檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用淺析

劉芳+李仁霞+張金燕

摘 要：檔案管理對于任何一個行業、任何一個單位、任何一個公司都相當重要，醫院也不例外，隨著檔案管理的快速發展，信息化技術的突飛猛進，檔案管理也在不斷改革。檔案管理應用在各個行業，為了醫院的健康快速穩定發展，醫院檔案管理改革也要步入進程。

關鍵詞：檔案管理；醫院；模式改革

原有檔案管理的弊端逐漸體現，表現在內容、手段、制度等方面，改革能一定程度避免弊端，已經提上日程。醫院的信息管理涉及到醫院未來的發展，利用大數據分析對醫院的現狀、發展、問題做出推斷，預測，而信息管理的關鍵就是檔案管理，目前醫院這個行業的檔案管理也存在諸多弊端，只有進行改革，才能使信息化管理完善，正確，對醫院的發展具有至關重要的意義。

1 檔案管理在醫院行業的意義及內容

檔案管理在醫院行業具有重要的意義，主要體現在以下幾個方面：第一方面，檔案管理的文件除了文字上的，區別于其他行業的地方體現在檔案管理文件還包含很多影像文件，范圍更加的廣，需要更深層次的管理，是極其重要的信息資源庫；第二方面，擁有了信息資源庫，對醫院起著有效的監控作用；第三方面，可以利用大數據對信息庫資源進行分析比對，調取各個單位的資料，進行分析，提高醫院的管理效率，并做到有效預測，規避不必要的浪費。

既然檔案管理在醫院行業如此重要，那么一般來說醫院行業的檔案管理主要包括什么呢？主要包括了醫院的歷史資料，涵蓋了成立始的基礎建設、人事檔案、其他發展資料等，以及發展過程中的各種信息的收集整理，是醫院要進行有效管理的必須基礎信息資料。

2 當今檔案管理在醫院行業存在的弊端

醫院行業檔案管理現階段錯在的弊端主要體現在管理機構設置方面、專業知識方面、檔案信息管理沒有進行形式統一、檔案服務意識不強等方面。

2.1 管理機構設置不完善

每個行業根據自身的特點應該設立不同的檔案管理機構，建立不同的檔案管理方法。醫院行業區別于其他行業的特點在于它有病歷檔案。早期醫院檔案管理沒有意識到檔案管理的重要意義，比如沒有意識到檔案管理除了對歷史信息的收集搜索外，還可以進行分析對比。這就造成了醫院行業在進行檔案管理的時候沒有進行分類整理，只是簡單的進行收集整理。現如今要對檔案信息進行分析的時候，就需要重新分類整理，再進行分析，這就造成醫院的重復工作，降低了工作效率。

2.2 欠缺專業知識

由于歷史原因，醫院一直以治病救人為己任，把重心都放在了醫生的專業能力，而對于關于醫院管理方面沒有引起重視，未聘請專業的檔案管理人員進行管理。而醫院行業的檔案管理涉及到人事管理、文書管理、病歷管理等多個方面，一般的醫務人員進行管理未免知識不足，不能進行正確的分類整理管理，沒有應有的檔案管理邏輯，這就會在進行信息比對分析的時候出現差錯，需要重新分類整理，加重醫院檔案管理負擔，重復工作，不能提高工作效率。

2.3 未統一檔案信息管理形式

雖然醫院進行檔案管理，但是檔案管理的形式存在諸多問題。第一個問題，沒有正確的進行分類，只是簡單的按照科室進行檔案管理，科室之間的同類信息不能共享，無法進行綜合分析。比如有一個患有幾種病癥的綜合病癥患者，要借鑒這樣的案例，就需要從各個科室去調用，然后進行分析。這樣工作量大，不能及時找到相關病歷，不利于對病患進行快速診斷治療，不利于醫院的發展。第二個問題，沒有深刻應用信息技術。由于歷史原因，醫院在進行檔案管理的時候，沒有進行應有的分類，只是簡單的進行信息收集，只能提供簡單的查詢、查閱功能，沒有相應的分析功能。而電子信息要體現優勢作用主要依靠的是他的分析比對功能，由于醫院沒有真正體會到檔案管理的重要性，沒有進行分類，沒有設置專業的人員進行管理。造成檔案管理無法進行分析比對，沒有利用價值。

2.4 檔案服務意識不強

主要由于醫院沒有意識到檔案管理的重要性，既沒有設置相應的機構，也沒有專業的檔案管理人員，只是由相關人員進行簡單收集。如果沒有領導指派要求，相關人員能不收集的檔案信息就不收集，減少自己的工作量，沒有主動的檔案服務意識。

3 檔案管理改革的主要方式

既然檔案管理存在上面講的諸多弊端，針對管理機構設置方面、專業知識方面、檔案信息管理沒有進行形式統一、檔案服務意識不強等方面提出了以下的改革方式，來避免弊端的出現或是更少的幾率出現。首先要從意識上提高，其次要從手段上提高，再次進行人才培養，最后要建立有效的管理機構。

3.1 從意識上提高檔案管理

只有從意識上提高檔案管理，才能從根本上提高醫院的檔案管理。提高意識從高層到基層的順序進行，只有高層的意識上來了，基層才會行動起來，變被動為主動。第一，提高高層的檔案管理的意識。相信很多管理者已經知道檔案管理的重要性，在意識上已經知道了，那么下面就是行動上的提高，幫助基層提高意識，高層可以通過會議或者文件的方式告知基層，檔案管理如何重要，醫院有哪些要求。第二，提高基層管理人員的檔案管理的意識。管理者應該分塊告知基層檔案管理人員應該分類整理的內容，避免各個科室部門重復工作，并培養基層人員分類整理意識，畢竟收集信息要靠基層人員來操作完成。

3.2 在手段上提高檔案管理

在手段上提高檔案管理主要體現在兩個方面，一是，要建立統一的資源庫。以前醫院的資料收集按照科室，這樣不利于科室之間資源共享。建立統一的資源庫后，按照類別進行分類，醫院的所有信息都在里面，全醫院共享。也有利于進行分析比對，所有信息在一起后，利用大數據可以分析公司歷史發展的利弊，對公司未來發展進行預警，規劃，對醫院的發展具有重要的意義。二是，要建立各大醫院的資源共享。建立同行業資源共享后，可以看到其他醫院的資料資源，也可以看到自己所在醫院的發展地位，更能有利于判斷行業的發展趨勢，有諸多有利的方面。

3.3 進行人才培養，提高檔案管理效率

人才是行業發展的關鍵，由于早期醫院在檔案管理方面的意識不強，沒有培養檔案管理方面的專業人才，為了未來醫院在檔案管理方面有所突破，需要進行專業人才的培養。培養的方式主要有下面兩個，一個是對專門進行檔案管理的人員進行培養，定期或者不定期進行專業知識的培訓，使進行檔案管理的人員在知識上知道如何進行檔案管理，知道如何進行信息的整理分類。第二個是對醫院的醫務人員進行檔案管理方面的培訓，也是定期不定期的進行指導培訓，主要指導病人資料的整理收集，及其他信息的多元化保管。如此一來，就能從整體上提高醫院進行檔案管理的人員的素質。

3.4 建立有效的管理機構、機制

檔案管理有一定的管理方法，有一般的管理模式，醫院應該建立相應的管理制度對流程進行規范。一般來說先是收集信息，然后進行整理，后來進行鑒定，最后進行分析。在收集信息方面，應該進行分類收集，收集到醫院統一的數據庫。在整理方面，收集的信息要進行分類整理。在鑒定方面，鑒定各個部門的檔案，然后產生分析報告。在分析方面，分析對醫院發展造成影像的因素有哪些，然后對未來發展提出建議。

4 結論

醫院的檔案管理由于歷史原因，醫院的檔案管理意識淡薄，造成不能進行有效收集分析信息資源，針對種種弊端，需要從意識上、手段上、人才上、機制上等多方面進行改革，才能使檔案管理真正有效，真正能利用大數據進行綜合分析比對，對醫院未來發展提出有效建議。

參考文獻

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