環(huán)保檔案工作的保密及管理措施探究

畢崇倫

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和普及，以計算機為基礎(chǔ)的數(shù)字化檔案管理方式逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理方式，大大提高了檔案工作的效率，同時，保密和管理問題也隨之而來。環(huán)保檔案管理也同樣面臨著相同的問題，所以環(huán)保檔案管理人員需引起重視，并及時采取相應(yīng)的解決措施，在保障檔案安全的前提下，完善環(huán)保檔案管理措施，并盡量將泄密風(fēng)險降到最低。

關(guān)鍵字：環(huán)保檔案管理；泄密；保密措施；管理措施

環(huán)境保護(hù)檔案是人類在認(rèn)識、改善和保護(hù)環(huán)境過程中對環(huán)境進(jìn)行規(guī)劃、管理、監(jiān)測、監(jiān)察、研究等各種活動所形成的歷史記錄文件。它的作用主要體現(xiàn)在以下五個方面：一是管理環(huán)境重要的依據(jù)和憑證；二是制訂環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)劃的主要依據(jù)；三是評價和管理環(huán)境不可缺少的條件；四是環(huán)保信息進(jìn)行傳遞、交流、宣傳的主要途徑；五是我國環(huán)保事業(yè)的非常重要的組成部分，因此環(huán)保檔案的重要作用不言而喻。

1 環(huán)保檔案工作中存在的問題

目前，我國環(huán)保檔案管理工作還存在政策機制不完善、基礎(chǔ)能力薄弱、人員素質(zhì)不高、隊伍培養(yǎng)力度不高、檔案泄密等問題。主要表現(xiàn)在如下幾個方面：

1.1 檔案人員素質(zhì)難以適應(yīng)當(dāng)前環(huán)保檔案管理工作。在環(huán)保檔案管理工作中，某些單位出現(xiàn)著工作人員配備不齊的情況，以至于使從事環(huán)保檔案管理工作的人員身兼多職，從而造成環(huán)保檔案管理的混亂現(xiàn)象。

1.2 部分企業(yè)的環(huán)保檔案管理意識不強。在整個企業(yè)中沒有從干部到基層對環(huán)境檔案管理工作充分重視起來，因此環(huán)境檔案管理人員的工作積極性不高，從而使環(huán)保檔案管理工作開展不理想。企業(yè)對于環(huán)保檔案管理往往沒有制定相關(guān)的制度，造成了管理人員無法及時地將相應(yīng)的檔案材料進(jìn)行歸檔。

1.3 對環(huán)保檔案管理進(jìn)行保密的工作做得不到位。由于自動化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展和應(yīng)用，環(huán)保檔案的管理工作進(jìn)入信息化管理階段。與此同時，方便又快捷的信息化檔案管理工作也存在著泄密的風(fēng)險。

2 環(huán)保檔案的保密措施

如何有效預(yù)防信息化條件下環(huán)境檔案管理的泄密，需要檔案工作人員和企業(yè)共同努力，具體表現(xiàn)在以下三個方面：

首先，環(huán)保檔案管理人員的責(zé)任，就是要維護(hù)檔案的完整性與安全性，因此必須有較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識。環(huán)保檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵。由于環(huán)保檔案管理人員經(jīng)常接觸到某些保密的信息，所以無論在哪些場合，都應(yīng)該把不泄露檔案信息作為自己職責(zé)和義務(wù)。在環(huán)保檔案管理工作中，要對檔案保密工作給予高度重視。

其次，在檔案利用過程中，要根據(jù)利用對象的不同，加強監(jiān)護(hù)，以保證檔案的完整性。同時，檔案行政部門要加大利用檔案制度與規(guī)定的宣傳，可通過與利用者交談，掌握其利用檔案的目的與動機，并分析利用者的使用情況和效果，勤檢查被利用的檔案，勤督促利用登記情況。

最后，加強檔案存放庫房安全建設(shè)。科學(xué)管理檔案庫房是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的最基本保障。檔案庫房應(yīng)配備防盜門、防盜窗、報警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，并做好各項檢修、維護(hù)工作。同時，檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，實行雙人雙鎖的庫房管理制度，不相關(guān)人員一律不得入內(nèi)。涉及秘密的檔案應(yīng)分開保管，可以利用設(shè)帶鎖的檔案架和保險柜等，從保管條件上確保檔案的安全。另外，還需要不定期對檔案庫房進(jìn)行全面細(xì)致的安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患。

3 環(huán)保檔案的管理措施

當(dāng)前社會，環(huán)境問題逐漸成為社會各界關(guān)心的熱點，環(huán)保工作的重要性也逐漸被人們所認(rèn)識。所以提高環(huán)保部門檔案管理意識，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，使之為環(huán)保事業(yè)有效服務(wù)已迫在眉睫。具體應(yīng)做到以下三點：

3.1提高對環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理的認(rèn)識。首先，分管環(huán)保檔案的領(lǐng)導(dǎo)要有足夠的認(rèn)識，盡量為實現(xiàn)環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造有利的條件，并投入相應(yīng)的經(jīng)費來配備環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理所需設(shè)備。其次，要提高環(huán)保檔案工作人員的思想認(rèn)識，改善傳統(tǒng)保守的工作方式，克服畏用現(xiàn)代化管理的情緒，加強相應(yīng)的學(xué)習(xí)，對傳統(tǒng)檔案管理不斷地進(jìn)行革新和完善。

3.2制定相應(yīng)的環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理的規(guī)章制度。檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，是新形勢下檔案管理工作進(jìn)展的必然趨勢和客觀要求。這些制度的制定和實施，必將給檔案管理工作帶來明顯的進(jìn)步。因此，相應(yīng)的部門需要加速制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并積極組織貫徹實施。檔案管理工作人員須了解并熟悉環(huán)保檔案管理制度所規(guī)定的內(nèi)容和適用范圍，使信息分類符合環(huán)境管理功能，使各種信息保持有機聯(lián)系，便于信息管理。

3.3培養(yǎng)環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理的復(fù)合型人才。現(xiàn)代社會上普遍缺乏復(fù)合型人才，檔案管理工作也是如此，尤其是缺乏既懂計算機技術(shù)又懂檔案管理知識的復(fù)合型人才。由于人才的缺乏會直接導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化無法開展，所以環(huán)保檔案要現(xiàn)實現(xiàn)代化管理就需要檔案管理人員掌握現(xiàn)代化檔案管理技能，相應(yīng)地調(diào)整自身的知識結(jié)構(gòu)，并提高自身素質(zhì)。

4 結(jié)論

環(huán)保檔案管理工作是企業(yè)管理工作中較為重要的內(nèi)容之一，影響著企業(yè)的經(jīng)濟效益的發(fā)展。所以加強企業(yè)的環(huán)保檔案保密和管理工作，可以使企業(yè)的經(jīng)濟效益提高，并實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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