傳統會計檔案與電算化會計檔案的管理對比研究

在信息化與電子科技不斷發展的當下，會計檔案管理模式與相關方式同樣發生著深刻的變化，之前會計檔案以人工為主，當下來看則多是電算化會計檔案，這樣的方式能夠很好的保障信息具有準確性、實時性與靈活性的特征。原有的會計檔案管理一般均是憑借人力完成的，但是電算化會計檔案則是通過計算機完成的，計算機能夠很好的對財務數據進行采集管理與分析，而這同樣是新時代發展下會計領域的新變化。傳統會計檔案和電算化檔案兩者間并非等同，有自身的特點，所以應進行比較探究，在此基礎上幫助會計人員更好的掌握電算化會計檔案管理的方式，推動工作效率的提升。

1 傳統會計檔案特點

傳統會計檔案主要以紙質形式呈現，進行會計數據的記錄、核算和管理，一般包括會計憑證、賬簿、會計報表等會計核算資料， 用于記錄和反映單位的資金流來源、流向和其運營情況。 傳統檔案材料對真實性、可靠性、時序性等要求程度高，不可隨意變更、打亂，反映信息更加直觀、憑證一般為原始文件， 有助于會計檔案使用人員第一時間了解和掌握會計財務信息，是會計部門常用的一種檔案管理方式。 但傳統會計檔案本身也存在著缺點與不足，具體表現為紙質形式檔案在時間和空間上局限性大，查閱時受時空影響，導致使用者無法在第一時間在任意地點查閱會計檔案； 而且傳統會計檔案的儲存工作較為繁瑣，不僅需要按照時間順序管理，還要注意防止紙質資料遭受破壞，耗費大量的人力、物力和財力。

2 電算化會計檔案特點

電算化會計檔案是由當前網絡信息技術的發展催生的，具有高效性和實時性，科技程度高，對會計人員的職業水平和電腦技術水平要求高。電算化會計檔案不僅存有原有會計檔案的相關內容，同時還涵蓋相應的存儲系統軟件、財務會計文檔與會計程序內容。電算化會計檔案的存儲形式以電子形式（磁盤或光盤存儲）為主，輔助打印的紙質形式，存儲形式多樣化，也可利用電腦硬盤、軟盤等存儲介質進行數據備份， 存儲環境需要注意電子干擾的影響。 電算化會計檔案可以通過計算機和軟件系統進行瀏覽傳輸，進行簡便快捷的數據分析，利于管理者掌握單位運營狀況、制定決策，且不受時空限制。電算化會計檔案在安全系數方面的要求水平是較高的，磁盤、硬盤等會很好的將數據進行存儲，并在依據相應技術方式的前提下對數據展開修改，且相關人員能夠通過網絡對會計檔案進行復制、瀏覽、修改、銷毀等，導致重要信息的外泄，信息安全性難以保障。 保存電算化會計檔案要求必須具備高強度的防火墻系統，防止電腦病毒和黑客的入侵，保障其安全性。

3 傳統會計檔案與電算化會計檔案管理比較

3.1 會計檔案的形成

傳統會計檔案與電算化會計檔案管理的差別是相對明顯的，主要的體現方面多是會計檔案的構成辦法與步驟內容。會計檔案的形成方式是二者最明顯、最根本的不同。 傳統會計檔案主要通過會計人員手寫登記憑證、賬簿，完成匯總材料，屬于紙質檔案。 而由于操作工具的變化，電算化會計檔案的形成主要通過計算機和會計管理軟件系統，由會計人員錄入財會信息，最終保存下來，形成會計檔案，智能化與人工化對比， 存在著本質區別。 在形成步驟方面，傳統會計檔案采用平行記賬方法，將原始憑證手工抄錄形成記賬憑證，再根據此憑證完成日常記賬和總賬目，匯總成年度報表， 所有這些表格即構成會計檔案。 電算化會計檔案的形成采用集中處理方法，通過會計軟件系統輸入、輸出、存儲、備份數據，四個步驟環環相扣，輸入數據即將原始憑證錄入系統， 輸出數據就是將系統錄入的數據進行打印，存儲數據將數據保存到存儲介質上，備份數據則定期將數據復制存放，保障信息安全。

3.2 會計檔案的歸納

因為會計檔案在形成辦法與步驟方式方面存在差別，使得兩者在對工作進行歸納時同樣會使用或出現不同的內容。傳統會計檔案歸檔時將原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表等歸納整理，而電算化會計檔案歸納管理時除了將打印的上述紙質材料歸檔外， 還需要對系統核算的軟件、硬件材料進行歸納。 首先要對軟件的質量進行把關，不合格者進行重置或維護處理，防止軟件問題導致數據丟失和可靠性下降。 其次收集軟件系統的開發資料和維護資料。 開發資料指系統開發中的系統說明書、程序設計資料、測試報告、手冊等，有助于系統地理解和運用，維護資料則涉及維護指南、規劃等。 而且在檔案歸納中要將存儲數據信息的磁盤、光盤等介質進行電子標示和設置外部標簽，按時間順序歸檔，防止出現混亂，影響會計檔案管理質量。

3.3 會計檔案的管理方式

傳統會計檔案管理方式主要人工管理紙質材料的收集、整理和儲存，管理時需要注意檔案的時間順序，分類分時排列，同時關注儲存環境條件， 防止潮濕等條件造成資料的損毀丟失。 電算化會計檔案管理方式則偏向智能化，由于電子文件對計算機和存儲設備要求高，因此對耐久性問題需要加以考慮，管理時不僅要注意設備問題， 還要提防網絡病毒和黑客等網絡犯罪手段，一旦出現此類問題，財務信息就將遭到泄漏、損壞。 因此在檔案管理中應定時查毒、殺毒，保障檔案的安全性。

4 結束語

總之，信息技術的進步推動了會計電算化技術的產生和發展，會計電算化檔案管理逐漸取代了傳統紙質化會計檔案管理。傳統會計檔案和電算化會計檔案特點鮮明，前者簡明直觀，時空性差；后者實時性好，管理難度高。 二者在會計檔案的形成、歸納和管理方式方面存在著諸多差異，必須加以明確，以便于會計檔案管理工作的順利進行。

參考文獻

[1] 戴新智.對傳統的會計檔案管理和會計電算化檔案管理的幾點認識[J].黑河學刊， 2014（3）：128-129.

[2] 王慶東.傳統會計檔案與電算化會計檔案的比較研究[J].蘭臺世界， 2014（1）：60-61.

作者簡介

張培英（1966-），女，漢，福建省石獅市人，檔案館員，大專，研究方向：檔案管理。