工程檔案管理面臨的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

吳菲

（深圳市政府投資審計(jì)專(zhuān)業(yè)局）

【摘要】作為信息資源的重要載體，檔案對(duì)于企業(yè)以及事業(yè)單位來(lái)講都非常的重要，因此我國(guó)相關(guān)部門(mén)或者相關(guān)企業(yè)要對(duì)檔案管理工作給予重視，將檔案管理工作切實(shí)的落實(shí)好，這樣對(duì)于信息資源的利用以及在開(kāi)發(fā)有著非常深遠(yuǎn)的影響。但是在我國(guó)目前的檔案管理工作過(guò)程中，由于我國(guó)檔案管理工作的起步較晚，難免會(huì)存在很多不足之處。 文章主要闡述檔案管理工作過(guò)程中出現(xiàn)的主要問(wèn)題，通過(guò)闡述來(lái)找出相應(yīng)的處理辦法，進(jìn)一步完善我國(guó)的檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 問(wèn)題 策略

一、檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

對(duì)于大多數(shù)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，主要存在著以下問(wèn)題：（1）檔案收集方式單一，難以保證全面性。在當(dāng)前的企事業(yè)單位檔案收集環(huán)節(jié)，大多還是依靠簡(jiǎn)單的各部門(mén)整理匯總相關(guān)資料，然后提交給檔案管理部門(mén)這一操作方式。其中缺乏現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，還是單純依靠人工操作和約束，難以保證檔案收集資料的全面性；（2）檔案歸納與整理主要依靠人工，效率較低。隨著企事業(yè)單位規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案管理的工作量也隨著加大。很明顯，當(dāng)前主要依靠人工的檔案歸檔與整理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足需求，其不僅無(wú)法提高工作效率，同時(shí)還加大了在相關(guān)人力方面的成本投入；（3）檔案保管粗略，缺乏精細(xì)化管理。在檔案的保管過(guò)程中，管理較為粗略，僅為簡(jiǎn)單的清潔、除菌操作，沒(méi)有將現(xiàn)代化的精細(xì)化管理融入其中；（4）檔案管理人員綜合素質(zhì)較低，難以滿足現(xiàn)代化需求。縱觀當(dāng)前大部分的檔案管理工作，其涉及人員大多在專(zhuān)業(yè)技能上有所缺失，綜合化程度也較低。

二、工程檔案管理面臨的問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

1、在檔案管理的過(guò)程中要不斷的提升相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)

在檔案管理工作過(guò)程中，我們要有意識(shí)的強(qiáng)化管理工作的梯隊(duì)建設(shè)，在管理人員的選擇過(guò)程重要優(yōu)先選擇政治可靠，責(zé)任心較強(qiáng)，作風(fēng)較正的人員來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，在日常的工作過(guò)程中，要不斷的進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理工作人員的工作素質(zhì)。同時(shí)還要對(duì)工作人員的生活以及工作給予關(guān)心，這樣才能夠讓檔案管理工作人員全身心的投入到檔案管理工作中來(lái)，提升檔案管理的工作效率。

2、在檔案管理的過(guò)程中要不斷的建立健全檔案管理的規(guī)章制度

管理工作必須有一套管理規(guī)章制度，檔案管理工作也是一樣，要不斷的建立健全相應(yīng)的管理制度和規(guī)章。但是需要指出的是規(guī)章的建立要遵循四個(gè)原則。第一個(gè)是要保障規(guī)章制度的科學(xué)性以及合理性。第二個(gè)是保障規(guī)章制度的簡(jiǎn)明實(shí)用，有現(xiàn)實(shí)可操作性；第三個(gè)是要保障規(guī)章制度的雙向約束性；第四個(gè)是要保障規(guī)章制度在領(lǐng)導(dǎo)層面以及工作人員層面有嚴(yán)格的落實(shí)和執(zhí)行。

3、在檔案管理的過(guò)程中要不斷的完善并且改進(jìn)檔案的實(shí)際功能

檔案管理工作的最終目的是要充分的發(fā)揮檔案的實(shí)際功能，為企事業(yè)單位爭(zhēng)取利益。在檔案管理過(guò)程中要進(jìn)行全面，動(dòng)態(tài)以及客觀的檔案記錄，對(duì)檔案管理的實(shí)際功能重新定位，對(duì)于需要保留的優(yōu)質(zhì)功能要進(jìn)一步的發(fā)揮；對(duì)于檔案的功能要不斷的進(jìn)行延伸和豐富，讓檔案管理滿足企事業(yè)單位不斷發(fā)展的需求。

4、加強(qiáng)工程檔案管理信息化建設(shè)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展與推廣影響到社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展，涉及工程檔案管理的企事業(yè)單位也不例外，在工程檔案管理過(guò)程中充分借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠全面推動(dòng)檔案管理工作的信息化發(fā)展，全面落實(shí)信息化建設(shè)，提升工程檔案管理的效率。首先企事業(yè)單位需要做好基本的檔案管理信息化設(shè)施建設(shè)，根據(jù)自身工程檔案管理實(shí)際情況引進(jìn)或者開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)相關(guān)管理軟件，提升檔案管理信息化水平，為工程檔案管理信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)；其次還可以借助信息化技術(shù)對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行有效監(jiān)管，組建對(duì)檔案管理工作情況管理與監(jiān)督的平臺(tái)，定期對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，建立科學(xué)合理的工作激勵(lì)與約束機(jī)制，全面提升檔案管理效率。

5、增強(qiáng)工程檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

建筑工程檔案的管理工作會(huì)受到非常多的因素影響，存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性，因此在實(shí)際工作中，工程檔案管理部門(mén)需要加強(qiáng)工程檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，做好安全保護(hù)工作，提高企事業(yè)單位的檔案安全性，這是科學(xué)高效開(kāi)展工程檔案管理的重要環(huán)節(jié)。具體工作可以從以下幾方面開(kāi)展：一是要會(huì)做好檔案整理，對(duì)現(xiàn)有的所有工程檔案進(jìn)行綜合整理，制定好檔案清單，一條一條、一項(xiàng)一項(xiàng)進(jìn)行分類(lèi)編目，這樣才能夠?qū)n案資料進(jìn)行優(yōu)化配置，更好的實(shí)現(xiàn)工程檔案的使用價(jià)值；二是做好檔案管理工作，一般來(lái)說(shuō)建筑工程中的檔案資料數(shù)量龐大，內(nèi)容復(fù)雜，需要開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)管理，為了安全，檔案管理部門(mén)可以對(duì)重要的檔案資料進(jìn)行信息備份，采用不同的方式進(jìn)行保管，避免因?yàn)橐馔獬霈F(xiàn)資料丟失；三是對(duì)現(xiàn)存的檔案管理編制方法進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)。進(jìn)行檔案管理必然離不開(kāi)檔案管理編制方法，而科學(xué)合理的檔案管理編制方法才能確保工程管理工作得到更好地開(kāi)展。

結(jié)束語(yǔ)：工程檔案建設(shè)工作最直觀的反映了工程的整體建設(shè)情況，是對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行衡量的一大參考依據(jù)，是推動(dòng)社會(huì)建設(shè)進(jìn)一步發(fā)展的重要手段，有必要重視工程檔案管理的重要性，加強(qiáng)管理力度。我國(guó)建筑工程的相關(guān)企事業(yè)單位，開(kāi)展工程檔案管理也存在了相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間，但是依然存在很多管理漏洞，在一定程度上影響了工程檔案作用的發(fā)揮，制約了工程檔案管理工作的有序開(kāi)展。企事業(yè)單位有必要深入對(duì)建筑工程檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行研究，及時(shí)發(fā)現(xiàn)當(dāng)前工程檔案管理實(shí)踐中存在的各類(lèi)問(wèn)題，不斷對(duì)工程檔案管理策略進(jìn)行創(chuàng)新型調(diào)整，號(hào)召工程各方責(zé)任主體以及相關(guān)工作人員有效重視，相互之間積極配合，制定具體的實(shí)施方案，將與工程檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度落到實(shí)處，使得工程檔案管理工作得到健康有序的發(fā)展，為我國(guó)工程檔案管理水平的提升做出努力。

參考文獻(xiàn)：

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