文書檔案現(xiàn)代化管理策略探究

丁潔++趙凈

摘 要：文書檔案是我國各機(jī)關(guān)和組織在社會活動中產(chǎn)生的，用現(xiàn)代化方式進(jìn)行文書檔案管理，有利于社會的進(jìn)步。本文簡要分析了文書檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀，闡述了文書檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要意義，并提出了文書檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的具體措施，以期能夠在一定程度上推動文書檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書檔案；現(xiàn)代化管理；策略

文書檔案屬于極為重要的檔案資源，也是各種政務(wù)活動的核心構(gòu)成元素。做好文書檔案現(xiàn)代化管理工作，對于國家機(jī)關(guān)和各大社會組織而言，有著非常重大的意義。如今社會的發(fā)展速度越來越快，各式各樣的檔案數(shù)目也在不斷增加，載體形式也隨之日漸豐富。因此，必須采取現(xiàn)代化管理方法，對文書檔案實(shí)施科學(xué)管理。

1 文書檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，由于受到傳統(tǒng)檔案管理方式和相關(guān)體制的束縛，文書檔案的管理工作一直做得不夠到位，也沒有引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段。而我們一直在這方面努力著，積極采取科學(xué)的解決辦法。為了要開發(fā)出支持文檔一體化的電腦軟件，相關(guān)部門近年來發(fā)布了檔案軟件管理功能的一些規(guī)定，這一舉措帶動了文書和檔案一體化理念的發(fā)展，并展開了文書檔案管理的革新工作，積累了一些經(jīng)驗(yàn)。此后，國家檔案局又頒發(fā)了新的《檔案文件管理制度》，鼓勵文檔一體化管理程序真正投入使用。到目前為止，電子政務(wù)管理系統(tǒng)已基本實(shí)現(xiàn)了文書檔案一體化管理，為新的管理體制和科學(xué)技術(shù)提供了發(fā)展的平臺。此外，電子政務(wù)也得到了全方位施行，這在一定程度上也推動了文書檔案一體化的進(jìn)步。在文書與檔案相融合的過程中，社會上出現(xiàn)了和信息技術(shù)相關(guān)的電子文檔使用周期論，打破了文件向檔案單方面轉(zhuǎn)換的局限，并使電子文檔的統(tǒng)一

2 文書檔案信息化管理的優(yōu)勢

2.1 提高檔案歸檔人員工作效率

文書檔案進(jìn)行信息化管理不但會使文書檔案管理的流程運(yùn)轉(zhuǎn)更加迅速，而且改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。文書檔案采用計(jì)算機(jī)管理可以按照按件即時整理的歸檔方式，減輕了歸檔人員的工作量，提高了文件管理效率。文件資料的收集、存放、分類、統(tǒng)計(jì)等文件歸檔環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是前期的文件起草還是后期的文件的傳遞，都變得簡單易行。

2.2 提高檔案的查閱速度

文書檔案實(shí)施信息化管理，可以大大提高文件的查閱速度，加上計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，查閱人員不用來檔案室，文書檔案資源可以隨時檢索，只需在檔案管理系統(tǒng)中輸入文件的關(guān)鍵字或者文號就可以查到所需的資料，大大提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，也為檔案部門借閱減少了人力和物力資源。

2.3 提高文件的傳遞速度和文件的安全性

高校檔案室每年的歸檔文件都是上一年度的文件資料，歸檔部門的兼職檔案員在日常公文辦理過程中，文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，不能及時歸檔，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件的傳遞和流轉(zhuǎn)，提高文件的傳遞速度和文件的安全性，同時可以通過檔案管理系統(tǒng)確定檔案的密級，也可以通過權(quán)限設(shè)置對查檔人員進(jìn)行操作的權(quán)限設(shè)置，確保文件的安全性。采用信息化管理文檔，省去了借閱登記、人力查找以及借閱歸檔手續(xù)，大大減輕了檔案工作人員的工作強(qiáng)度，同時也減少了對紙質(zhì)文檔材料的翻閱，提高了檔案管理利用的質(zhì)量以及文檔管理工作的效率。

3 文書檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的具體措施

3.1 建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度

強(qiáng)化文書檔案的制度化建設(shè)，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義?，F(xiàn)代化文書檔案管理制度與技巧的結(jié)合，可有效保護(hù)存儲文書檔案。建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，要求機(jī)關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)摒棄過往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導(dǎo)，結(jié)合組織內(nèi)部的管理體制和組織架構(gòu)等實(shí)際情況，建立起符合自身實(shí)際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，且具備鮮明的科學(xué)性、靈活性與合理性，如堅(jiān)持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存等?，F(xiàn)代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進(jìn)而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應(yīng)當(dāng)注重文書檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書檔案管理工作中，有計(jì)劃對文書檔案的編修制度進(jìn)行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強(qiáng)化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當(dāng)中，增強(qiáng)制度的實(shí)效性。

3.2 采用現(xiàn)代化的文書檔案管理技術(shù)

在文書檔案現(xiàn)代化管理過程中，應(yīng)當(dāng)注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確保現(xiàn)代文書管理工作的高效開展。因此在文書檔案的現(xiàn)代化管理中，應(yīng)當(dāng)加大資金技術(shù)投入，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，購買相關(guān)軟件和設(shè)備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理上可采取的現(xiàn)代化管理技術(shù)包括設(shè)置登錄權(quán)限、信息查詢權(quán)限、密匙技術(shù)和系統(tǒng)部保護(hù)密碼等，這些技術(shù)的應(yīng)用對于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時，ASA和GFW等技術(shù)的應(yīng)用，還能在文書檔案信息管理系正常運(yùn)行的前提下，對各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關(guān)資料的用戶必須在得到實(shí)名認(rèn)證通過后才能進(jìn)入系統(tǒng)。可見，現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備在文書檔案管理中的應(yīng)用與推廣，不僅能夠促進(jìn)文書檔案管理工作的規(guī)范化、信息化發(fā)展，還能切實(shí)提高文書檔案的開發(fā)利用價值，最終促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展。

3.3 打造高素質(zhì)的文書檔案管理隊(duì)伍

專業(yè)化、高素質(zhì)的人才隊(duì)伍在文書檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程中發(fā)揮著重要作用，因此有必要通過專業(yè)技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)和現(xiàn)代管理方法培訓(xùn)，不斷提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造一支高素質(zhì)、高水平的文書檔案管理隊(duì)伍。在具體實(shí)踐過程中，應(yīng)當(dāng)加大對文書檔案管理人員的培訓(xùn)力度，對現(xiàn)有人才招聘機(jī)制作出適當(dāng)調(diào)整，最大限度地吸納高素質(zhì)人才到現(xiàn)有隊(duì)伍中來。同時，注重計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)，因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在文書檔案的現(xiàn)代化管理中發(fā)揮著非常重要的影響。此外，為滿足組織單位快速發(fā)展對文書檔案管理工作的要求，還應(yīng)當(dāng)重視文書檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，通過形式多樣的學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動，幫助員工樹立現(xiàn)代化的工作服務(wù)理念。例如，在新員工入職培訓(xùn)活動中，通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)培訓(xùn)、考核及技能大賽，增強(qiáng)文書檔案管理人員的競爭意識和對現(xiàn)代管理技術(shù)的重視，進(jìn)而培養(yǎng)出專業(yè)化、復(fù)合型、高水平的人才，全面推動文書檔案的現(xiàn)代化管理?？梢?，切實(shí)增強(qiáng)文書檔案管理人員的競爭意識與責(zé)任意識，引導(dǎo)其不斷提升綜合素養(yǎng)，與同事間保持融洽的合作關(guān)系，同時不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理知識和技術(shù)，這是確保文書檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)保障。

4 結(jié)語

現(xiàn)代化管理策略在文書檔案管理中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了文書檔案由傳統(tǒng)案卷管理向現(xiàn)代文件管理的轉(zhuǎn)變，加速了文檔一體化的實(shí)現(xiàn)進(jìn)程，提高了文書檔案開發(fā)管理的效率與質(zhì)量，促使文書檔案管理工作走上了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化之路。然而，現(xiàn)階段已有的文書檔案管理手段尚不能完全滿足實(shí)際工作需要，也無法全面取代傳統(tǒng)的文書檔案管理辦法，所以需要將兩者進(jìn)行互補(bǔ)結(jié)合，讓文書檔案發(fā)揮出應(yīng)有的作用，為單位提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

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