進一步規范基層路政檔案管理的若干思考

劉兆麗

摘 要：隨著基層公路里程的增多和等級升級，基層路政檔案管理的內容和方式也不斷發生變化，傳統的公路檔案管理難以應對，路政檔案管理的規范工作刻不容緩，本文通過分析基層路政檔案管理存在的問題，并針對問題提出進一步規范基層路政檔案管理的建議。

關鍵詞：路政檔案；檔案管理；規范

1 基層路政檔案的特點和作用

基層路政檔案記錄了公路管理機構所形成的具有價值的文字、影像及其他具有參考價值的各種方式和不同載體的資料，包括路產路權的維護、國省道兩旁的整治和許可文書、路政執法過程的訴訟案件等內容。

（一）基層路政檔案的特點

1、專業性。路政檔案是在公路的巡查和執法過程中產生的，具有行業特點的專門檔案。

2、需長期保存。路政事案從發生到處理再到結案，整個過程中既有基層公路部門獨立辦案結案的，也有和法院聯合執行的案件，還有和公安等部門配合勘查和取證的案件。所以有的路政事案時間跨度長，辦案環節復雜。相應的路政案件檔案就會整理時間長，保存時間久。

3、連續性。隨著我國基層政府新建道路的增加和舊道路的改建，公路的產權和附屬設施會發生相應的改變，這就需要在原來路政檔案的基礎上，不斷增加和完善路產和路權，以保證路政產權檔案的連續性。

（二）基層路政檔案的作用。

基層路政檔案是路政人員維護路產路權，嚴格執法的第一手資料，是公路管理的憑證，更是路政管理工作的重要法律憑證，真實記錄和反映了基層路政機關依法辦案客觀情況；路政檔案可為當地政府的道路規劃和改擴建提供原始依據。在涉及道路規劃、公路建設拆遷用地和用地賠償等工作，以及公路控制區的穿埋管線、增設平交道口等項目時，都需要以路政檔案中的許可檔案為依據；規范路政檔案管理工作，提高技術含量，有助于加快基層路政管理科學化和現代化進程。

2 基層公路路政檔案管理工作存在的問題

（一）路政檔案管理的相關規范制度不健全。由于基層路政檔案管理的相關規章制度在系統性和規范性方面還比較欠缺，路政檔案管理沒有統一的歸檔標準，實際工作中檔案歸檔不及時、檔案管理不系統、檔案不完整、檔案分類不明晰、檔案保管不規范等問題普遍存在，如一些檔案屬于多個部門進行管理的情況，有些保存于公路管理機構的檔案室，還有些則存于路政執法部門的檔案室；路政執法檔案包括大量的影像資源和電子文檔，而基層管理部門則為路政檔案的管理機構，這些基層部門分散于各個公路沿線上，導致了檔案信息不對稱、缺乏系統性有的基層路政部門雖然建立了電子業務管理系統，但電子檔案數據與紙質文件的數據卻存在出入，電子系統的錄入工作存在著明顯的滯后現象。

（二）領導的重視程度和檔案從業人員的綜合素質不能滿足實際工作需要。基層路政部門領導對檔案工作不夠重視，業務部門對檔案管理工作也不夠支持和配合，甚至本應由外業干的事也推給內業人員，造成互相扯皮、工作不協調。基層從事路政檔案管理工作的人員普遍綜合素質偏低，沒有專業的專職人員，一般都是兼職，檔案管理工作相對枯燥乏味，基層業務骨干都傾向于從事外業工作，工作性質導致檔案管理從業人員以對工作也缺乏積極性和主動性。

（三）基層路政檔案管理服務的手段較為落后。在省市級的交通系統，辦公自動化已經普及，檔案管理業務系統軟件和信息化手段也都得到了大力的推廣和應用。但基層路路政部門對基礎設施的投入力度比較小，尤其是路政檔案管理設施還是較為落后，路政檔案管理人員要整合各類信息，并要把信息進行電子化歸檔，其工作量相對繁雜；路政檔案管理的信息軟件缺乏通用性，信息技術設備型號不統一、檔次參差不齊，硬件環境也不具有規范性，導致案卷歸檔、信息使用缺乏系統性，這在很大程度上阻礙了基本路產和路權的維護水平，不利于提高公路執法人員依法辦案的水平和實效。

3 進一步規范基層路政檔案管理工作的幾點建議

（一）完善制度，推行統一的管理機制。首先，我們應加大對公路路政檔案的宣傳力度，明確內業和外業的職責分工，并且獲得外業工作人員的支持和理解，將公路路政外業工作的處理情況也錄入到電子信息系統中，保證歸檔材料的完整性；其次，要在基層路政部門推行執法工作與檔案管理同步進行、相互融合，使執法工作和檔案管理的流程相互銜接。要明確執法工作和檔案管理的責任分工，使工作人員明白檔案管理是路政執法的重要環節，必須要把檔案管理工作納入相關路政執法負責人的職責內，改變以往路政執法負責人只執法、不負責檔案的情況。要對路政執法人員實行“一崗雙責”，要讓一線路政執法人員認識到既要執法又要收集檔案信息，在執法的同時要認真收集和整理信息資料，把檔案管理納入路政執法人員的考核評價之中，真正做到執法和歸檔同步。

（二）統一認識，提供從業人員的整體素質。基層路政部門的領導層應應高度的重視路政檔案管理工作，將路政檔案工作作為一項重要內容納入年度目標，與路政各項工作同部署、同組織、同考核，使之更加規范化、標準化。充分認可內業人員的作用和地位，協調好內業和外業之間的關系和工作職責。要通過各種形式切實加強檔案管理人員的業務基礎知識培訓，使其熟悉國家有關法律、法規，正確的掌握國家的方針政策，熟悉路政功能管理中各種公文、事務公文的書寫格式，理解和掌握路政管理、基本原則、工作任務、職責范圍和路政處罰、復議程序等，提升綜合素質。

（三）要提升路政檔案的數字化管理的水平，構建標準化的數字化管理。公路管理手段日趨智能化的發展，使路政電子檔案不斷增加。要實現路政檔案的一體化管理，就要加快建立統一化、標準化的數字化管理。要加入檔案信息化管理的硬件環境，投入一定的資金，為基層路政部門配置用于檔案管理和數據存儲的設備以及掃描儀、溫濕度記錄儀、復印機、滅火器材等相關設備。要積極開發相關檔案管理的軟件和應用。路政執法人員實行“一崗雙責”，路政執法人員要邊執法邊錄檔，使檔案信息更為及時、完整、真實。要要對路政執法人員進行培訓，使他們能夠熟練操作軟件系統。

（四）樹立大數據思維，加大對路政檔案的開發和利用。注重檔案信息梳理、開發，實現信息共享，提升工作效率。路政工作中，對案情基本相似或者違法當事人為同一對象的情況，路政執法人員可通過查詢檔案信息來了解當事人的情況。制作處罰案卷時，執法人員可利用檔案信息進行對比分析，處罰更加精準，并對違法人員的檔案進行跟蹤管理。在路政登記、路政許可、施工管理、路面巡查等工作中，利用檔案信息來整合、對比文字和數據，真正使路政檔案價值發揮出最大的作用。

參考文獻

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