事業單位檔案的數字化管理

王彩萍

摘 要：當今社會，隨著科學技術及計算機產業的高速發展，以及人們在計算機領域的意識的提高，數字化管理在事業單位等行政行業的應用已經成為一大趨勢，因此，本文根據我國目前檔案管理的基本情況，分析數字化管理應用于事業單位檔案管理中的重要性、必要性，以及需要采取的相應措施。

關鍵詞：事業單位；檔案；數字化；管理

檔案是機關單位、組織以及個人在日常生活形成的具有保存價值的圖文、音象或者依附其他載體存在形式的歷史記錄，在社會發展中發揮著極其重要的作用。就當今我國檔案管理現狀而言，存在著諸多問題，譬如，檔案管理數量大、繁瑣、查找效率低、成本高、檔案管理人員安全意識差等問題。

1 事業單位實行檔案化管理的必要性

隨著現代科技的高速發展，數字化管理的優勢日益凸顯出來，使用計算機對檔案進行數字化管理，具有傳統檔案管理無法達到的優點，例如：檢索快速、查找方便、節約成本、利用率高、存儲量大、可以實現資源共享等，事業單位應該跟隨信息發展的腳步將數字化管理這一信息產物應用于檔案管理中，提高檔案管理的效率。

1.1 數字化檔案管理有助于提高事業單位經濟效益

我國社會主義經濟的高速發展，信息量突飛猛進的增長，傳統的檔案管理粗放型模式的缺陷暴露出來，為了解決這種模式帶來的問題，就需要增加辦公人員和辦公經費，從而造成檔案管理成本的提高，然而將數字化管理應用于檔案管理中，大大的解決了傳統模式檔案管理造成的人員和成本的浪費，不僅大幅度節約了單位檔案管理的成本費用，還存在著諸多優點，大大的提高了工作效率，從而提高了單位的經濟效益。

1.2 數字化檔案管理有助于提高辦公人員的辦公效率

數字化檔案管理相比于傳統模式的檔案管理具有能夠準確快速的歸檔，并且利用時能夠迅速高效提供的優點。在當今人員流動性極大的企事業單位中，要想快速準確的統計員工的入職、退休以及人員的調動等動態信息，根據以往傳統模式的檔案管理，會耗時耗力，還可能出現信息不全面這一弊端，通過數字化管理的檔案信息，能夠準確快速的查找到所要的信息，還可以查找到相關信息，做到傳統檔案管理模式做不到的全面性、快速性、準確性，由于檔案信息超時空流動的優點，將數字化管理模式應用于檔案管理中，大幅度的提高了辦公人員的工作效率。

1.3 數字化檔案管理有助于提高檔案的利用率

在以紙質為載體的傳統檔案管理模式中，檔案需要保存在固定的檔案室，這種保存模式造成了很大的不便，檔案日積月累，數量繁多，當你在找需要的檔案時會造成很多時間和人員的浪費，實施數字化檔案管理這一模式，可以快速、準確的找出需要的檔案，數字化管理檔案還可以實現共享這一功能，不僅大大的節省檔案保存空間，使檔案管理受時間和空間約束的這一弊端得到完美的解決，大幅度提升了檔案的利用效率。

2 事業單位檔案管理數字化的現狀

2.1 硬件的發展

中國現在很多單位已經普及計算機的使用，能夠基本實現無紙化辦公，并且擁自己的局域網，計算機網絡建設飛速發展，為數字化管理應用于事業單位檔案管理提供了強有力的技術支持。

2.2 軟件的發展

我國目前已經開發并應用于數字化檔案管理的大量軟件，用于收集、信息檢索、整理、編目、利用等功能的軟件，為事業單位數字化檔案管理提供了技術保障。

2.3 具備發展所需的人才支持

將數字化管理應用于檔案管理工作中，不僅需要硬件、軟件的支持，更需要檔案人員進行收集、整理、編目、檢索、統計等工作的后續工作支持，在檔案管理工作中，對檔案管理人員的自身素質也有比較高的要求，不僅需要具有較強的專業知識的儲備，還需要計算機網絡基礎和操作技術以及良好的預防能力，相對而言，事業單位人員的總體素質比較高，具有較強的學習能力和計算機基本操作技術，能夠將計算機技術與工作有機結合，同時，還應該加強對其基本技能的培訓，提高知識儲備的同時，加強業務能力，能夠使其在今后的工作開展中順利進行，提高發現問題、解決問題的能力，達到數字化檔案管理的工作要求。

3 數字化檔案管理的發展措施

3.1 文書處理過程和歸檔實現數字化管理

在檔案管理工作中，作為檔案工作基礎的文書工作發揮著重要的作用，直接影響著檔案的內在品質，為了順應這一時代信息產物的需求，檔案管理人員需要把文件通過計算機進行歸檔處理，在事業單位的局域網內進行傳閱，同時也要設置好催辦時間和傳閱時間。如果中間任一環節出現問題，都可以得到及時的反饋，確保檔案工作能夠有效及時的進行下去，從而避免了檔案堆積這一歷史問題的出現；而且，將數字化管理應用于檔案管理這一模式中可以大幅度節省傳統模式檔案反饋和傳遞過程中浪費的時間，在減輕工作人員工作強度的同時，極大的提高了檔案管理的效率。

3.2 建立工程體系

檔案數字化是一個復雜的工程體系，從思路設計到設備的選型以及軟件研發再到掃描系統、錄入系統、備份系統、查詢系統、安全措施等都是一個龐大的工作，可以將檔案管理從操作、環境、保密機制、目錄管理等分為幾個方面，這幾個機制相互配合相互聯系，從而能夠提高事業單位的信息共享的能力。

3.3 數字化管理建立好與單位辦公系統的對接

結合數字化檔案的優點，需要結合實際情況制定完善的管理制度，可以從文檔一體化、文檔網絡安全性、文檔保密、歸檔制度這幾個方面入手，其中，尤為重要的是數字化信息的安全性，檔案作為一種特殊的文獻資料，有的檔案是公開化的有的則是需要完全保密的，檔案信息數字化之后，其安全性應該高度重視，應該從硬件和軟件這兩方面的安全措施抓起，第一，硬件方面，應該提高存儲載體本身的質量，還應該提高載體保存時間，為文件的數字化存儲做好長期準備。同時，存儲電子信息的磁盤或者其他載體介質應該有專人看管，能夠保證電子信息檔案不會因為人為因素或者其自身不必要的原因而報廢，同時應該做好電子信息的備份防止意外情況的發生。第二，軟件方面，需要通過設置權限以及密碼這種安全措施進行控制從而降低安全風險，能夠使電子信息能夠不被人為破壞、非法入侵，從而能夠有效的達到電子信息的安全性。

3.4 建立可靠的信息支持系統

做好檔案數字化管理工作，保證能夠高效、安全、持續穩定的運行下去，硬件、軟件都起著不可替代的作用，同時，可靠的信息支持也起著極其重要的作用。第一，數字化檔案管理系統應當具有較好的升級能力，系統擁有較好的升級能力能夠極大的提高、完善系統功能，擁有較好的升級能力的前提即通過光纖來連接存儲系統，提高系統的存儲容量可以通過增加擴展模塊來實現，同時，存儲系統應該具備較高的可擴展性，能夠進行在線擴容，從而能夠實現較好的保護功能，從而達到較好的管理效果。第二，系統應該具備較好的可靠性和良好的性能，數字化檔案系統的可靠性和性能在檔案管理中發揮著極其重要的作用，直接關系著檔案管理工作的成效，因此，要意識到數字化檔案管理可靠性和性能的重要性及其不可替代的地位，所以，采用的存儲系統在硬件和其結構能夠保證整個系統安全有效的運行，同時硬件需要保證整個系統的連續性，系統數據可以根據不同用戶的需求進行設置數據的保密性或者共享從而提高系統數據的安全性。

4 總結

數字化檔案管理相較于傳統模式，可以通過網絡迅速傳播，有利于檔案信息資源的整合與開發，因此，事業單位應該順應時代的發展，借助數字化信息平臺，加強檔案數字化建設，減輕工作負荷，提高人員利用率、檔案利用價值，大大加強事業單位的數字化水平。

參考文獻

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