對湖北省水文基層單位電子文件管理工作現狀的思考

程良偉+蘭磊

摘 要：快速發展的信息技術，使得電子計算機被廣泛應用于水文系統中，進而產生了大量的電子文件。如今，擺在我們面前的首要任務便是加強水文基層單位的電子文件管理，使之朝著檔案數字化、網絡化與信息化方面發展。本文立足于湖北省水文基層單位電子文件管理工作現狀，提出了加強電子文件的管理的具體措施，旨在提升電子文件管理效率與質量，促進水文基層單位的進一步發展。

關鍵詞：水文基層單位；電子文件；管理

近年來，計算機技術被廣泛應用于水文工作中，進而產生了大量的電子文件，比如日常辦公系統、水質資料整編系統等均通過對水文數據的采集、傳輸、接受、分析以及計算來產生不同的電子文件，其中囊括文字、圖形、聲音與圖像等。而為了避免信息被更改、丟失，保證單子文件的真實性、可用性，就需進一步加強電子文件管理工作。

1 湖北省水文基層單位電子文件管理工作現狀

（一）對電子文件重要性認識不足

對基層水文單位而言，還未充分認識電子文件管理的意義和作用。單位僅僅是將電子文件存儲于硬盤內，而沒有整理、鑒定與歸檔電子文件。有時針對從網上接收的其它單位的來文，均未備份保存電子文件，只將紙質文件打印出來。另外，由于計算機系統的存儲量不足，進而刪除歷史文檔，以致于出現無檔可存的局面。

（二）電子文件的不安全性帶來了長期保存的困難

長時間以來，電子文件的不安全因素均極大地影響了電子文件的安全保管與長期保存，而其中就包括電子文件對軟件設備的依賴、不能直讀、數據易丟失、信息和載體分離等。若不解決這些問題，將會加大電子文件的管理難度，進而對進一步擴展與深化辦公自動化造成阻礙，丟失大量電子文件。

（三）人員素質不能滿足工作需要

電子文件的歸檔和管理，需要文檔人員在擁有一定檔案業務知識的同時，可對計算機技術進行熟練掌握，如此方可同現代檔案工作相適應。但就實際情況而言，兼職現象在水文基層單位中較為普遍，相關檔案管理人員既不精通管理業務，也無法對計算機予以熟練操作。而這也就造成其在實際工作將有用的文檔刪除，或由于病毒入侵和工作失誤等，損害到數據，讓系統趨于奔潰。

2 新時期加強水文電子文件管理的具體措施

（一）轉變觀念，積極推行檔案管理的電子化

日益普及的計算機，讓辦公自動化成為現實，進而極大地改變了傳統的辦公形式，而這不僅是時代發展的產物，也是社會進步的必然趨勢[1]。就意義與作用上來說，多媒體形式（包括聲音、圖像）的電子檔案，明顯優于傳統紙質形式的檔案，極大的便利了之后的查考利用，其既可快速、準確對領導決策與各項工作提供憑證與依據，也能促進基層水文單位管理水平的提高，幫助檔案管理人員對歷史資料、數據做出科學分析。鑒于此，水文基層單位領導應提高電子文件的管理意識，將其納入重要工作范疇。同時，檔案部門應利用所有可利用的方式，如廣播、單位內刊和電視等對電子文件的重要性進行宣傳，促進單位電子文件管理意識的提高。

（二）依靠原紙質檔案立卷，做好電子文件管理

目前，水文基層單位的電子文件歸檔不能與紙質檔案脫離，雙套制可使電子檔案的真實性得以保證。因紙質文件歸檔已經過多年實踐，故工作基礎相對較好，各立卷部門均設立了分管領導與立卷人，以對立卷工程進行督促檢查。為此，電子文件歸檔也應以人為本，立足于紙質檔案立卷，制定一套嚴格的電子檔案歸檔制度。負責歸檔的文書人員應充分熟悉檔案工作，并能夠熟練運用計算和信息系統。

電子文件歸檔較紙質檔案而言，其涉及的問題更為廣泛，因而也受到諸多因素的制約，若僅依靠檔案部門，勢必完成的難度非常大，因此充分結合懂業務的文書部門、網絡部門和檔案部門，形成多部門聯動，協調配合[2]。在鑒定電子檔案工作價值上，最有發言權的無疑是文書部門，其對紙質檔案的分類歸檔十分熟悉；而檔案部門則負責對歸檔的原則、方法予以掌握，了解全局，起把關與統籌作用；網絡管理人員可對信息管理管理進行設計與維護，并對電子信息進行管理，這三者在電子文件歸檔制度化、標準化工作中具有至關重要的作用。所以三部門應相互滲透職能，將各自優勢發揮出來，以保證電子文檔的質量。

（三）監督電子文件形成的全過程，保證信息的完整與安全

電子文件在形成過程中常被修改與補充，且一般都不著痕跡，一旦覆蓋了一些具有重要保存價值的信息，要恢復起來就非常困難，進而影響到以后的利用[3]。通常電子文件都形成于業務部門中，若業務人員未對草稿性電子文件的重要性有一充分認識，或者鑒別不準確，就需要檔案部門對其予以監督與指導，且對電子文件的形成規律與過程做到主動了解與掌握，監督從電子文件的設計階段便開始，并在處理電子文件的全過程中充分體現收集、積累、整理、歸檔，將其當做一項經常性工作來做。如此既可使電子文件的原始與真實得到保證，也不會對其系統與完整進行破壞，對電子文件的安全起到保護作用。

（四）注重計算機軟硬件的安全

計算機安全是電子文件安全的基礎，由于電子文件均儲存于計算機中，因而不僅要對計算機的安全予以保存，防止病毒入侵和硬件上破壞，也要對電子文件的數據安全引起重視，以免被人為修改。由于涉及到保密問題，因而水文基層單位的電子文件不宜公開，而文件生效的主要標志就是印章與簽署，所以在現有技術條件下，仍需以紙質形式保存部分具有憑證作用與法律效力的文件。因為電子文件載體與信息技術存在一定的不穩定性，加之電子文件容易被修改，所以把重要的電子文件以硬盤的形式拷貝存檔就很有必要，以使數據安全得到保障。水文基層單位針對局發文就可采用電子歸檔，歸檔過程應對安全與保密予以重視，制成光盤妥善保存。檔案部門應將相應的電子文件的編碼與存址清楚標注在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中。同時為了方便之后利用時參照互補，也需將相應的紙質文件的檔號及存址清楚注明在電子文件歸檔目錄“備注”項中。

（五）提高檔案工作人員的業務素質

目前，電子檔案管理的首要任務便是加強培訓檔案人員的計算機技術，培養復合型人才，促進檔案工作人員業務素質的提高。檔案人員既要對有關檔案管理的規范要、理論知識和日常管理工作有一全面掌握，且相應的計算機知識也是必備的。同時需對文字處理、排版、文郵件的收發做到熟練操作，還應會處理與操作對媒體文件（包括聲音與圖像），將一些平常的管理維護工作落到實處。檔案部門可針對這一方面展開業務培訓，對檔案人員以分期分批的形式培訓電子文件與電子檔案管理相關的內容；并組織檔案人員走出去學習借鑒其它單位的電子文件和電子檔案管理的經驗；同時召開電子文件和電子檔案管理現場會，對這方面的先進經驗予以推廣，以促進檔案工作人員業務素質的提高。

3 結語

隨著現代水文工作中大量產生的電子文件，使得水文基層單位開始重視電子文件的管理，加強電子文件管理可有助于水文信息更好的服務社會，同時以優質數據助力水資源開發利用、防汛抗旱等決策的制定。

參考文獻

[1]路雄英. 芻議信息化環境下電子文件管理[J]. 浙江國土資源，2014，（07）：34-35.

[2]劉越男. 我國電子文件管理的現狀、問題與對策[J]. 電子政務，2010，（06）：10-16.

[3]李曉龍. 淺論基層單位電子文件歸檔[J]. 蘭臺內外，2016，（04）：46.