抓好檔案管理 服務人事工作

管珺

摘 要：在人民的工作和生活中，人事檔案扮演著十分重要的角色。它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經歷的記錄。本文從人事檔案保管的重要性，人事檔案保管人員應具備的素質以及人事檔案保管中存在的問題、建議幾方面來論述。

關鍵詞：人事檔案；管理重要性；素質建議

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵出發等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。

1 人事檔案的重要性

人事檔案是反映一個人的個人學習、工作經歷、生活狀況和工作成績的原始記錄，是享受各種社會待遇的憑證以及解決勞動糾紛的依據。它關系到每個人的切身利益。人事檔案是我國人事管理制度的重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。它具有重要的憑證價值和參考價值。無論在什么條件下，只要進行人事管理活動，就會形成相關的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、保管等人事檔案工作。因此要正確認識人事檔案的價值，充分發揮人事檔案工作的重要作用。

2 檔案管理人員應具備的素質

檔案工作是單位的一項重要工作。檔案可以說是一個信息儲備庫，而檔案人員就是信息儲備庫的保管員。檔案人員所從事的工作，是一項崇高而光榮的工作，除了要求與其他工作人員一樣具備一定的基礎知識、基本技能、管理能力等基本能力外，我認為，檔案人員還應必備以下四點素質。

1、始終保持政治上的堅定性。現在的市場經濟時代，如果沒有堅定的政治性，很容易因一點點蠅頭小利而喪失了自己的政治立場。因此，檔案人員必須從思想上、政治上、行動上自覺與黨中央保持高度一致，能夠站在大局的高度想問題、辦事情，自覺維護單位的團結和榮譽，不折不扣地貫徹執行領導的工作部署，使自己的一切言行與黨的基本理論、基本路線和方針政策相符合。

2、具備良好的道德素養。檔案工作是一項科學性、服務性和技術性很強的工作，因此，檔案工作者必須有嚴謹的工作作風、良好的職業道德修養和敬業精神，嚴守秘密的工作準則。作為檔案管理人員要不斷校正人生坐標，做到心態要平，作風要實，能力要強。

3、忠誠自己的事業。要有強烈的事業心和高度的責任感，正確地認識檔案工作地位的特殊性、崗位重要、責任重大、使命光榮，把工作當成對待生命的一種狀態，把工作當做實現自身價值的需要，要全身心地投入自己為之奮斗的事業和人生。

4、有較高的學習能力。不斷增強學習的緊迫感，在實踐中不斷地摸索經驗、尋求對策，認真研究工作中出現的新問題。我們只有不斷地自我充電，才能從容應對我們已見過和未見過的東西，也才能不至于出現力不從心的尷尬局面。為此，牢固樹立“學以立德，學以增才，學以致用”的理念，不斷提高政策理論水平，努力成為服務科學發展的行家里手，努力成為復合型、全能型人才，提高自身的學習能力。

3 加強人事檔案保管的保密工作

保密工作是檔案管理中的一項重要工作，貫穿了檔案收集、整理、利用、保存的各個環節，是維護檔案安全的重要手段，是檔案事業持續科學發展的重要保障。人事檔案管理部門保管著大量人事檔案材料，涉及了公民個人資料，有很多涉密內容。一旦出現泄密，不但造成個人隱私的泄露，還影響了管理部門的公信力。因此，保密工作始終都是人事檔案管理部門的重要職責。在日常管理實踐過程中，發現目前有些單位、個人對人事檔案的保密不重視，隨意處理個人檔案材料。出現了例如：轉遞接收檔案時沒有密封，收集整理材料沒有專人負責，檔案傳遞不走機要渠道，檔案由個人或非單位持有、管理等不負責的情況，破壞了人事檔案的完整、有效，嚴重影響了人事檔案的安全，這樣會造成不必要的后果。因此，人事檔案保管和查閱使用方面都有嚴格的保密要求。

4 服務人事工作是目的

檔案的提供利用，對查閱檔案的單位首先應該是中共黨員兩名干部，憑介紹信，經過主管部門負責人批準，方可提供查閱，查閱后，對摘抄本人檔案材料認真核實，經核對無誤后，蓋上調查材料證明章，檢查本人檔案材料是否有涂改、圈化、抽取、撤換等現象，然后再歸入庫房。每年我科為干部提拔使用、換屆選舉、考察、調整工資、退休工齡落實等提供查閱干部檔案上千次左右。在提供利用檔案工作中做到堅持原則、嚴守紀律、保守秘密。

5 當前人事檔案管理中存在的問題和建議

近來根據工作的要求，對本部門保管的自由職業者檔案進行了清理裝訂，更加體會到了人事檔案的重要性，同時也發現了檔案工作中存在的不足。

1. 檔案材料收集、齊全、做得不夠好；

2、提供查閱不方便，主要是近幾年來新形成的干部任免、工資調整、年度考核等。零散材料逐年增多，沒有整理裝訂成冊。

3、庫房硬件跟不上，無除濕機等設備。

4、檔案電腦管理程度化不夠高。

對目前人事檔案管理的幾點建議：

1、組織辦一些長短期管理培訓班。

2、對檔案管理干部進行培訓。

3、提高檔案管理人員的素質，配置專職人事檔案管理人員，落實管檔人員待遇。

總之，加強檔案管理工作，不僅是當前經濟建設的需要，更是造福子孫后代的需要，只有提高對檔案管理工作的認識，才能促進檔案事業的發展，才能更好的為經濟建設和社會服務。