機關檔案的規范管理及檔案信息的有效利用初探

趙文玉

摘 要：隨著我國時代的不斷進步，傳統的機關檔案管理方式已經無法順應時代的發展潮流，因此只有將機關檔案管理制度不斷完善、規范化，才能充分發揮出機關檔案管理工作的作用。在部分機關部門進行檔案管理的過程中，由于多方面因素造成機關檔案管理不規范、存在漏洞，對機關檔案管理的發展形成阻礙，并無法及時利用機關檔案信息。

關鍵詞：機關檔案；規范管理；信息利用；分析

機關檔案作為國家機關部門各種工作真實記錄，是國家整體綜合發展的重要文字依據。隨著我國社會經濟水平的不斷提升，對機關檔案的管理模式提出了更高的要求。針對數量日益加劇的機關檔案，只有將檔案管理制度不斷規范化才能提升機關檔案管理工作層次、水平，并將檔案信息有效利用。

1 充分認識檔案管理與檔案信息資源利用之間的關系

要想對機關檔案實施規范化管理，并將機關檔案信息資源有效利用，機關檔案管理人員首先要認識到機關檔案管理與檔案信息資源利用之間的關系。機關檔案管理人員，要將機關檔案資源的收集、整理[1]、歸類、上架、維護等各項基本工作做好，并以規范化管理為工作基礎，要作為對重要機關檔案資料不遺漏、編排正確，以為機關部門提供更好、更準確、更完整的機關檔案資料。另一方面，機關檔案管理人員要充分利用現有的機關檔案資源進行年刊、年鑒等史料的編制，才能讓檔案資源成為真正為地方區域人民提供服務的重要信息資料。因此，機關檔案管理人員要將機關檔案管理與機關檔案信息資源之間的關系充分認識，才能提升機關檔案管理工作的整體水平，并促進檔案資源被高效利用。

2 抓牢機關檔案管理工作重點，落實檔案管理工作

要想提升機關檔案管理工作的規范性，便要制定完善、科學、合理的機關檔案管理制度，只有基于良好的制度才能讓檔案管理工作有章可循。檔案管理人員以及機關部門相關領導，要根據日常檔案管理工作中的實際內容與相關檔案管理標準，制定出規范化的機關檔案管理制度，其中包括檔案借閱制度、檔案歸還制度、檔案保密制度、檔案檢查制度等，只有多方面對機關檔案實施良好的保護才能提升機關檔案管理工作的規范性，并將檔案資源的作用發揮到最大限度，以為更多的人民提供更為優質的檔案資源服務。

2.1 歸檔及時

做好機關檔案及時歸檔工作是提升機關檔案管理工作規范化的重要前提，對機關檔案資源實施科學、規范的管理手段是確保檔案資源被高效利用。因此，機關檔案管理人員在管理過程中，要盡力作為維護機關檔案資源的完整性、安全性，并不斷提升自身的業務規范性，從根本上提升機關檔案管理工作中歸檔工作的有效性。機關檔案管理人員要做到對新生成、新收集的機關檔案資料進行及時歸檔，才能充分凸顯出檔案管理工作的優勢[2]，并提升檔案歸檔及時性。

2.2 整理及時

在進行機關檔案管理工作中，需要檔案管理人員花費大量的時間、精力，要加強機關檔案資源歸檔工作的專業性、細致性，才能使最終形成的檔案資源具備規范性。與此同時，為了提升機關檔案分類與信息資源檢索的便捷性，便要將案卷整理工作進行的及時、高效。因此，機關檔案管理人員要按照相關檔案管理標準對檔案進行整理，例如按標準在案宗封面完整清晰地列出具體項目明細，使用毛筆、鋼筆進行工整書寫，同時不要遺漏整理日期。

2.3 服務優化

除了要建立機關檔案規范化制度之外，還要構建完善的機關檔案借閱管理審核制度，制定出全面、詳盡的機關檔案借閱、查閱申請表。檔案借閱者要想借閱相關檔案資料，首先便要填寫檔案借閱申請表，通過相應審核流程后，才可以批準其對制定檔案進行借閱。另外，在借閱者利用完檔案資源之后，歸還時，也要辦理相應的健全手續。檔案管理人員要按照登記表中已經填寫好的相關信息進行跟蹤服務管理。如有必要，還要通過網絡、電話等各種新式進行回訪，以構建出機關檔案信息資源利用反饋體系，加強機關管理制度的整體規范性。

2.4 確保安全

確保機關檔案資源安全是提升檔案管理制度規范性的重要物質保障。檔案管理人員要對機關檔案室內的各種設施進行定期檢驗、維護，要做好檔案室內的防蟲、防潮、防盜等工作，要讓檔案室保持在恒溫、恒濕的環境條件下，以確保機關檔案資料的保存時間不斷延長，以達到維護機關檔案資源安全的目的。

3 有效利用機關檔案的途徑

3.1 機關檔案利用概述

機關檔案只有得到合理利用，才能充分發揮其價值。機關檔案作為各個歷史階段中機關工作實踐與一切活動的真實記錄，檔案利用者通過工作系統對檔案信息進行查找、調取，并將檔案信息資源潛在的利用價值充分實現[3]。

3.2 形成被動服務與主動服務的協調關系

在被動服務方面，主要是指接待檔案查詢、咨詢、回復等業務。在主動服務方面，是指機關檔案部門主動對黨委政府、社會、單位人員提供檔案服務。首先要將被動服務做好，這也作為機關檔案室的基礎職責。應為機關檔案利用者盡可能地創造條件，并將環節不斷簡化，要提供熱情、幫助，使檔案利用者得到滿意的服務。同時，要將被動服務作為前提，做好主動服務。要將機關檔案工作進行延伸與拓展，實現主動服務的根本目標，并延伸至對接服務、跟蹤服務。并利用高效的服務模式，包括為領導提供決策參考、警示、建議。

另外，機關檔案在為機關單位內部人員服務的同時，還可以為廣大居民提供檔案借閱、查詢等服務，民眾可通過網絡等各種手段，實現對檔案的調用、利用等，充分發揮出機關檔案的真實價值，并造福于人民。

4 結語

機關檔案管理工作作為一項任重道遠的工作，在構建合理、完善的檔案管理制度的同時，還要檔案管理人員不斷提升自身對檔案管理工作的責任意識，才能將機關檔案管理工作的規范性不斷提升。另一方面，要將機關檔案管理工作與網絡信息技術相互融合，才能提升機關檔案管理工作的整體效率、安全性，利用網絡信息技術可以將機關檔案管理工作的規范性進行更高層次的提升，并將傳統的檔案管理模式進行優化、完善。相信在廣大檔案管理人員的共同努力下，機關檔案管理工作可以更加規范、完善、合理，從而將檔案資源進行高效利用，造福社會。

參考文獻

[1]葉忠惠.淺淡機關檔案的規范管理及檔案信息的有效利用[J].辦公室業務，2016，（09）：69+71.

[2]曹天虹.機關檔案管理系統的設計與實現[D].上海交通大學，2015.

[3]林桂春.淺析機關檔案信息化建設[J].黑龍江檔案，2014，（02）：104.