加強機關(guān)檔案的集中統(tǒng)一管理

摘 要：我國檔案工作的基本原則就是實現(xiàn)檔案的集中同一管理。而自從改革開放之后，我國各個機關(guān)的檔案室也收集了大量的檔案資料。但是就目前的情況來看，我國在實現(xiàn)機關(guān)檔案集中統(tǒng)一管理的過程中遇到了非常大的困難。這些問題都直接影響了機關(guān)檔案的集中統(tǒng)一管理。而機關(guān)檔案的集中統(tǒng)一管理也能夠為機關(guān)的工作帶來非常大的便利。因此，本文主要分析了集中統(tǒng)一管理檔案的作用以及方法。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案；集中統(tǒng)一管理；作用；方法

1 機關(guān)檔案集中統(tǒng)一管理的作用

1.提高領(lǐng)導的重視度

在檔案室沒有成立之前，機關(guān)檔案主要由各個部門進行管理。領(lǐng)導對于檔案的管理并沒有足夠的重視。而檔案在進行集中統(tǒng)一管理之后，檔案工作也可以被領(lǐng)導列入到日常的工作當中，得到領(lǐng)導的高度重視，從而也能夠提高檔案的管理水平和管理質(zhì)量。

2.體現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則

檔案進行集中統(tǒng)一管理的主要目的是為了保證檔案的安全性和完整性，從而使各項工作在今后對于檔案的應(yīng)用更加的方便。檔案的集中統(tǒng)一管理能夠避免檔案由各個部門來管理的分散局面的出現(xiàn)。這樣，檔案的集中統(tǒng)一管理不僅能夠體現(xiàn)出檔案管理的基本原則，還能夠保證檔案的完整和安全，從而使機關(guān)的歷史面貌能夠真實的被反應(yīng)出來。

3.有助于檔案信息的開發(fā)利用

檔案的集中統(tǒng)一管理能夠使各部門在今后工作借閱檔案更加的方便，提高了機關(guān)工作的水平。例如：如果機關(guān)工作人員在辦理離退休時，管理人員可以從工資冊中來查找工作的時間。這樣能夠使工作的內(nèi)容更加的簡潔和方便。同時，管理人員可以通過資料來查找上級的文件。另外，在編史修志時，工作人員不僅要用到文書檔案，還要用到業(yè)務(wù)檔案，而檔案的集中統(tǒng)一管理就能夠滿足他們的要求。這在一定程度上能夠提高工作人員的工作效率。

4.提高了檔案管理的科學性

檔案的集中統(tǒng)一管理能夠提高管理的科學性，提高檔案的使用率。檔案如果得不到集中統(tǒng)一管理，那么往往得不到工作人員的重視，出現(xiàn)霉變、蟲蛀、被毀等現(xiàn)象。而檔案的集中管理可以保證檔案的安全性和完整性，從而方便了工作人員對于檔案的借閱和查看。因此，檔案的集中統(tǒng)一管理能夠及時搶救即將退化變質(zhì)的檔案，并且能夠在管理過程中加強查找工作的應(yīng)用，使檔案的查找更加的方便，提高了機關(guān)工作人員的效率。

2 集中統(tǒng)一管理檔案的方法

1.強化管理人員的觀念

強化管理人員的觀念才能夠?qū)⒓薪y(tǒng)一管理的基本原則深入到管理人員的心目當中。這樣才能夠使管理人員按照基本原則來實施管理。而各級領(lǐng)導也要足夠重視檔案管理的重要性以及作用，能夠規(guī)劃檔案管理的具體工作內(nèi)容，并且要制定出相關(guān)的管理制度來加強對于管理人員的綜合素質(zhì)。各個單位只有有效提高管理人員的綜合素質(zhì)，才能夠保證檔案的集中統(tǒng)一管理。第一，一些素質(zhì)和學歷較高的人認為在機關(guān)從事檔案管理工作會埋沒自己的才能，只有到重要的機關(guān)部門才能夠被得到重用。因此，在選拔管理人員的過程中，領(lǐng)導人員應(yīng)當使機關(guān)人員認識到檔案管理的重要性，從而為檔案部門選拔一些高素質(zhì)的人才。第二，由于機關(guān)本身對于檔案管理工作的不重視，導致管理人員的學歷和綜合素質(zhì)都較低，而年齡卻偏大，從而無法從根本上提高檔案管理工作的質(zhì)量。因此，機關(guān)領(lǐng)導首先要重視檔案管理工作，從而能夠為機關(guān)檔案部門選拔到綜合素質(zhì)較強且學歷較高的管理人員。

2.提高管理人員的素質(zhì)

綜合素質(zhì)較高的管理人員能夠在工作中引入具有一定創(chuàng)新性和科學性的管理方法。因此，機關(guān)領(lǐng)導應(yīng)當通過一定的措施來提高管理人員的綜合素質(zhì)。

第一，管理人員在工作中要能夠加強學習，從而提高自身的工作水平。而機關(guān)檔案管理不僅具有一定的基本作用，還具有一定的服務(wù)作用。因此，檔案管理工作要求管理人員一方面要具有較高的能力，另一方面也要具有較高的管理意識和服務(wù)意識。在日常的工作過程中，管理人員必須具有一定的協(xié)調(diào)能力，從而使機關(guān)其他部門能夠更加理解檔案部門的工作。另外，管理人員也要提高自己的寫作能力。這樣才能夠?qū)n案的資料和信息進行有效的整理。

第二，定期培訓管理人員。檔案管理要求管理人員必須有較高的業(yè)務(wù)能力。因此，機關(guān)要定期對管理人員進行培訓，之后要使管理人員能夠繼續(xù)學習并對其進行考核。這樣管理人員不僅具備相關(guān)的理論知識，還具有一定的業(yè)務(wù)技能。同時，管理人員也能夠時刻學習到新的管理方法，從而提高檔案管理的水平和質(zhì)量。

第三，建立一定的獎懲制度，加大對于管理人員的績效管理。一方面，該制度能夠有效監(jiān)督管理人員的日常工作，從而避免管理人員出現(xiàn)不必要的錯誤。另一方面，獎懲制度可以提高管理人員工作的積極性，使管理人員能夠具有認真的工作態(tài)度。

3.實現(xiàn)管理的規(guī)范性

實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范性不僅能夠提高管理的質(zhì)量，還能夠使檔案信息得到有效利用。檔案集中統(tǒng)一管理需要管理人員的職責和操作步驟都必須具有一定的規(guī)范性。第一，機關(guān)檔案主要包含有常用文書和公務(wù)文書。檔案管理人員需要將檔案進行分類，從而便于后期的查找和管理。如果檔案包含了兩個以上部門的業(yè)務(wù)，那么可以根據(jù)具體情況設(shè)置單獨的檔案門類。第二，各個部門在工作中需要查看檔案，那么管理部門可以制定嚴格的檔案借閱制度并要在借閱之前進行登記。第三，檔案管理要保證檔案的安全性。其他部門在借閱檔案時要進行登記并嚴格按照相關(guān)規(guī)定來借閱。另外，其他部門在借閱期間要保證檔案的安全性。

4.引進先進的管理手段

機關(guān)檔案管理具有一定的復雜性。因此，管理人員需要使用比較先進且合理的管理手段才能夠減輕管理人員的工作壓力。另外，機關(guān)所涉及的檔案比較多，檔案管理部門需要使用現(xiàn)代化的管理手段來實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息的統(tǒng)一管理。所以，管理人員要通過對于計算機的應(yīng)用來提高檔案管理的數(shù)字化和電子化，從而能夠更好的保護檔案和提高檔案管理。

5.加強監(jiān)督功能

由于檔案管理的工作量較大，因此，管理人員在工作中可能會出現(xiàn)錯誤。為了使管理人員能夠及時發(fā)現(xiàn)錯誤并加以改正，機關(guān)要加強對于檔案管理部門的監(jiān)督。第一，監(jiān)督人員要每天檢查新增的檔案。監(jiān)督人員在日常的檢查中能夠及時發(fā)現(xiàn)錯誤，從而能夠及時將責任落實到位，避免在今后發(fā)現(xiàn)錯誤無法找到責任人。并且機關(guān)要定期對管理人員進行業(yè)務(wù)和法制教育的培訓。第二，機關(guān)可以利用年終考核制度來對管理人員每年的工作進行統(tǒng)一考核。第三，加強執(zhí)法力度。檔案行政管理部門要定期檢查管理人員的工作，提高檔案管理的質(zhì)量。如果在檢查過程匯總發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，那能夠及時對其做出處理。

3 結(jié)語

綜上所述，集中統(tǒng)一管理能夠?qū)崿F(xiàn)機關(guān)檔案管理的進一步發(fā)展。目前，雖然我國機關(guān)檔案管理受到了一些影響，但是這并不能夠影響集中統(tǒng)一管理所帶來的作用。因此，在日常工作中，各個機關(guān)要強化管理人員的觀念、提高管理人員的素質(zhì)、實現(xiàn)管理的規(guī)范性、引進先進的管理手段、加強監(jiān)督功能，從而提高機關(guān)檔案的管理水平。

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作者簡介

肖海娃（1976-），女，廣東，廣東省深圳市鹽田區(qū)檔案局。