公證文書檔案的管理與利用策略

朱玉笙

摘 要：公證文書檔案是公證機關公證活動的真實記錄，具備較高的保存、考查和利用價值，不僅具備普通檔案所有的特點，還可以發揮出訴訟的證據作用，為審判和仲裁機構提供可靠依據。公證機關需要認真開展公證文書檔案的整理、立卷、歸檔與保管工作，最大限度發揮出其應有作用。本文將簡述公證文書檔案管理中存在的問題，并提出了切實可行的策略。

關鍵詞：公證文書檔案；管理；利用

公證文書檔案管理是公證機關管理工作中的重要內容，需要嚴格按照國家相關法律法規要求，將公證檔案管理規章制度落到實處。但是從當前公證文書檔案管理工作來看，還存在著諸多問題，如公證文書檔案收集不齊全、整理不規范和歸檔不及時等，為其利用帶來很多不便。對此，公證機關需要提高重視程度，加強公證文書檔案管理工作，認真做好收集、立卷、歸檔、保管等工作，讓其應有作用充分發揮出來。

1 公證文書檔案管理中存在的問題

（一）收集不齊全

從國家現行法規來看，當事人申請被公證機關受理后，負責公證事項的公證人員應收集各類文書資料，對談話筆錄和調查資料進行整理，制作公證文書，同時做好立卷工作。在辦理好公證事項以后，公證人員應細致檢查文書資料，及時歸檔，并將不必要的歸檔資料篩選出來，將檔案材料補充齊全。不過從實際情況來看，很多時候由公證輔助人員負責公證文書檔案的歸檔工作，經常出現歸檔不及時的問題，也沒有認真檢查辦證材料，容易出現遺漏、丟失的現象[1]。公證人員一般會歸檔重要的文書檔案，包括公證文書、公證申請表、談話記錄和公證事項審批表等，不過證明材料不完整，主要有當事人提供的證明材料、公證期間獲得的調查材料等。案卷中文書檔案資料不完整，為今后的查閱與利用帶來不便，并對公證活動的合法性與程序的正當性帶來不利影響。

（二）立卷不規范

在公證文書檔案整理過程中，立卷還不夠規范，與《公證文書立卷歸檔辦法》規定不符。在歸檔的時候，經常發生卷內文件順序排列不正確的情況，很多重要文書資料未被歸檔，沒有規范填寫卷中目錄和起止頁碼，且使用的筆和紙張也不能滿足規定要求。

（三）分類不準確

公證文書檔案主要分為如下四類：第一類，與公民個人的人身關系和財產關系等相關的公證事項，如遺囑保管、文件事項等，都是民事檔案。第二類，與經濟活動相關的公證事項，都是經濟檔案。第三，與當事人、文書使用地存在涉外因素的公證事項，都是涉外檔案。第四，其他類別內容都是國內民事類和經濟類。不過從實際情況來看，與公共個人的人身關系和財產關系相關的案卷，包括婚姻公證、遺囑公證和房產公證等，經常被列入國內民事類，或者是國內經濟類，且未將標準統一下來，不利于以后的查詢與利用。

2 公證文書檔案管理與利用的策略

（一）完善檔案管理制度

因為公證文書是一種重要的法律文書，所以要采取對公證文書檔案的法制化管理。在公證文書檔案管理工作中，應合理分類，規范立卷，妥善保存，能夠為利用提供方便。第一，公證文書檔案室的防火、防盜、防泄密等措施要做到位，要將卷柜、保密柜與相關辦公設施等配置齊全[2]。第二，公證機關領導應提高重視程度，安排綜合素質高、業務能力強的人員負責管理檔案，為他們提供培訓教育的機會，保證持證上崗。第三，應根據我國相關法律法規，與實際工作情況結合起來，完善公證文書檔案管理制度，并嚴格落到實處，這樣才能提升公證文書檔案管理工作效率，避免檔案出現丟失、破壞的問題，為今后的利用提供便利。

（二）做好立卷和歸檔工作

第一，調整組卷。在組卷過程中，要結合公證文書檔案形成特點與規律，根據立卷相關規定，嚴格審查所有接收的公證文書材料，如歸卷公證材料有無遺漏，及時修補有破損的材料，篩選出重復的材料。同時要檢查歸卷的公證材料排序是否合理，是否具備保存的價值，并將保管期限確定下來。第二，排列編號。在對組卷材料排序時，應落實相關規定，要把公證文書放在第一位，組卷材料除了卷宗封面、卷內備考表與卷底以外，都要用阿拉伯數字逐頁編號。第三，編目裝訂。根據卷中公證文書檔案的排序，將目錄逐項填好，內容包括題目名稱、承辦人姓名和時間等，將起止頁碼標明。與卷中文書材料相關的說明，要在備考表中填好，如立卷人、檢查人姓名與立卷時間等。在裝訂案卷前，要全面、仔細檢查卷中的公證材料，而手稿、照片、圖紙等不便于裝訂，需要通過卷盒與卷袋的方法保存。第四及時歸檔。完成公證事項后，應及時做好公證文書整理立卷工作，之后移交給檔案室。如果公證事項涉及個人隱私或國家機密，歸檔過程中應加蓋密卷章[3]。要嚴格檢查移交的檔案，若是不能滿足立卷要求，要重新進行整理。對于隨卷歸檔的聲像檔案，如錄音帶和錄像帶等，要將當事人姓名、內容、檔案編號、錄制時間等標注在證物袋上。

（三）調閱和查詢

公證機關應落實保密制度，建立公證文書檔案借閱制度。公證文書檔案與一般的黨政機關文件檔案不一樣，其除了具備普通檔案所有的特點以外，在訴訟中還能夠發揮出證據的作用，法院可以在訴訟中將公證文書檔案視為證據直接才用過。因此，在借調和查閱公證文書檔案的過程中，必須嚴格履行審批與登記手續，將借閱期限明確下來。人民法院、人民檢察院以及有關國家機關由于工作需要，在借閱公證文書檔案的過程中，要出具正式查卷函件，得到公證機關主任批準以后，可以辦理查閱手續。律師由于訴訟代理需要，要將律師身份證明、律師事務所查卷證明、當事人同意律師查閱本人公證文書檔案的證明或法院調查令等有關證據材料提交給公證機關，得到公證機關主任批準后，能夠查閱當事人提交給公證機關的證明材料、談話筆錄等。通常來說，其他單位或個人不能借調與查閱公證文書檔案，對于借出的檔案，必須及時催還。在歸還過程中出現案卷被拆、文件短缺、增刪和污損的，要第一時間進行追查。

（四）應用現代信息技術

在信息時代背景下，為公證文書檔案的利用提供了更多的途徑。公證機關要通過采取各種現代化手段，利用計算機等現代設備，實現對公證文書檔案的存儲、檢索和統計分析等，逐步轉變以往手工操作的方式，提升公證文書檔案管理的信息化、數字化和智能化水平[4]。這需要公證機關逐步增加投入力度，盡快配置必須的現代設備，如計算機、復印機、掃描儀、打印機和刻錄儀等，并通過實行辦公自動化，逐步提升公證文書檔案管理工作效率，讓其得到有效利用。這樣在利用公證文書檔案的過程中，才可以提升檢索的速度，及時將檔案材料提供給利用者，減少他們等待的時間，讓整個公證文書檔案利用過程變得高效、便捷。

3 結語

總之，公證文書檔案能夠將公證活動如實反映出來，在維護當事人合法權益和保障公證效力上發揮著重要的作用。對此，公證機關要引起高度重視，盡快轉變檔案管理理念，加強公證文書檔案管理工作，主要內容包括收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用等。在公證文書檔案管理工作中，每個環節都要堅持認真負責的態度，實行規范化管理，提高公證文書檔案的利用率，確保其應有價值得到體現。

參考文獻

[1]肖春霞.文書檔案現代化管理策略分析[J].城建檔案，2016，（08）：72-73.

[2]李文航.如何加強公證文書檔案的歸檔管理[J].中國公證，2015，（05）：53-54.

[3]李文航.公證檔案信息化建設存在的問題與對策[J].黑龍江檔案，2014，（05）：84.

[4]常鵬飛.公證檔案的管理與作用[J].陜西檔案，2014，（03）：31.