加強機關檔案的集中統一管理

摘 要：我國檔案工作的基本原則就是實現檔案的集中同一管理。而自從改革開放之后，我國各個機關的檔案室也收集了大量的檔案資料。但是就目前的情況來看，我國在實現機關檔案集中統一管理的過程中遇到了非常大的困難。這些問題都直接影響了機關檔案的集中統一管理。而機關檔案的集中統一管理也能夠為機關的工作帶來非常大的便利。因此，本文主要分析了集中統一管理檔案的作用以及方法。

關鍵詞：機關檔案；集中統一管理；作用；方法

1 機關檔案集中統一管理的作用

1.提高領導的重視度

在檔案室沒有成立之前，機關檔案主要由各個部門進行管理。領導對于檔案的管理并沒有足夠的重視。而檔案在進行集中統一管理之后，檔案工作也可以被領導列入到日常的工作當中，得到領導的高度重視，從而也能夠提高檔案的管理水平和管理質量。

2.體現了集中統一管理檔案的基本原則

檔案進行集中統一管理的主要目的是為了保證檔案的安全性和完整性，從而使各項工作在今后對于檔案的應用更加的方便。檔案的集中統一管理能夠避免檔案由各個部門來管理的分散局面的出現。這樣，檔案的集中統一管理不僅能夠體現出檔案管理的基本原則，還能夠保證檔案的完整和安全，從而使機關的歷史面貌能夠真實的被反應出來。

3.有助于檔案信息的開發利用

檔案的集中統一管理能夠使各部門在今后工作借閱檔案更加的方便，提高了機關工作的水平。例如：如果機關工作人員在辦理離退休時，管理人員可以從工資冊中來查找工作的時間。這樣能夠使工作的內容更加的簡潔和方便。同時，管理人員可以通過資料來查找上級的文件。另外，在編史修志時，工作人員不僅要用到文書檔案，還要用到業務檔案，而檔案的集中統一管理就能夠滿足他們的要求。這在一定程度上能夠提高工作人員的工作效率。

4.提高了檔案管理的科學性

檔案的集中統一管理能夠提高管理的科學性，提高檔案的使用率。檔案如果得不到集中統一管理，那么往往得不到工作人員的重視，出現霉變、蟲蛀、被毀等現象。而檔案的集中管理可以保證檔案的安全性和完整性，從而方便了工作人員對于檔案的借閱和查看。因此，檔案的集中統一管理能夠及時搶救即將退化變質的檔案，并且能夠在管理過程中加強查找工作的應用，使檔案的查找更加的方便，提高了機關工作人員的效率。

2 集中統一管理檔案的方法

1.強化管理人員的觀念

強化管理人員的觀念才能夠將集中統一管理的基本原則深入到管理人員的心目當中。這樣才能夠使管理人員按照基本原則來實施管理。而各級領導也要足夠重視檔案管理的重要性以及作用，能夠規劃檔案管理的具體工作內容，并且要制定出相關的管理制度來加強對于管理人員的綜合素質。各個單位只有有效提高管理人員的綜合素質，才能夠保證檔案的集中統一管理。第一，一些素質和學歷較高的人認為在機關從事檔案管理工作會埋沒自己的才能，只有到重要的機關部門才能夠被得到重用。因此，在選拔管理人員的過程中，領導人員應當使機關人員認識到檔案管理的重要性，從而為檔案部門選拔一些高素質的人才。第二，由于機關本身對于檔案管理工作的不重視，導致管理人員的學歷和綜合素質都較低，而年齡卻偏大，從而無法從根本上提高檔案管理工作的質量。因此，機關領導首先要重視檔案管理工作，從而能夠為機關檔案部門選拔到綜合素質較強且學歷較高的管理人員。

2.提高管理人員的素質

綜合素質較高的管理人員能夠在工作中引入具有一定創新性和科學性的管理方法。因此，機關領導應當通過一定的措施來提高管理人員的綜合素質。

第一，管理人員在工作中要能夠加強學習，從而提高自身的工作水平。而機關檔案管理不僅具有一定的基本作用，還具有一定的服務作用。因此，檔案管理工作要求管理人員一方面要具有較高的能力，另一方面也要具有較高的管理意識和服務意識。在日常的工作過程中，管理人員必須具有一定的協調能力，從而使機關其他部門能夠更加理解檔案部門的工作。另外，管理人員也要提高自己的寫作能力。這樣才能夠對檔案的資料和信息進行有效的整理。

第二，定期培訓管理人員。檔案管理要求管理人員必須有較高的業務能力。因此，機關要定期對管理人員進行培訓，之后要使管理人員能夠繼續學習并對其進行考核。這樣管理人員不僅具備相關的理論知識，還具有一定的業務技能。同時，管理人員也能夠時刻學習到新的管理方法，從而提高檔案管理的水平和質量。

第三，建立一定的獎懲制度，加大對于管理人員的績效管理。一方面，該制度能夠有效監督管理人員的日常工作，從而避免管理人員出現不必要的錯誤。另一方面，獎懲制度可以提高管理人員工作的積極性，使管理人員能夠具有認真的工作態度。

3.實現管理的規范性

實現檔案管理的規范性不僅能夠提高管理的質量，還能夠使檔案信息得到有效利用。檔案集中統一管理需要管理人員的職責和操作步驟都必須具有一定的規范性。第一，機關檔案主要包含有常用文書和公務文書。檔案管理人員需要將檔案進行分類，從而便于后期的查找和管理。如果檔案包含了兩個以上部門的業務，那么可以根據具體情況設置單獨的檔案門類。第二，各個部門在工作中需要查看檔案，那么管理部門可以制定嚴格的檔案借閱制度并要在借閱之前進行登記。第三，檔案管理要保證檔案的安全性。其他部門在借閱檔案時要進行登記并嚴格按照相關規定來借閱。另外，其他部門在借閱期間要保證檔案的安全性。

4.引進先進的管理手段

機關檔案管理具有一定的復雜性。因此，管理人員需要使用比較先進且合理的管理手段才能夠減輕管理人員的工作壓力。另外，機關所涉及的檔案比較多，檔案管理部門需要使用現代化的管理手段來實現業務信息的統一管理。所以，管理人員要通過對于計算機的應用來提高檔案管理的數字化和電子化，從而能夠更好的保護檔案和提高檔案管理。

5.加強監督功能

由于檔案管理的工作量較大，因此，管理人員在工作中可能會出現錯誤。為了使管理人員能夠及時發現錯誤并加以改正，機關要加強對于檔案管理部門的監督。第一，監督人員要每天檢查新增的檔案。監督人員在日常的檢查中能夠及時發現錯誤，從而能夠及時將責任落實到位，避免在今后發現錯誤無法找到責任人。并且機關要定期對管理人員進行業務和法制教育的培訓。第二，機關可以利用年終考核制度來對管理人員每年的工作進行統一考核。第三，加強執法力度。檔案行政管理部門要定期檢查管理人員的工作，提高檔案管理的質量。如果在檢查過程匯總發現違規行為，那能夠及時對其做出處理。

3 結語

綜上所述，集中統一管理能夠實現機關檔案管理的進一步發展。目前，雖然我國機關檔案管理受到了一些影響，但是這并不能夠影響集中統一管理所帶來的作用。因此，在日常工作中，各個機關要強化管理人員的觀念、提高管理人員的素質、實現管理的規范性、引進先進的管理手段、加強監督功能，從而提高機關檔案的管理水平。

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作者簡介

肖海娃（1976-），女，廣東，廣東省深圳市鹽田區檔案局。