(shí)到地質(zhì)檔案信息化資源的優(yōu)勢(shì)和意義，從思想上把地質(zhì)檔案信息化建設(shè)重視起來(lái)。地質(zhì)檔案信息服務(wù)既要保持傳統(tǒng)的服務(wù)內(nèi)容，也要逐步增強(qiáng)現(xiàn)代服務(wù)模式，立足服務(wù)創(chuàng)新提高地質(zhì)檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和水準(zhǔn)。

在做好地質(zhì)檔案信息化工作的同時(shí)，也要做好檔案信息化安全保障體系的建設(shè)。在《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中就提到各級(jí)檔案部門要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；各級(jí)檔案部門在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作中，要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生。

3.加強(qiáng)對(duì)專職檔案人員的培養(yǎng)，提高檔案人員專業(yè)素養(yǎng)。新形勢(shì)下地質(zhì)類檔案工作人員要善于捕捉和吸收新知識(shí)、新理論，要具備較高的信息資源處理能力做到與時(shí)俱進(jìn)。另一方面，要根據(jù)工作性質(zhì)有計(jì)劃、有步驟的深入進(jìn)行繼續(xù)教育和崗位培訓(xùn)，確保地質(zhì)檔案工作的順利實(shí)施。

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