提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

張景江

摘 要：伴隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化的進(jìn)步，檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案管理的必要?jiǎng)酉颉n案管理的信息化是全面、長時(shí)間的工作，要求檔案管理人員主動(dòng)參與其中，檔案管理人士的管理水平及意識(shí)、管理的軟硬件設(shè)施等都對(duì)檔案管理的信息化有著十分重要的作用。本文作者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)并加以反思，對(duì)提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平的相關(guān)問題進(jìn)行了深入的探討，具有重要的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

1 檔案信息化建設(shè)的含義

檔案信息化建設(shè)主要指的是由國家檔案行政機(jī)構(gòu)來統(tǒng)一規(guī)劃與管理檔案，并采用先進(jìn)的信息技術(shù)來進(jìn)行檔案整理，從而進(jìn)一步加快現(xiàn)代化檔案管理的步伐。簡而言之，檔案信息化即由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化實(shí)體模式朝著電子信息模式轉(zhuǎn)變的過程。值得注意是，該過程的轉(zhuǎn)變是需要一定時(shí)間的，并不能一蹴而就。因此，相關(guān)單位部分需要積極轉(zhuǎn)變思想，大力引進(jìn)與應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，積極提升檔案管理效率與質(zhì)量。

2 信息化技術(shù)應(yīng)用在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中所具有意義

2.1 提升檔案管理的工作質(zhì)量

對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，往往檔案管理工作的對(duì)象均是數(shù)量龐大、內(nèi)容繁雜，并且關(guān)系到單位方方面面。如若離開了信息化技術(shù)，單靠人力來進(jìn)行整理與分析，無疑檔案的整理與存檔均是一項(xiàng)龐大的工程。采用先進(jìn)的信息化設(shè)備，可以讓檔案管理部門大幅提升工作效率，并高效開展檔案的整理與存檔工作，最大限度的節(jié)約了財(cái)力、物力與人力。

2.2 提升檔案保存的穩(wěn)定性

以往的紙質(zhì)檔案保存容易受到外界因素所影響。但是相較于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案能夠保存更長的時(shí)間，并且具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。一般情況下，都是采用光盤、移動(dòng)硬盤等電子文件載體來保存電子檔案，并且每份電子檔案均會(huì)做好2-3份備份。使得電子檔案保存的安全性與穩(wěn)定性大幅提升。此外，不管是讀取或是存儲(chǔ)電子文件載體均極為快速便捷，并且受其他因素影響較小，所以具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性，能夠滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案長期存儲(chǔ)的需求。

2.3 提高傳遞檔案的效率與安全性

在傳輸以往的紙質(zhì)檔案時(shí)，通常需要花費(fèi)大量的物理與人力，如若做到不到位之處就容易導(dǎo)致檔案遺失。但是，選用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，采用先進(jìn)技術(shù)方式則可以通過互聯(lián)網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)鬟f。如此一來，就能夠大大縮短檔案運(yùn)輸所需要的時(shí)間，提高其傳遞效率，并且也能有效保證檔案的安全性。

2.4 加強(qiáng)檔案文件信息的共享與交流

因?yàn)樵诎徇\(yùn)紙質(zhì)檔案時(shí)往往存在諸多不便，從而導(dǎo)致了機(jī)關(guān)事業(yè)單位各單位以及各部門間的檔案共享與交流上一直存在不足。而采用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)也能夠有效彌補(bǔ)這方面的不足。自從才用了信息化管理技術(shù)，讓檔案管理級(jí)別出現(xiàn)了較大的變化，從以往的案卷級(jí)轉(zhuǎn)變?yōu)槲募?jí)，并逐步形成體系化的管理模式。不僅如此，信息化技術(shù)還能緊密聯(lián)系機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各級(jí)部門，并給檔案查詢提供了更大的便利，進(jìn)而促使檔案使用效率以及管理質(zhì)量得到有效提升。

3 信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探究

鑒于信息化技術(shù)地應(yīng)用對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理所具有的重要意義，這就要求廣大單位必須依托于信息化時(shí)代這一背景進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新。為此，結(jié)合筆者實(shí)踐來看，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面著手：

3.1 將管理轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)

在以往人們的認(rèn)識(shí)中，認(rèn)為檔案管理僅僅只是一項(xiàng)管理性質(zhì)的工作。然而隨著時(shí)代的變遷，信息時(shí)代的到來，讓希望覺得不可能實(shí)現(xiàn)的信息傳遞與共享能夠在幾秒內(nèi)完成。在該種時(shí)代背景下，人們逐步提高了對(duì)檔案材料便捷程度的要求，所以檔案管理部門應(yīng)當(dāng)由自身出發(fā)，積極轉(zhuǎn)變陳舊的工作理念與性質(zhì)，并采用服務(wù)性的理念來進(jìn)行工作指導(dǎo)。如，通過信息化的特點(diǎn)來給服務(wù)對(duì)象提供更加多樣與完善的檔案資料。并通過專門分類電子檔案，給用戶查詢提供便利等。近年來，隨著信息化進(jìn)程的逐步推進(jìn)。人們對(duì)于檔案信息資料的需求逐步增加，并且種類日益多元化，并對(duì)檔案的查詢與提取速度要求更高。因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)更進(jìn)一步提高自身管理服務(wù)質(zhì)量。

3.2 積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式

結(jié)合實(shí)踐來看，傳統(tǒng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中由于需要面對(duì)大量枯燥的紙質(zhì)材料進(jìn)行分門別類登記與保管等工作，這不僅耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力，并且管理人員長時(shí)間機(jī)械重復(fù)地這些工作也會(huì)難免出現(xiàn)差錯(cuò)，如此一來勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率與質(zhì)量大大降低。有鑒于此，這就要求廣大機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而使其能夠充分認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)應(yīng)用對(duì)此項(xiàng)工作中所具有的重要作用與意義，進(jìn)而將其傳統(tǒng)檔案管理工作思維予以轉(zhuǎn)變。其次，在轉(zhuǎn)變管理人員思維后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還必須根據(jù)所引進(jìn)檔案信息化技術(shù)與設(shè)備制定出相對(duì)應(yīng)的定期培訓(xùn)計(jì)劃，從而為快速有效地轉(zhuǎn)變他們檔案管理工作方式奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。最后，為了進(jìn)一步確保檔案管理人員能夠通過培訓(xùn)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容制定獎(jiǎng)懲相結(jié)合的成績考核機(jī)制，即將檔案管理人員個(gè)人績效、獎(jiǎng)金等與培訓(xùn)考核成績相掛鉤，一旦考核不合格則給予扣發(fā)一定比例績效處罰，反之則予以獎(jiǎng)勵(lì)，如此一來有助于確保檔案管理工作方式得以有效地轉(zhuǎn)變。

3.3 建立起完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫

區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理，信息化時(shí)代下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中數(shù)據(jù)庫是其核心組成部分。這是因?yàn)闄n案信息數(shù)據(jù)庫地建立不僅大大減少了檔案存儲(chǔ)所需場(chǎng)地、設(shè)備等，同時(shí)也可以在提升檔案存儲(chǔ)安全性前提下使其得以高效地使用，因而正是基于此廣大機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須建立起完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫。對(duì)此，各大機(jī)關(guān)事業(yè)單位首先應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合自身檔案管理工作實(shí)際做好信息數(shù)據(jù)庫目錄設(shè)立工作，隨后在所建目錄下將相應(yīng)檔案信息數(shù)據(jù)予以錄入，以此建立起一個(gè)完善的數(shù)據(jù)庫。需要特別注意的是，檔案信息數(shù)據(jù)庫建立中目錄設(shè)立是否準(zhǔn)確與科學(xué)合理直接影響到所建數(shù)據(jù)庫質(zhì)量，為此廣大機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在建庫前準(zhǔn)確分析自身檔案管理工作對(duì)象情況，隨后設(shè)立出科學(xué)合理的數(shù)據(jù)庫目錄。

3.4 加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)

在信息化的社會(huì)背景下，單位促進(jìn)檔案管理工作的不斷進(jìn)步，首先要加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理工作者的基本素質(zhì)。在目前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，某些部門檔案管理工作者存在著一些不足，有些單位的檔案管理者甚至不懂得使用電腦，不懂得計(jì)算機(jī)操作。因此，現(xiàn)代社會(huì)的檔案管理工作要取得進(jìn)步，就要依賴高素質(zhì)的人才，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理工作者的培訓(xùn)，不斷提高其素質(zhì)和技術(shù)水平，促進(jìn)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

4 結(jié)語

不斷完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。各級(jí)部門應(yīng)充分利用信息技術(shù)所提供的便利，不斷創(chuàng)新管理方法，促進(jìn)單位檔案管理工作信息化的長足進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]曲瑞.信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].城市建設(shè)理論研究：電子版，2015，5（32）.

[2]秦立民，相立武，楊亮.信息化背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新研究[J].中國管理信息化，2015（22）：151-151.

[3]蔡軍趁.信息化時(shí)代行政事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理的幾點(diǎn)建議[J].經(jīng)濟(jì)視野，2015（3）：92-92.