淺談企業檔案管理體制的改革

許愛英

摘 要：企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業應注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定的要求進行科學分類整理，統一管理本企業各門類、各種載體的檔案，實現檔案的有效利用。

關鍵詞：企業檔案；工作體制；改革

制定規范的企業檔案工作制度，對企業檔案工作具有約束和導向作用，是推動企業檔案管理工作有效運行的基礎和前提。

1 制定企業檔案工作制度的意義

建立規范、完善的企業檔案工作制度有利于更好地引導企業檔案工作走向良性循環，最大限度地為企業節省時間、人力和信息成本，它在促進檔案事業發展、完善檔案管理理論、提高企業管理效率、加快信息資源利用等方面都具有重大的理論和現實意義。

1.有利于促進國家檔案事業的發展

企業檔案工作制度的建立需要檔案行政管理部門的指導，在進行指導和相互交流的過程中，檔案行政管理部門可以更好地了解企業檔案工作的運行、管理模式，有利于其在今后的檔案工作管理過程中更加準確地找到自己的角色定位，明確其指導、監督和服務的職能。同時，企業檔案工作制度的建立，也可以為檔案行政管理部門制定與現代企業發展要求相適應的檔案管理制度提供參考，進而更好地推動國家檔案事業的發展。

2.有利于促進和深化企業檔案管理理論與實踐研究

企業檔案工作制度的制定涉及企業文化、管理理念、工作方式、業務流程等多個方面的內容，涵蓋了企業檔案管理工作的一系列理論與實踐。企業檔案工作制度的建立，其過程帶有很強的綜合性，它實際上就是促進企業檔案管理理論研究與實踐工作不斷耦合、適應的過程。因此，建立和完善企業檔案工作制度，有利于促進和深化我國企業檔案管理理論與實踐的研究。

3.有利于保證企業檔案工作與企業的同步發展

現代市場經濟的競爭激烈，在企業檔案工作中，動力不足、約束力不強等現象具有相當的普遍性，導致企業檔案工作明顯滯后于企業的同步發展，我們迫切需要在總結傳統企業檔案工作經驗的基礎上，結合企業自身發展的實際狀況，建立一套切實可行的企業檔案工作機制，使企業檔案工作在企業中得到切實有效的貫徹執行，從而保證企業檔案工作與企業的同步發展。

2 企業檔案工作制度的制定要求

不同類型、不同規模的企業對檔案工作制度有著不同的要求，但不管要求如何變化，關鍵還是要符合企業檔案工作的規律和發展需求，更好地促進企業檔案工作的發展。在制定企業檔案工作制度時，需考慮以下要求：

1.符合國家檔案法律法規的規定

由于企業產權變更等多種因素的影響，國家及其各級檔案行政管理部門為企業檔案工作的開展創造了十分寬松的外部環境，使得企業在檔案管理工作中具有很強的自主權，但自主并非任意化，企業不能認為檔案是其在生產、經營、管理活動中產生的，就可以任意處置，其檔案工作必須在國家檔案法律法規規定的范圍內進行。因此，企業檔案工作制度的制定必須要符合國家檔案法律法規的規定。

2.適應企業的發展需求

企業檔案作為企業在生產、經營、管理活動中形成的第一手資料，對企業的日常管理工作和領導決策具有重要的信息參考價值。因此，企業檔案部門在制定檔案工作制度時立意要更加高遠，要切實考慮企業的發展需求，將管理重心放在有關資產、產權、收益分配、客戶、合同等企業核心檔案上，要根據企業的類型和特點做好檔案編研工作。

3.尊重企業檔案工作的規律

企業檔案管理部門在制定企業檔案工作制度時要充分尊重企業檔案管理的個性化需求。這就要求其制度的制定要遵循企業檔案工作的經濟規律和價值規律，并與企業的總體發展水平相適應。企業檔案工作制度的制定首先要尊重經濟規律，堅持在市場的運行機制中接受檢驗，并不斷得到發展和完善。其次，企業檔案工作的制定要尊重價值規律。

3 企業檔案工作的制度建設措施

企業在進行檔案工作制度建設時應充分考慮到本企業的行業性質、規模、發展水平、企業文化等各種因素的影響，從本企業的實際狀況和發展需求出發，真正做到為企業的生產、經營和管理活動服務。

1.根據調研結果確定制度建設的范圍

企業檔案工作制度建設要與企業的總體發展水平相協調，這是滿足建設要求的基本準則。因此，在進行檔案工作制度建設之前，首先應了解企業的發展水平和相關需求。這就要求我們要對不同行業性質、規模和發展水平的企業進行調研，分析總結出制約企業檔案工作發展的主要問題，從而確定企業檔案工作制度建設的范圍。

2.學習國家檔案局的有關規定

目前，國家已經制定了《檔案法》、《企業檔案管理規定》、《工業企業檔案分類試行規則》等一系列的檔案管理法規。企業檔案工作制度的建設可以借鑒和參照目前國家已經出臺的一些政策法規，避免走彎路。

3.向單位同行取經學習

由于企業的發展規模和信息需求各有差異，導致其檔案工作的水平也各有高低。規模較大的企業，其檔案工作制度建設相對比較全面、完善，而中小型企業由于受到各種條件的限制，其檔案工作制度的建設基本沒有開展或還處于初級階段。因此，中小型企業可以通過參觀學習等各種方式向具有典型示范意義的兄弟單位進行學習，從而帶動企業檔案工作制度建設整體水平的提高。

4.研究以往的檔案工作制度

目前我國檔案行政管理部門還沒有出臺專門針對企業的檔案管理制度，為了保證企業檔案工作制度的歷史性與科學性，可以對檔案工作開展較好的示范企業，以及本企業以往的檔案工作制度進行深入研究，從而為目前企業檔案工作制度的建設提供有效的參考借鑒。

4 結語

企業檔案作為企業在其經營領域內所從事的各種活動中形成的清晰明確、據有保存價值的歷史記錄信息，具備真實性、穩定性、關聯性。加強企業檔案工作，是企業強化基礎管理、提高市場競爭力、維護自身權益的客觀要求。

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