流動(dòng)人員人事檔案管理的信息化探討

摘 要：隨著我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、信息技術(shù)的進(jìn)步，各單位人員流動(dòng)、崗位調(diào)換現(xiàn)象也越來越多頻繁。檔案記錄了一個(gè)人的具體工作經(jīng)歷以及獎(jiǎng)懲情況，具有參考依據(jù)作用，尤其是那些原始性的材料，能夠有效的幫助單位進(jìn)行人員任用決策。基于此，本文在分析信息化背景下進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案管理研究的重要性以及必要性的基礎(chǔ)之上，通過探討信息技術(shù)發(fā)展給流動(dòng)人員人事檔案管理工作帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，以期能夠?yàn)樘嵘鲃?dòng)人員人事檔案管理工作提出一些建議。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員；人事檔案；存在問題；解決措施

1 信息化背景下進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案管理的重要性

首先，在信息化背景下對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案管理工作進(jìn)行研究，有利于檔案管理工作的理論創(chuàng)新與完善，進(jìn)而使其更好的服務(wù)于檔案管理。其次，有助于推進(jìn)檔案管理工作改革的整體進(jìn)程，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的信息化社會(huì)。最后，在新形勢(shì)下探討流動(dòng)人員人事檔案管理工作，有助于激發(fā)檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)熱情，改善檔案管理工作方式，以不斷提高其工作效率。

2 信息技術(shù)發(fā)展給流動(dòng)人員檔案管理帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

2.1 機(jī)遇

1.檔案收集與管理方式更為便捷

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案逐漸被電子化的檔案所取締。單位流動(dòng)人員人事檔案管理工作也由傳統(tǒng)的檔案收集、整理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案的監(jiān)控，一改往日檔案管理工作的繁瑣與冗雜，使得單位檔案管理向著便捷化方向大步邁進(jìn)。

2.檔案利用率明顯提升

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案主要以紙質(zhì)為主且長期處于被動(dòng)翻閱狀態(tài)，使得一些單位對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息的分析利用不到位，失去了檔案信息存在的意義。而在信息化背景下，通過云計(jì)算就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的相互關(guān)聯(lián)，繼而用人單位通過這種方式對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息進(jìn)行挖掘、利用，將檔案信息的利用方式變被動(dòng)為主動(dòng)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的最大化價(jià)值。

3.流動(dòng)人員人事檔案的保存更為完整

由于人事檔案使用頻繁，而紙質(zhì)的案卷經(jīng)常翻閱會(huì)不可避免的帶來物理磨損，特別是一些年久的紙質(zhì)檔案，其紙張經(jīng)老化、脆變，已經(jīng)承受不起反復(fù)的翻閱。大數(shù)據(jù)背景下，利用信息技術(shù)將流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化后，就可以直接通過計(jì)算機(jī)終端進(jìn)行相關(guān)的查找瀏覽操作，使得紙質(zhì)檔案的翻閱和復(fù)印次數(shù)大大降低。除此之外，在數(shù)字化過程中還可以對(duì)人員檔案進(jìn)行字跡顏色加深處理，最大程度的使其恢復(fù)原有的樣貌，從而達(dá)到了保護(hù)檔案實(shí)體的目的。

2.2 挑戰(zhàn)

1.人員檔案信息安全性有待提升

隨著信息時(shí)代的到來，人事檔案儲(chǔ)存量的日益增多，在給數(shù)據(jù)分析利用帶來便捷的同時(shí)也給流動(dòng)人員人事檔案信息的安全性帶來挑戰(zhàn)。由于很多單位人事檔案管理工作缺乏科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性、創(chuàng)新性，不僅使得人事檔案管理工作效率低下而且極易使人員信息外泄，安全性得不到保障。因此，在這一時(shí)代背景下，如何維護(hù)流動(dòng)人員人事檔案信息安全，提升流動(dòng)人員人事檔案管理工作效率成為檔案管理工作所面臨的一大挑戰(zhàn)。

2.對(duì)檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)提出更高的要求

信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用在給檔案管理工作者帶來便捷的同時(shí)也對(duì)其專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。電子化的檔案管理摒棄了傳統(tǒng)的檔案管理方式，代替以現(xiàn)代化的手段對(duì)檔案信息進(jìn)行歸檔處理，因而更需要一些專業(yè)人員進(jìn)行科技管理。這就對(duì)檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。

3 提升流動(dòng)人員人事檔案管理工作效率的措施

3.1 加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

流動(dòng)人員人事檔案管理工作的總體發(fā)展水平，很大程度上依賴于當(dāng)?shù)貦n案管理人員的繼續(xù)教育水平。因此，作為一名檔案管理者首先要樹立起終生學(xué)習(xí)的理念，并要求自己恪守終身學(xué)習(xí)制度。其次，檔案管理工作者要經(jīng)常性的參加一些有關(guān)流動(dòng)人員人事檔案管理的知識(shí)培訓(xùn)講座，不斷擴(kuò)充自己的知識(shí)庫，以提升個(gè)人的學(xué)歷層次。再次，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)，并熟練掌握與檔案管理有關(guān)的應(yīng)用軟件的使用方法，以適應(yīng)信息化的發(fā)展要求。最后，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)不斷提升個(gè)人道德素養(yǎng)，不僅要時(shí)刻保持對(duì)工作的積極性，也要恪守職業(yè)道德規(guī)范，對(duì)一些特殊檔案做到嚴(yán)格保密。

3.2 健全流動(dòng)人員人事檔案管理制度，提高流動(dòng)人員檔案管理的規(guī)范性

由于當(dāng)前檔案管理部門正處于由傳統(tǒng)檔案管理方式向信息化檔案管理方式的過渡階段，加之部門缺乏一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。因此，其工作出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程造成了一定的阻礙。為了有效解決這一問題，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合發(fā)展實(shí)際情況，建立起一套符合目前發(fā)展規(guī)律的流動(dòng)人員人事檔案管理制度，以使檔案管理工作人員有法可依，從而保證流動(dòng)人員人事檔案管理制度化、規(guī)范化建設(shè)的順利進(jìn)行。

3.3 進(jìn)一步完善基礎(chǔ)設(shè)備，為加快流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程提供外部保證

完善的軟、硬件配置不僅是完成流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)的必要條件，也是提升檔案管理質(zhì)量和效率的有效方式。因此，從這一點(diǎn)來說，單位應(yīng)當(dāng)為檔案管理工作配備良好的計(jì)算機(jī)及其系統(tǒng)。此外， 由于當(dāng)前竊密技術(shù)得到迅速發(fā)展，因此為了防止信息外泄，我們必須未雨綢繆，設(shè)置嚴(yán)密的安全防護(hù)系統(tǒng)以加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)共享信息的管理。

4 結(jié)語

總之，要想實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置，就必須積極適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展，正視信息化給我們工作帶來的各種的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員檔案管理工作的研究，以完善的流動(dòng)人員檔案管理制度、高素質(zhì)的流動(dòng)人員檔案管理人才隊(duì)伍為工作保駕護(hù)航。

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作者簡(jiǎn)介

倪晶（1982-），女，江蘇常州，碩士研究生，畢業(yè)于華南理工大學(xué)，研究方向：檔案管理。