環保部門檔案的管理與利用研究

楊濤+唐春蓮

摘 要：隨著環保事業的不斷發展，環保檔案管理工作也取得了很大進步，由原先的紙質檔案逐漸轉變成電子檔案。而且隨著各個行業的逐漸發展，環保檔案的需求量也逐漸增多，當前環保檔案管理工作成為了社會比較關心的熱點問題，如何對環保檔案進行科學的管理是當前環保部門的一項重要工作。本文主要對環保檔案管理和利用中存在的問題進行了具體分析，并提出了具體的完善對策，希望給當前的環保檔案工作提供參考和幫助。

關鍵詞：環保部門；檔案管理和利用；對策

隨著我國社會經濟的迅速發展，隨之而來的環境問題也逐漸增多，為此我國提出了建設生態文明社會的主張，只有加強環境保護工作，才能促進現代化社會的可持續發展。環保部門在這個過程中發揮了非常關鍵的作用，要不斷提高環保部門的檔案管理意識，改進檔案管理方法，提高檔案管理的水平，以充分發揮檔案管理在環保工作中的重要作用。

1 環保檔案的內容以及檔案管理的重要性

1.1 環保檔案的內容

環保檔案是指各級環境保護行政主管部門及其直屬單位，在環境保護工作中直接形成的、對國家和社會有保存價值的各種文字、音像、圖片、電子文檔等不同形式和載體的歷史記錄[1]。

1.2 環保檔案管理的重要性

環保檔案管理是指在環境保護工作開展時，對環境保護工作過程形成的文件資料進行收集、加工整理、立卷歸檔和檢索利用的一系列工作。環保檔案管理的對象是環境保護文件資料，是環境保護工作的信息載體。配備專業的人員對環保檔案進行科學的管理，對于環境保護工作具有重要的意義。具體體現在下列方面：一方面，對環保檔案進行科學管理，可以為環保工作的順利開展創造良好的條件。在環境保護工作過程中產生的各種信息，經過收集、加工和傳遞，以環保檔案的形式進行管理和保存，是有價值的環保信息資源，是環境保護工作者進行環境保護目標控制的客觀依據。另一方面，對環保檔案進行科學管理，可以提高環境保護工作效率。環保檔案進行科學、系統的整理歸類，形成環保檔案庫。當工作需要時，可以有針對性地及時提供完整資料，迅速解決工作中的問題。

2 環保檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理工作不充分

目前，環保單位由于人員配備不足、場地受限、資金分配差異、管理制度不完善的影響，導致各環保單位檔案工作的發展極不平衡，進而使得檔案資料分散，信息不全。

2.2 檔案管理人員的素質偏低

配備專業的人員對環保檔案進行科學的管理，對于環境保護工作具有重要的意義。但是，在環保部門檔案管理人員中，尤其在基層環保部門，卻缺乏專業的檔案管理人才，尤其是檔案人員往往身兼數職。當前信息化時代，專業的檔案人員不僅要精通傳統的檔案管理業務，還必須掌握自動化網絡技術，使用計算機管理環保檔案，這給進一步做好檔案管理工作帶來了新的挑戰[2]。

2.3 環保檔案管理系統有待完善

環保檔案具有信息來源太多、信息量巨大、信息累成復雜等特點，信息管理難度大，因而對信息進行制度化、規范化十分重要，然而，目前并沒有統一健全的環保檔案管理制度，使的檔案管理工作無論在管理方法還是在檔案文件的分類、編碼、處理流程、歸檔等方面都缺乏依據。另外，由于靠層層上報匯總，缺乏管理，造成資料分散、信息不全，不能及時轉化為決策依據，大大降低了檔案的利用效率。

3 完善環保檔案管理工作的主要對策

3.1 提高環保檔案現代化管理的認識

首先，分管檔案工作的主要領導要有足夠的認識，要為實現環保檔案現代化管理創造條件，投入一定經費，配備檔案現代化管理所需設備。其次，要提高檔案工作人員的思想認識，克服傳統保守的習慣，破除應用現代化管理的畏難情緒，要有實現環保檔案工作現代化的思路，加強相應的業務學習，對傳統檔案管理進行革新和完善。

3.2 建立現代化的環保檔案管理制度

檔案工作標準化，是新形勢下檔案工作進展的必定走勢和檔案工作現代化的客觀要求，它的制定和實施，必將給檔案工作帶來長足的進展和巨大的變革，因此，要加速標準規范的制定，積極組織貫徹實施。國家環境保護總局制定頒發的《中國環境保護檔案分類規范》、《中國檔案分類法、環境保護檔案分類表》為加強我國環境保護檔案工作、科學地管理環境保護檔案、統一環境保護檔案分類檢索、實現環境保護檔案的分類檢索系統的標準化、規范化、現代化管理打下了堅實的基礎。《中國檔案分類法、環境保護檔案分類表》其分為九大類，作為統一的微機信息管理分類標識，符合環境管理職能和環保檔案的特點[2]。運用《環保檔案分類表》（簡稱）分類類目標識，我們必須熟悉并了解環保檔案分類表分類類目標識所規定的內容和適用范圍，做到信息分類符合環境管理職能，保持各種信息的有機聯系，便于微機信息管理。

3.3 加強環保檔案現代化管理人才隊伍建設

現在社會上普遍缺乏復合型的現代管理人才，檔案工作更如此，尤其是缺乏既懂微機技術又有檔案專業知識的復合型人才，例如有的單位雖配備了微機等現代化設備，由于缺少專業人員，結果微機僅起到條目輸入、統計等簡單功能，極個別的還使其常年閑置，不能充分地發揮其在檔案工作標準化、現代化中應有的全部功能，因人才缺乏而直接影響了檔案工作現代化的開展，所以環保檔案要實現現代化檔案管理就要求檔案人員必須掌握現代化管理技能，否則環保檔案的現代化管理就能難以實現，這是前提條件。實現環保檔案管理現代化，對檔案工作人員提出了更高更嚴的要求，要求檔案工作人員相應地調整自身的知識結構，提高自身素質，至少要做好 3 個方面的工作：一是掌握專業基礎知識，要求對環保科技知識和科技檔案管理知識的掌握，沒有堅實的專業知識，環保科技文獻編撰難以開展；二是掌握相近和相關學科的知識，這是由當代科學技術高度綜合趨向統一和現代學科的相互滲透、交叉、分化的現實決定的；三是掌握計算機、微縮、復印、網絡等先進技術和設備的工作原理并能進行熟練的操作。

3.4 加強環保檔案現代化管理物質基礎建設

一是加大基礎設施建設。現代化設備的購置是實現現代化管理的物質基礎，在環保科技檔案工作現代化建設中，需不斷加大檔案部門的基礎設施建設。二是選擇比較好的科技檔案管理系統，提高使用效率。全國己開發了幾十種類型、各個層次的科技檔案管理實用系統軟件，由于開發歷史相對較短，缺乏統一管理，在設計方面有著諸多不足。如設計標準不統一、不規范及設計語言不相同，造成軟件開發出來之后兼容性差，難以實現各檔案館（室）之間的信息和資源共享；科技檔案計算機管理軟件低水平重復開發，并帶有濃重的地方色彩，造成人、財、物的大量浪費，沒有一家能形成規模打開市場，行銷各地。因此，選擇使用相對較先進，適合自身使用的軟件至為關鍵。

4 結語

總之，環保工作是當前的一項熱點問題，環保檔案管理在環保工作中發揮著非常重要的作用，只有不斷提升環保檔案管理的意識，提升環保檔案管理水平，才能促進環保工作更好的發展，進而為建設生態文明社會做出貢獻。

參考文獻

[1]李亞容. 環境保護部門中企業環保檔案的管理研究[J]. 環境科學與管理，2014，（09）：35-37.

[2]張愛華. 基層環保部門檔案管理工作的問題與對策[J]. 山西檔案，2011，（06）：31-32.